相談の広場
最終更新日:2007年11月12日 18:45
現在私の勤務している会社では月に一度定例取締役会を開催し、議事録を作成いたしておりますが、議事録の作成方法につきご質問いたします。
1 現在、議事録フォーマットに全ての取締役・監査役の氏名を入れており、出席取締役・監査役だけに押印を頂いております。参加数は別途出席取締役○名(取締役△名)とは記載しております。これはいけないことでしょうか。
2 議事録がA4で複数ページにわたる場合、製本せずにA3用紙に両面印刷したりいたしておりますが、何か禁止事項や決まりごとがあるのでしょうか。
3 捨印は必ず必要でしょうか?
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1 現在、議事録フォーマットに全ての取締役・監査役の氏名を入れており、出席取締役・監査役だけに押印を頂いております。参加数は別途出席取締役○名(取締役△名)とは記載しております。これはいけないことでしょうか。
→毎回ワープロで議事録の内容を作成されていると思います。記名については欠席した取締役、監査役の氏名は削除して作成されることをお勧めします。いけない、というより、紛らわしいですし、欠席した役員の氏名を残しておく理由はないと思います。
2 議事録がA4で複数ページにわたる場合、製本せずにA3用紙に両面印刷したりいたしておりますが、何か禁止事項や決まりごとがあるのでしょうか。
→A3版両面でも問題はないと思います。でも、議事の内容が少ない場合はA4版1枚とかになるのでしょうか?確かに製本は面倒なのでそのほうがいいかもしれませんね。ただ、議事録の管理面では面倒な感じもしますね。トータルで管理しやすい方法でいいのではと思われます。複数枚にわたったときは間に割印を押印するか、あるいは袋とじして割印が必要になります。
3 捨印は必ず必要でしょうか?
→捨印は不要です。確かに捨印があれば訂正がしやすいかもしれませんが、取締役会議事録ですので、逆に勝手に訂正されやすくなるので、取締役会の議事録には押印はすべきでないと思います。
> 現在私の勤務している会社では月に一度定例取締役会を開催し、議事録を作成いたしておりますが、議事録の作成方法につきご質問いたします。
> 1 現在、議事録フォーマットに全ての取締役・監査役の氏名を入れており、出席取締役・監査役だけに押印を頂いております。参加数は別途出席取締役○名(取締役△名)とは記載しております。これはいけないことでしょうか。
> 2 議事録がA4で複数ページにわたる場合、製本せずにA3用紙に両面印刷したりいたしておりますが、何か禁止事項や決まりごとがあるのでしょうか。
> 3 捨印は必ず必要でしょうか?
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取締役会議事録サンプルを表記しておきます
取締役会議事録
平成 年 月 日 午(前;後) 時 分より、 <場所> において,取締役会を開催した。
取締役総数 名
出席取締役 名
取締役 は選ばれて議長となり、下記議案につき審議した。
第1号議案 代表取締役の選任に関する件
議長は、代表取締役の選任につきはかったところ、全員一致をもって次のとおり選任した。なお、被選者は、その就任を承諾した。
代表取締役(社長)
第2号議案 本店の所在場所の決定に関する件
議長は、定款によると、当会社の本店は<場所> に置くとなっているが、その所在場所をどこにすべきかにつきはかったところ、全員一致をもって、次のとおり決定した。
本店 <場所>
以上をもって議案の審議を終え、午(前;後) 時 分閉会した。
上記の決議を明確にするため、この議事録を作り、出席役員全員がこれに記名捺印する。
平成 年 月 日
(商号)
出席取締役 実印
出席取締役 実印
出席取締役 実印
監査役 実印
2> 議事録が複数の場合には (1/3)と表記すればよいと思います。
3> 文章表現を誤っていました。
捨印は、記載事項などの変更に関して修正が必要となる場合です。開示された議事録の修正は避けるべきです。
何でも屋さん、こんにちは。
すでに回答が出ていますので、若干の私見を添えさせていただきます。
> 1 現在、議事録フォーマットに全ての取締役・監査役の氏名を入れており、出席取締役・監査役だけに押印を頂いております。参加数は別途出席取締役○名(取締役△名)とは記載しております。これはいけないことでしょうか。
トライトンさんの言われておられるとおり、一般的(当社もそうです)には、記名については欠席した取締役、監査役の氏名は削除して作成されます。どうしても全員の記名を残しておきたいなら、氏名の横に押印の代わりに「欠席」と記された方が良いのではないですか?
> 2 議事録がA4で複数ページにわたる場合、製本せずにA3用紙に両面印刷したりいたしておりますが、何か禁止事項や決まりごとがあるのでしょうか。
登記手続き時に添付書類として提出するときには、頁間の割印や袋とじ割印が必要になりますよね。
> 3 捨印は必ず必要でしょうか?
私も捨印は押印されないほうが良いと思います。出席者全員から捨印をもらっているのなら紙面の美観も損なうのではないですか?
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