退職者本人からの源泉再発行依頼・ご本人確認について

お疲れさんです。
携帯電話、メールなどで、退職者ばかりではありません。
ここでは、企業としての不正使用防止を糸とする点からも、文書による提示をお願いしてみてはいかがでしょうか。

参考
○○株式会社総務部　○○部長様

在職中は大変お世話になりました。
年末を迎え、私の平〇〇年の源泉徴収票につき、
誠にお手数ですが自宅に送付頂きます様
宜しくお願い申し上げます。

自筆書面による要請もいいでしょうが、なりすましを防ぐ本人確認になりえません。厳密になさりたいのであれば、公的書類（運転免許証、裏面も）のコピーをもとめられてはいかがですか。もう１年先、マイナンバー制度が始まれば、本人確認はさけてとおれません。

住所が変わっているとなると、対応に苦慮されるのもわかります。

しかも源泉徴収票となれば、その扱いについて気をもまれるのもごもっともです。
私自身、業務では同じような経験はないのですが、郵便物でご本人以外の方の手に渡らないように郵便を送りたかったときに、下記のサービスを利用しました。

http://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/honnin/

郵送費用がわずかに上がりますが、漏えい・誤発送等々のリスクを考えれば利用しやすい価格だと思いますし、参考までに。




> お世話になります。
>
> 人材派遣会社の事務をしています。
> 退職をして１年半ほど経つ派遣社員の方から、源泉徴収票の再発行依頼がありました。
> 源泉自体の再発行は可能なのですが、お電話での問い合わせだったため、ご本人確認をどのようにするべきか悩んでいます。
>
> その方が務めてらっしゃった時から私を含め管理側社員が総変わりしており、ご本人を知る人が社内にいない状態です。
> また、ご住所が変わられたということで、希望の送付先も当社に記録が残っている住所と違う場所を指定されました。
>
> 不審な問い合わせでは決してなかったのですが、会社としてはご本人確認をしてからでないと再発行すべきでないと思っています。
>
> このような場合、どういった確認方法が妥当なのでしょうか。
> どうか知恵をお貸しください。

いつかいり　さん、ご回答ありがとうございます。

＞なりすましを防ぐ本人確認になりえません。
この点がやはり気になるところでした。

結局いつかいりさんのおっしゃるように、公的書類のコピーを送ってもらうことにしました。
少し大仰かな…とも思ったのですが、処理する側としても、公的書類を提示していただくことで不正な相手に送るのではないと確信を持って対応でき、結果的にこれでよかったと思えました。


返信遅くなりまして申し訳ありません。
ご回答ありがとうございました。


> 自筆書面による要請もいいでしょうが、なりすましを防ぐ本人確認になりえません。
>厳密になさりたいのであれば、公的書類（運転免許証、裏面も）のコピーをもとめられてはいかがですか。
>もう１年先、マイナンバー制度が始まれば、本人確認はさけてとおれません。

akijin２　さん、ご回答ありがとうございます。

文書による再発行依頼は、会社としての正当性の記録とはなるとは思いますが、
依頼する人物の身分の証明にはならない点がやはり気になるところでした。

ですので、文書で送ってもらうなら公的書類のコピーも添付していただくこともご本人なら問題なく可能なはずですので、公的書類の提示もお願いすることにしました。

（文書でのやりとりが発生すると再発行までに多少なりと時間がかかってしまうな…というのも懸念材料だったのですが、みなさんの回答を拝見するとそういった書類のやり取りでできるタイムラグは仕方がないのかなと思いまして…）


返信遅くなりまして申し訳ありません。
ご回答ありがとうございました。


>
> お疲れさんです。
> 携帯電話、メールなどで、退職者ばかりではありません。
> ここでは、企業としての不正使用防止を糸とする点からも、文書による提示をお願いしてみてはいかがでしょうか。
>
> 参考
> ○○株式会社総務部　○○部長様
>
> 在職中は大変お世話になりました。
> 年末を迎え、私の平〇〇年の源泉徴収票につき、
> 誠にお手数ですが自宅に送付頂きます様
> 宜しくお願い申し上げます。

島津社会保険労務士事務所 さん、ご回答ありがとうございます。

＞郵便局の本人限定受取
なるほど！こういった確認方法もあるのですね。
確かに、本人確認を自社でなく郵便局という第三者に行ってもらえるという点でも安心ですね。

今回は、ほかの方への回答へも書きましたように事前に公的書類の提示をお願いして、通常の郵便で、という方法を取りましたが、
開示する情報の内容によってはそのような方法を利用するとよいのかもしれないと思いました。
参考になります。

返信遅くなって申し訳ありません。
ご回答ありがとうございました。


> 住所が変わっているとなると、対応に苦慮されるのもわかります。
>
> しかも源泉徴収票となれば、その扱いについて気をもまれるのもごもっともです。
> 私自身、業務では同じような経験はないのですが、郵便物でご本人以外の方の手に渡らないように郵便を送りたかったときに、下記のサービスを利用しました。
>
> http://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/honnin/
>
> 郵送費用がわずかに上がりますが、漏えい・誤発送等々のリスクを考えれば利用しやすい価格だと思いますし、参考までに。