業務終了後の注文書発行について

こんにちは。
私も建設業の業務部門にて仕事をしております。

お客様によっては、なかなか注文書を発行して頂けない会社もありますよね。

とても困りものですが、私は「当社で作成した注文書」に押印と返信をお願いしています。
社内処理上、また経営審査等の都合などで必要な旨を一筆添え、勿論、切手を貼った返信用の封筒も同封しています。

ここまですると、ほとんどのお客様は返送して下さいますよ。
また、送信者は営業事務部門の方でなく、営業の担当者名にするとより一層効果的だと思います。

>監査があった時にも明確に回答ができません。

もしも返信を頂けない場合に備えて、発送書類と送付依頼の書面は控えをとり、発送日をメモしておきましょう。
ここまでやっても返答を頂けない、と説明するのに都合がよいと思いますよ。

・・・ちなみに。
私は上記の方法で返信頂けなかった場合は
その旨を上司に報告して、新たな指示がなければ おしまいにしています。
他の業務にも支障が出ますし、何より今後のお付き合いのあり方など
営業サイドでの方針にも影響が出てくる可能性もありますから。

どちらにしろ、いろんなお客様がいます。
がんばっていきましましょう！

fukuhana様

早速アドバイスいただき、ありがとうございました！


> 社内処理上、また経営審査等の都合などで必要な旨を一筆添え、勿論、切手を貼った返信用の封筒も同封しています。

そうですね。こちらから単に出してくださいとお願いするだけではなく、ここまで準備しておくと良いかもしれませんね。
もしも返信いただけない場合などに備えてのアドバイスも大変参考になりました。

困ったとあたふたするのではなく、どうやったらスムーズに事が運ぶのか、もっと工夫をしてがんばっていきたいと思います。