年末調整時のマイナンバー記入に関して

> 従業員から年末調整時に提出してもらう各書式にマイナンバー記入が必要かどうかについて教えてください。よろしくお願いします。
>
> H29年 年末調整において、保険料と配偶者特別控除申告書にはマイナンバー記入は不要のようですが、要件を満たせば給与所得者の扶養控除申告書にもマイナンバーを記入する必要がないと理解しています。我が社では、マイナンバー導入時にシステム上に入力し、新人は入社時に入力しています。マイナンバーカードのコピーは入力後にシュレッダーします。
> 今回の年末調整では個人番号は省略できるのでしょうか？システムに入力はしていても、本人からいつマイナンバーの書類が提出されたかの日付までは入力していません。この状態ではやはり書いてもらうしかないのでしょうか？
> 用紙に、何か事項を追加すれば書かなくて良いという事もあるようですが、お詳しい方おられましたら、具体的にどうしたらよいか教えてください。
> よろしくお願いします。


おはようございます。
マイナンバーについては扶養控除申告書のナンバー記載欄に
「別途提出済」とゴム印でも押されてはどうでしょう。
それで対応可能のはずですが・・・
扶養控除申告書に記載されると通常の年調資料としての保管以上の対応が必要になりますので用紙に直接記載がなくとも提出されていることが判れば問題なかったと思います。
とりあえず。

国税庁のFAQ(https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/gensen_qa.htm)では

給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「マイナンバー（個人番号）については給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等のマイナンバー（個人番号）を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等のマイナンバー（個人番号）を記載しなくても差し支えありません。

とありますので、厳密には「マイナンバー（個人番号）については給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ない」と記載し、台帳と確認後、確認済印なりを押す必要があります。

また

なお、給与支払者において保有しているマイナンバー（個人番号）とマイナンバー（個人番号）の記載が省略された者に係る扶養控除等申告書については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。

とありますので、日付が管理されていない台帳では当該扶養控除等申告書との紐付けがなされているとはならないはずです。
提供を受けている従業員等のマイナンバー（個人番号）を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示なのですから、マイナンバー（個人番号）を確認する必要があり、その確認が行われたことを証明するために日付や○○年度扶養控除等申告書と確認等の記載が台帳に必要です。

あくまでも厳密にいうとということですが…。

> 国税庁のFAQ(https://www.nta.go.jp/mynumberinfo/FAQ/gensen_qa.htm)では
>
> 給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「マイナンバー（個人番号）については給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等のマイナンバー（個人番号）を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等のマイナンバー（個人番号）を記載しなくても差し支えありません。
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> とありますので、厳密には「マイナンバー（個人番号）については給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ない」と記載し、台帳と確認後、確認済印なりを押す必要があります。
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> また
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> なお、給与支払者において保有しているマイナンバー（個人番号）とマイナンバー（個人番号）の記載が省略された者に係る扶養控除等申告書については、適切かつ容易に紐付けられるよう管理しておく必要があります。
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> とありますので、日付が管理されていない台帳では当該扶養控除等申告書との紐付けがなされているとはならないはずです。
> 提供を受けている従業員等のマイナンバー（個人番号）を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示なのですから、マイナンバー（個人番号）を確認する必要があり、その確認が行われたことを証明するために日付や○○年度扶養控除等申告書と確認等の記載が台帳に必要です。
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> あくまでも厳密にいうとということですが…。

ありがとうございます。
帳簿管理が出来ているかで省略できるかどうかが決まるようですね。
某メジャー給与ソフトにてマイナンバーを入力、管理していますが、それは電磁的記録として認められるのでしょうか？（帳簿として認められるか？）
エクセルで出力することは可能ですが、そのマイナンバーを従業員がいつ提出した書類から入力したのかまでは記録を取っていません。過去入力するために預かったマイナンバー通知カードのコピー等は入力後処分してしまっています。どうすれば省略できるでしょうか。

扶養控除等申告書にマイナンバーを記載を省略するために必要となる帳簿は

帳簿作成に当たっては、最初にマイナンバー（個人番号）の記載された扶養控除等申告書などの一定の税務関係書類が提出されていることが前提とされています。

ということで、マイナンバーそのものを管理している帳簿ではなく、一定の税務関係書類を元に作成された帳簿になります。
ということは、最初だけはマイナンバー（個人番号）の記載された扶養控除等申告書が必要になるのですが、

