昇格や降格の際の必要書類

こんにちわ。

弊社でも定期昇給以外での昇格、または降格が様々な理由により発生致します。ただ、それに関わる必要書類が決まっておりません。昇格（降格）の経緯やその他を保管することが必要だと思うのですが、何をもって提出、保管していいものか判りません。
どうか、この件について教えていただければと思います。
どうぞ、宜しくお願い致します。