書類再々発行の可否について質問があります。

こんにちは。

領収書については貴社が現金で受け取ったのであれば、即時発行が必要ですが、おそらく振込かクレジットカード決済でしょうかね。

現金授受の場合には、受け取りの証として渡す必要がありますが、確実に相手に渡すことがほとんどであるかと思います。

請求書については、何をもって請求されたのでしょうか。すでに入金が済んでいる状態とも言えますので、何かしらの明細等、商品の代金、内訳がわかるものを送付してあるから入金されているのではないでしょうか。


という前置きの上で、

貴社が、「書類(領収書と請求書)の再発行の依頼があり」了承されているのであれば、発行は必要と考えます（そもそも再発行は義務ではないけど了承したのであれば発行は必要です）。


> ①この場合、再度発行した場合再々発行？になるのでしょうか

「再発行」でも十分ですが、「再々発行」とされてもよいですよ。


> ②お客様は届いていない

普通郵便では不達かどうかは判断できないですから、相手が受け取れていないとするのであらば再発行は必要かと思います。
配達記録郵便や簡易書留等で送付していて相手住所に届いているのが確定しているのであれば、必ずしも再度の発行は義務ではないですが、普通郵便では判断できないですよ。


> ③

追跡可能な郵便を利用することがよいでしょうね。
もしくは郵送以外の方法を併用されてはいかがでしょうか。


> いつもこちらで勉強させて頂いております。
> 表題の件について、可否とお断りする際の文言はどうすれば良いのか教えて頂きたいです。
>
> 当社ネットショップより購入のお客様より書類(領収書と請求書)の再発行の依頼がありました。
> 注文日：10月1日
> 支払日：10月10日(前払注文)
> 商品発送日：10月11日
>
> 請求書日付：10月1日(注文日)
> 領収書日付：10月10日(入金確認日)
> 納品書日付：10月11日(商品発送日)
>
> 上記でご用意させて頂いたのですが、後日お客様から「書類が届かないから再発行してくれ」と一度お電話があり、再発行を明記させて頂く旨をご了承頂いてから再発行した書類を郵送しました。
> (普通郵便で送りましたが、こちらには戻っていません)
>
> ですが、またお客様より「書類が届いていないから再発行しろ」とのお電話がありました。
>
> ①この場合、再度発行した場合再々発行？になるのでしょうか。
> ②お客様は届いていない、と仰っているのですが先方の都合で紛失していた場合はこちらに応じなくても大丈夫でしょうか。
> ③②の場合どうお断りすれば良いのでしょうか。
>
> 申し訳ありませんが、ご教授くださいますようお願い致します。

ぴぃちん様

いつもご教授ありがとうございます。

お客様とお話し、「再々発行」と明記し郵便書留で今回は対応させて頂くことにしました。

上司と相談し、今後の書類再発行、郵便記録について見直します。

ご回答いただきありがとうございました。

> こんにちは。
>
> 領収書については貴社が現金で受け取ったのであれば、即時発行が必要ですが、おそらく振込かクレジットカード決済でしょうかね。
>
> 現金授受の場合には、受け取りの証として渡す必要がありますが、確実に相手に渡すことがほとんどであるかと思います。
>
> 請求書については、何をもって請求されたのでしょうか。すでに入金が済んでいる状態とも言えますので、何かしらの明細等、商品の代金、内訳がわかるものを送付してあるから入金されているのではないでしょうか。
>
>
> という前置きの上で、
>
> 貴社が、「書類(領収書と請求書)の再発行の依頼があり」了承されているのであれば、発行は必要と考えます（そもそも再発行は義務ではないけど了承したのであれば発行は必要です）。
>
>
> > ①この場合、再度発行した場合再々発行？になるのでしょうか
>
> 「再発行」でも十分ですが、「再々発行」とされてもよいですよ。
>
>
> > ②お客様は届いていない
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> 普通郵便では不達かどうかは判断できないですから、相手が受け取れていないとするのであらば再発行は必要かと思います。
> 配達記録郵便や簡易書留等で送付していて相手住所に届いているのが確定しているのであれば、必ずしも再度の発行は義務ではないですが、普通郵便では判断できないですよ。
>
>
> > ③
>
> 追跡可能な郵便を利用することがよいでしょうね。
> もしくは郵送以外の方法を併用されてはいかがでしょうか。
>
>
> > いつもこちらで勉強させて頂いております。
> > 表題の件について、可否とお断りする際の文言はどうすれば良いのか教えて頂きたいです。
> >
> > 当社ネットショップより購入のお客様より書類(領収書と請求書)の再発行の依頼がありました。
> > 注文日：10月1日
> > 支払日：10月10日(前払注文)
> > 商品発送日：10月11日
> >
> > 請求書日付：10月1日(注文日)
> > 領収書日付：10月10日(入金確認日)
> > 納品書日付：10月11日(商品発送日)
> >
> > 上記でご用意させて頂いたのですが、後日お客様から「書類が届かないから再発行してくれ」と一度お電話があり、再発行を明記させて頂く旨をご了承頂いてから再発行した書類を郵送しました。
> > (普通郵便で送りましたが、こちらには戻っていません)
> >
> > ですが、またお客様より「書類が届いていないから再発行しろ」とのお電話がありました。
> >
> > ①この場合、再度発行した場合再々発行？になるのでしょうか。
> > ②お客様は届いていない、と仰っているのですが先方の都合で紛失していた場合はこちらに応じなくても大丈夫でしょうか。
> > ③②の場合どうお断りすれば良いのでしょうか。
> >
> > 申し訳ありませんが、ご教授くださいますようお願い致します。