請求書に関係する伝票記載事項について

請求書に関係する伝票記載事項について

trd-167645

forum:forum_tax

2012-12-31

こんにちは 経理、とは少し違うかもしれませんが、関連事項なので質問します。 私の会社は得意先（というか関連会社でわが社に在庫管理と物流を業務委託している） からの発注が伝票として出力されて、 それに基づいて在庫に簡単な作業を行い、 完成品を指示された納付先に運送する会社です。 一日に200～400枚位出力されます。 その際、特記事項に有料の作業指示があると、 出力された物品のサイズや重量などにつき、 作業内容に応じて伝票を手書き修正します。 受注データも修正します。 修正した内容は、伝票出力に伴い自動作成される請求書には反映されないので、 その都度、作業ごとのペーパーの一覧表に手書きで記入しておき、 月末に追加請求書を作成する資料とします。 出力される伝票は５枚つづりで、2～5枚目は作業現場や 配送を委託している会社に散っていき、 事務所には1枚目しか残りません。 修正は５枚そろった状態に戻して行うのがベストですが、 修正の入る時点によっては面倒なこともあります。 有料になる作業指示は月平均10件くらいです。 私としては、追加請求書に関係する修正については、 いくら一覧に手書きで修正内容をメモするといっても、 人間のやることですから、転記ミスもありますし、 受注データには修正前の履歴が残らないので、 たとえ面倒でも事務所に残る１枚目の伝票自体に修正の痕跡を残すべきと思うのですが、 いかがでしょうか？ 請求書を受領する立場だと、 発注した商品を受領すれば発注書と納品書をチェックして、 その後請求書を受領すれば、請求書と納品書をチェックします。 逆から考えると1枚目の伝票はこうした経理の流れの中で 発注書に当たるものだと思うのです。 ペーパーの一覧表は、あくまで請求書作成をスムーズに行うためのツールであって、 証拠にはならないと思うのですが、 同僚は一覧表に記載があるし業務が滞るから、 １枚目の伝票にさかのぼって修正する必要は無いと言います。 また、修正の有無にかかわらず、 1枚目の伝票自体の保管期間を半年としているのも気になります。 皆さんのご意見を伺いたく思います。 上司は1枚目にも記入してもらいたいようですが、 まだきちんとした返事はいただいていません