仮払扱いにしない方法

確実に旅費として使うのであれば、一旦旅費で4万上げて、戻ってきた時に1万戻し入れ、
あるいは1万追加で費用として上げるというやり方もできなくはないです。

ですが、複数の支払い要素が絡んできたり、短期間にいくつもそういった支払いが
発生する状況になると、いつの支払いがどの費用に上がってるのか混乱してしまいます。
やはり仮払金を使う方が適切かと思われますが。

そもそも、その上司は仮払金の何が納得できないのでしょうか。
子供銀行券でも作ってシミュレーションして、結果ちゃんと使われた費用が
最終的にその科目に計上されることを説明すれば、普通に通る話だと思いますが。

> 通常、仮払を清算するとき、いったん全額入金したものとして差し引きゼロにしてから、実際にかかった金額を記帳すると思いますが、

御社では、
支出したとき
仮払金４万／現金４万

精算したとき
現金４万／仮払金４万
旅費交通費４万／現金４万

というような処理をしているのでしょうか。（間違っていたらすみません。）

当社では、全額入金した処理をしていません。事実のみを時系列で書き込んでいます。
支出したとき
仮払金　４万/現預金４万（出張者〇〇に旅費として渡す）

１万円余ったとき
旅費交通費　３万／仮払金４万（出張者○○の旅費精算）
現金　　　　　１万／

１万円不足したとき
旅費交通費　５万／仮払金４万
　　　－--　　　　　／現金１万

どちらにしても仮払金は０円になるので問題はありませんし、現金の移動も事実通りとなるためわかりやすと思います。内訳や適用を利用して支払と精算が一致するようにしておくと後で元帳を見てもチェックしやすくなります。


前任者は、仮払い精算書を別につくり、実際の経費のみを計上していました。小口勘定のような感じを思っていただければよいですが、総勘定元帳にも出てきません。担当者が独自で管理しているだけのものです。

仮払いしたときは、仮払い精算書に誰にいつ、いくら渡したかを書いておく。
出納帳記載なし（仕訳も起こさない）

従業から使用明細書と残金、また不足額を確認して精算する。（仮払い精算書にも記入）
その結果のみを現金出納帳に記載する。。。

４万円わたして、１万円戻ってきたとき
旅費交通費３万/現金３万

４万円渡して１万円不足したとき
旅費交通費５万／現金５万

そのため出金したときから精算するまでの間は、現金残高が合わないということを把握しておかないといけませんし、一時的にでも現金残高が合わないことが、担当者しかわからないということもあります。その結果、当社ではこの取り扱いをやめ、先に書いた方法に切り替えました。

その仕訳に関して「仮払金」の他に、どんな勘定科目を使うのか、逆に聞いてみたいです…その上司に。

どうしても、使うなというなら極端ですが「仮払制度」自体を止めてしまえばいいと思いました。
社員に立替で支払ってもらい、後で精算し、社員に支払う。

若しくは、社員に対する立替金として仮出金し、後に出張旅費として振り替えるとか。

御社では、担当の会計士若しくは税理士さんは居られないのでしょうか？
もし、居られるならば直接連絡をし、指示を仰ぐべき事案だと思います。

当社も、社長が数字に弱く、また簿記・経理の知識が乏しく、時々見解の相違が生じ、バトルをする時があります。
その時は、会計事務所の担当者に連絡をし、指示を仰ぐと解決します。
100％、私の主張が通ります。

お気持ち、何となくお察し出来ます。
頑張ってください☆

Ditaさん、ご回答いただきありがとうございます。
上司がわからないのは、仮払金を清算する時、いったん全額入金したことにする点です。
本来入金はないのに、入金欄に書くのはおかしいだろう、とのことで。。
月末でちょうど仮払い清算の件数が多めで、さらに出張費・バイト代・その他複数の要素が絡んでいたので、余計混乱したようです。

Ditaさんの言うように、一旦旅費で4万円を出金し、
その後、余った場合は戻し入れ、足りなければ費用として出納帳に書けば、実際のお金と合いますので、上司は納得すると思います。
実際にかかったレシートの処理は振替伝票を起こせば良いのですよね？

でも、短期間に集中して仮払いが発生すると、入出金の記帳が煩雑になるような気がしてきました。。
経理に弱い上司のせいで、私も混乱しています。他の回答者の方のご意見も参考にしてよく考えたいと思います。

> Ditaさんの言うように、一旦旅費で4万円を出金し、
> その後、余った場合は戻し入れ、足りなければ費用として出納帳に書けば、実際のお金と合いますので、上司は納得すると思います。