なお、一定の場合には、扶養控除等申告書に直接マイナンバー（個人番号）を記載せずに、「記載すべきマイナンバー（個人番号）は給与支払者に提供済のマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨を記載して提出することができることを明らかにしているところであり、この方法により提出を受けた扶養控除等申告書及びその申告書と紐付けられるよう管理されたマイナンバー（個人番号）に基づき帳簿を作成することは可能です。

とありますので、マイナンバー（個人番号）の記載された扶養控除等申告書ではなくても帳簿を作成することはできます。

しかしながら、帳簿そのものには

(1)扶養控除等申告書に記載されるべき提出者本人、控除対象配偶者、控除対象扶養親族等の氏名、住所及びマイナンバー（個人番号）
(2)帳簿の作成に当たり提出を受けた申告書の名称→これが「マイナンバー（個人番号）については給与支払者に提供済みのマイナンバー（個人番号）と相違ない」と記載した最初の扶養控除等申告書になります
(3)(2)の申告書の提出年月

を記載する必要があります。
(1)のマイナンバー（個人番号）を帳簿に記載するために某メジャー給与ソフトにアクセスする必要があり、マイナンバー管理上アクセスしたログは収集しておかなければなりません。

また、電磁的記録というのが扶養控除等申告書の帳簿を指しているのであれば

扶養控除等申告書へのマイナンバー（個人番号）の記載を不要とするために備える帳簿については、電磁的記録による帳簿も認められます。
なお、電磁的記録による帳簿を備え付ける場合には、あらかじめ所轄税務署に対して「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」を提出し、承認を受けることが必要です。また、この申請者は、備付けを開始する日の3ヶ月前の日までに提出する必要があります。

ということです。

扶養控除等申告書の帳簿とマイナンバー管理の帳簿は別物で某メジャー給与ソフトはマイナンバー管理の帳簿にあたります。
扶養控除等申告書の帳簿自体にはマイナンバーをいつ取得した等の情報は必要ありません。

ちなみに毎年「記載すべきマイナンバー（個人番号）は給与支払者に提供済のマイナンバー（個人番号）と相違ない」旨を記載し、マイナンバー管理にアクセスしてマイナンバーを確認することにより、マイナンバー管理のアクセスログで扶養控除等申告書との紐付けができますので、扶養控除等申告書の帳簿は不要になるという考えもあるようです。

> > 従業員から年末調整時に提出してもらう各書式にマイナンバー記入が必要かどうかについて教えてください。よろしくお願いします。
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> > H29年 年末調整において、保険料と配偶者特別控除申告書にはマイナンバー記入は不要のようですが、要件を満たせば給与所得者の扶養控除申告書にもマイナンバーを記入する必要がないと理解しています。我が社では、マイナンバー導入時にシステム上に入力し、新人は入社時に入力しています。マイナンバーカードのコピーは入力後にシュレッダーします。
> > 今回の年末調整では個人番号は省略できるのでしょうか？システムに入力はしていても、本人からいつマイナンバーの書類が提出されたかの日付までは入力していません。この状態ではやはり書いてもらうしかないのでしょうか？
> > 用紙に、何か事項を追加すれば書かなくて良いという事もあるようですが、お詳しい方おられましたら、具体的にどうしたらよいか教えてください。
> > よろしくお願いします。
>
>
> おはようございます。
> マイナンバーについては扶養控除申告書のナンバー記載欄に
> 「別途提出済」とゴム印でも押されてはどうでしょう。
> それで対応可能のはずですが・・・
> 扶養控除申告書に記載されると通常の年調資料としての保管以上の対応が必要になりますので用紙に直接記載がなくとも提出されていることが判れば問題なかったと思います。
> とりあえず。

tonさま
ありがとうございます。御礼が遅くなりすいません。
頂いた御回答も含め確認をしたのですが、やはり帳簿を保管し管理していることが必要なようです。帳簿には要件があるようで、厳密には省略が難しいことが分かりました。いくつかの機関で確認しまして、回答にばらつきがありましたので、来年はまた対策を考えます。ありがとうございました。