事務用備品の総務部で購入一括について

ファイルを例にすると、
どの部署にどのようなファイルが必要なのか、その中で共通できるものがあるのか、など現状把握が必要かと思います。

共通できない部分においても、共通品に変更が可能かどうか、色違い程度で代用できないかなど、できる限り注文品数を減らすことも検討しなければいけないかと思います。

何でもかんでも、今まではこのファイルを使っていたからこれしか使わないというのではなく、全社統一のもので使えるのであれば、注文する際も楽になると思います。


以前の勤め先は、付箋ひとつ、ボールペンの替芯一本に対しても徹底管理していました。
注文はすべて総務部で行っていて、総務部が管理していました。持ち出す時も、総務部へ報告し、報告数の持ち出しを確認して各部署が使うようになっていました。総務部は、購入履歴と使用数を把握し、一定数以下になった場合に発注する制度でした。
もちろん毎月在庫確認もしています。
１年以上使わないものは、本当に必要なものなのかどうか、最終使用部署はどこなのかなど調べて、保管が必要なのか廃棄してしまっても良いものなのか、他の代用品で対応できるのかなども工夫しています。
よく、コピー用紙の減り方が異常に多いと注意を受けていたものです。できる限り印刷間違いをなくし、必要数のコピーを取るようにと、、、

また、デザイン変更が頻繁に起こらないものを使うというのも良いかもしれません。

導入時点でしっかりと対応しておくことが重要かもしれません。

ユキンコクラブさん、大変貴重なアドバイス誠にありがとうございます。
弊社はまだまだレベルが低いです。
一応持ち出しの記録を記入してもらうルールとなっておりますが、同じ持ち出し数量でも単純に一個、一箱など徹底管理されておらず曖昧です。
とても良いヒントをいただきました。

ありがとうございました。