勘違いしないでいただきたいのですが、処理方法をお求めだったので例示したまでであって、
あくまでも仮払金を使うべきと考えます。
今回のレスでさえ、「出張費・バイト代・その他複数の要素が絡んでいたので」と
発言されているのに、混乱するのは目に見えています、絶対オススメできません。

このスレを印刷して、仮払金を使うべきという見解がメジャーであり、会計担当者として
常識であることを示して上司を説得された方が良いかと。

ﾕｷﾝｺｸﾗﾌﾞさん、ご回答いただきありがとうございます。

今のところ、現金出納帳上で仮払清算をして（仮払金の全額を入金欄に書きます。ここまで仕訳も伝票起票もしません。）、そして、実際かかった金額を出金欄に書き、実際かかった費用のみ出金伝票を起票してから仕訳をしています。
例えば、仮払金4万で、1万円余った場合、

出納帳には、

　　　　入金　　　　　出金
6/1　　　　　　　　　40,000（仮払い）
6/4　40,000　　　 30,000（旅費）　　　

でも、実際の現金の動きと異なるので、上司には納得いかないのです。

ﾕｷﾝｺｸﾗﾌﾞさんの仰る「事実のみを時系列で書き込む方法」を望んでいるようなんです。
事実のみを書くのであれば、出納帳上は、

　　　　入金　　　　出金
6/1　　　　　　　　40,000
6/4 10,000

こういうことですよね？
実際にやってみないと、どこでつまずくかわかりませんが、まずは試しにやってみようと思います。

ご親切にどうもありがとうございました。

otope&okapeさん、ご回答いただきありがとうございます。

本当に上司には困ってしまいます。
人に文句言うなら、少しは自分でも仮払について勉強してほしいものです。

今日、営業担当別にお中元の仮払金リストを渡されましたが、仰る通り、まず従業員が自分で立て替えて、後でレシートで清算したいです。

月に一度、税理士さんに来てもらっています。
あまり頼りにならない方で、「どういう処理にするかは御社で決めることです。」と言われそうな気がしますが、私からよりも、税理士さんから上司に仮払処理について説明してもらった方が上司も納得すると思うので、相談してみることにします。。

otope&okapeさんの社長さんも数字と経理に弱いようで大変ですね。
スムーズに行くものも、上司が介入してくるとややこしくなってしまうんですよね。
ここは税理士さんが力になってくれることを祈ります。。

私の質問にお付き合いいただき本当ににありがとうございました。

> 出納帳には、
>
> 　　　　入金　　　　　出金
> 6/1　　　　　　　　　40,000（仮払い）
> 6/4　40,000　　　 30,000（旅費）　　　
>
6/4の入金がないのに入金が記載されていることに納得されないのでしょう。。わかるような気がします。。。


> ﾕｷﾝｺｸﾗﾌﾞさんの仰る「事実のみを時系列で書き込む方法」を望んでいるようなんです。
> 事実のみを書くのであれば、出納帳上は、
>
> 　　　　入金　　　　出金
> 6/1　　　　　　　　40,000
> 6/4 10,000
>
> こういうことですよね？
> 実際にやってみないと、どこでつまずくかわかりませんが、まずは試しにやってみようと思います。
>
現金出納帳は、現金の動きを書くものと思っています。。。戻ってこないお金を入金処理することは間違いをおこしやすいとも思っています。（個人的な考え方です。）

yukoさまの仕訳が間違っているというわけではありませんし、yukoさまの処理も正しく処理されていると思います。
しかし、誰が見てもわかるものを記録しなければ意味がないと思います。
仮払いの精算で実際に入金されていないのに、入金処理している（現実に現金が入ってきていないのに仕訳をおこす）理由が説明できないといけないでしょうね。

ちなみに出納帳も元帳もですが、
1行につき1仕訳。。。

よって、
仮払い精算するにも

　　　入金　　　／　　　出金

6/1　　　　　　　　　　　40000（仮払い）
6/4　40000（仮払い）
6/4　　　　　　　　　　　30000（旅費精算）

行をかえて書いていきます。。。

書き込みのための表示の記載であれば、スルーしてください。





> ご親切にどうもありがとうございました。

Ditaさん、ご心配いただきありがとうございました。
実際にやってみて、どこでつまずくかわからないので、今までの仮払処理方法と同時に、例示していただいた現金の動きそのものを記帳していく方法の両方を進めはじめました。（二度手間ではありますが。。）
上司とは口をきくのも嫌になってしまい、実際に混乱してみて、やっぱり仮払処理が必要だという根拠を作って納得させたいと思います。
お世話になりどうもありがとうございました。