個人情報保護について

> 当社は４０名ほどの小規模企業です。今回、初めて社有車の管理を整備しようと車両管理規定を作成しました。社有車及びマイカー通勤に対する規定も作り管理台帳などを作成する為、該当社員の運転免許証・車検証・保険証券のコピーの提出を求めたところ数名の社員から個人情報をなので提示したくないと意見がありました。当社には個人情報取扱に関する規定は現在ありません。会社は個人情報取扱の規定がなくては個人情報の取得は出来ないのでしょうか？

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内部監査業務担当より進言させていただきます。

道路交通法では、運転者については運転を行う際には運転免許証の携帯義務が課せられています。更に免許証の取り消し、停止について厳しく為されています。


公開を目標とする「製造業」会社ですが、本社機能は都市部に所在し通勤には何等問題はありませんが、工場或は営業所など各地に散在しているため労働者の通勤体制の確認の必要性から、個人所有車両での通勤を容認しております。
その折ですが「安全運転管理体制」の強化策として、「車両管理規程」を策定、「車両管理責任者」、「車両管理責任者の義務」、「許可基準」、「マイカー通勤の不許可及び許可の取消し」を設けております。
安全確認を最重点項目としておりますので、社員の運転免許証の確認事項として、そのコピーを入手し保管をする体制をとっております。（申請の際必要な書類）


≪道路交通法≫

（免許証の携帯及び提示義務）
第九十五条 　免許を受けた者は、自動車等を運転するときは、当該自動車等に係る免許証を携帯していなければならない。
２ 　免許を受けた者は、自動車等を運転している場合において、警察官から第六十七条第一項の規定による免許証の提示を求められたときは、これを提示しなければならない。

（免許の取消し、停止等）
第百三条 　免許（仮免許を除く。以下第百六条までにおいて同じ。）を受けた者が次の各号のいずれかに該当することとなつたときは、その者が当該各号のいずれかに該当することとなつた時におけるその者の住所地を管轄する公安委員会は、政令で定める基準に従い、その者の免許を取り消し、又は六月を超えない範囲内で期間を定めて免許の効力を停止することができる。ただし、第五号に該当する者が前条の規定の適用を受ける者であるときは、当該処分は、その者が同条に規定する講習を受けないで同条の期間を経過した後でなければ、することができない。

≪車両管理規程≫

（車両管理責任者）
第３条　本規程における安全運転管理体制等の管理を行う者（以下「車両管理責任者」とする）は○○○○とし、代表取締役が（または「代表取締役が委任した△△△△が」）これを任命する。
２　代表取締役（または「代表取締役が委任した△△△」）は、必要な場合には副車両管理責任者ほか車両管理に当たる者を複数選任し、その業務執行に関して車両管理責任者に指揮・監督させることができる。

（車両管理責任者の業務）
第４条 車両管理責任者は、下記の事項及びこれらに付随する必要な業務を行う。
①マイカーを通勤に運転使用しようとする者に対し、必要な調査をし、マイカーの運転使用を許可し、または禁止すること
②マイカーを通勤に使用することを許可されたものに対して、安全運行に関する教育・指導を行うこと
③マイカーに関する自動車損害賠償責任保険（以下、この規程では「強制保険」という）及び自動車保険（以下、この規程では「任意保険」という）の加入等の確認をすること


（許可の基準等）
第７条　マイカーを通勤に使用することを許可する基準を、以下のように定める。
①車両に関する基準
（１）故障個所や整備不良個所がない車両を使用すること
（２）車検証が有効期限内にある車両を使用すること
（３）強制保険に加入している車両であること
（４）任意保険に加入し、下記の金額以上の補償を受けている車両であること
（イ）対人補償　　　　　無制限
（ロ）対物補償　　　　　5000万円
（ハ）搭乗者傷害　　　　2000万円
②許可を受けようとする者に関する基準
（１）車両の運行に必要な免許を受けており、かつ、その停止または取消し等を現に受けていないこと
（２）自宅から職場までの距離が○キロメートル以上であること
（３）法律で車庫の設置が義務付けられている車両等に関しては、自宅または自宅周辺に所定の車庫があること
（４）試用期間を経過していること
（５）その他、会社が不適格と認めた者でないこと
２　許可申請の際に必要な書類は、下記のとおりとする。
①所定の申請書類
②運転免許証写し
③保険の証書（強制保険及び任意保険のもので、補償金額が確認できるもの）写し
④車検証写し
⑤車庫証明写し
⑥自宅から職場までの通勤経路を示した略図（運行距離を記載）

（マイカー通勤の不許可及び許可の取消し）
第８条 前条第１項に定める基準に適合しない場合には、会社はマイカーによる通勤を許可しない。
２　前条第１項に定める許可の基準に適合する場合であっても、会社の判断によりマイカーによる通勤を許可しないことがある。
３　本規程に違反し、会社がマイカー通勤をさせることが不適当と認めた者、及び、運転免許証、車検証、強制保険・任意保険の有効期間が過ぎたにもかかわらず更新の手続きをしていない者、第１３条に定める報告をしない者に対して、会社はマイカー通勤の許可を取り消すものとする。

個人情報保護法を盾に、提出を拒む人がいますが、
多くの場合は勘違いである場合もあるので、
同法の基本を理解してしっかりと説明すれば
理解を得られると思います。

基本は使用目的を明示することと、
それ以外には使わない、適切な管理を行うなどです。

目的については、会社としては管理責任があるから、
その為に免許、車検、保険証の写しが必要というのは
合理的です。
それ以外の目的があれば、合理的な理由を提示すれば
良いと思います。

適切な管理については、提出する人が理解してくれるような
体制は必要なのだと思います。
情報にアクセスできる人が制限されているとか、
外部流失が無い体制をつくり適切な管理を行っている
ならば、それを説明すればよいのだと思います。

上記がしっかりと出来れば、社員としては
拒否が出来ないと思います。

個人情報の規定が無いといけないかについては、
問題ないです。

但し、実態として
利用目的の提示、目的外利用はしないこと、
適切な管理が行われている必要はあります。
いわゆる管理規定＝プライバシーポリシーは、
その証というだけです。

むしろ大事なことは、会社としての管理責任が存在し
個人のプライバシーが対抗できるほど大きな問題ではないと
しっかりと理解して貰った方が良いでしょう。

会社の使用者責任と提出された書類の利用方法・管理方法を社員に理解してもらえるよう説明できたらよいのですね。
ありがとうございます。