乙表マイナンバー取得方法について

自治体病院で事務をしております。
他病院から日直等でバイトに来ていただいている医師からマイナンバーを収集しなければならないのですが、依頼文と利用目的を提示し、所定の様式に番号通知カードの写し及び本人確認書類等を添付してもらおうと考えています。また来る予定の方は、持参してもらえばよいのですが、すでに派遣予定のない医師については、返信用封筒をつけて送り返してもらおうと考えています。その際、普通郵便でしょうか？書留にした方がよいでしょうか？

つまらない質問ですみませんが、ご教示ください。

また、それ以外につきましても上記方法について、ご意見等ありましたらお願いします。