オフィス見学で見つける！経営者が知っておきたい働き方のヒント

経済に大きな影響を与えた新型コロナが感染症法上の位置づけとして季節性インフルエンザと同じ5類に分類され、経済活動も回復しつつあります。その中でリモートワークからオフィス出社に戻る社員の働き方をどう見直していくかが今後の大きな課題です。ネットで検索するだけで“働き方の工夫”は見つけられるかもしれません。しかし「自社に何が必要か・合いそうか？」を見つけることは難しいものです。

そのような悩みを抱えている経営層に向けて、働き方のヒントを得られる“オフィス見学”について紹介します。実際に社員が働く“生きたショールーム”を見渡しながら働き方を五感で感じることは、課題解決手段を整理するために役立ちます。

「ライブオフィス」とは

出典: コクヨマーケティング

オフィス移転に伴う内装や家具などを手掛けているコクヨマーケティング株式会社の霞が関オフィスで実際に社員が働いているオフィスを見学することができるツアーです。お客様より「一歩先に失敗する」をモットーに、働きながらでてきた課題と向き合い、改善して得られたノウハウを共有しています。見学者からは、オフィスのイメージづくりや働き方のヒントを得ることができると好評を得ています。

ライブオフィスで体験できるヒント

働き方や働く環境は激しく変化し続けています。経営スタイルも常にアップデートを求められています。しかし、「具体的にどうアプローチすれば会社を変えられるのか」はなかなか思いつかないものです。ライブオフィスには、経営課題の解決や、社員の要望を叶えるヒントがつまっています。働き方が多様化する時代に合わせてオフィスをアップデートすることが、経営課題を解決する近道になるかもしれません。

課題1）社員一人ひとりの生産性を上げたい

“業務内容や気分にあわせたスペース”をつくることが重要です。とくに、働く場がオフィスだけではなく、自宅やカフェなども含まれる昨今では、デスクスペース以外に音や視線が気にならない静かなスペースや、リラックスしながら作業できるスペースなど、選択肢があることで生産性を高めることにつながります。また、よい環境を用意しても、気持ちよく使用できなければストレスを感じてしまうため、ルールを可視化することも工夫の一つでしょう。

①集中ブース

出典: 経営ノウハウの泉

オープンなオフィス空間が主流の中で「集中しやすい環境やアイデアを思考できる静かな場がオフィスにもほしい」という要望が高まっています。そんな時は適度に囲われたブースやハイスペックなデスク・チェア・サブモニタを設置することで集中して業務に取り組むスペースをつくることができます。

②WEB会議ブース

出典: コクヨマーケティング

WORK POD（ワークポッド）と呼ばれる、1名で利用できる個室スペースは、オンライン会議や商談で活躍すること間違いないでしょう。周囲の雑音を軽減した環境で打ち合わせに集中することができます。

③オフィスラウンジ（リフレッシュスペース）

出典: コクヨマーケティング

ランチやリフレッシュの利用だけでなく、リラックスしながらの作業や気軽な打ち合わせもできる多目的な場として設置しているオフィスラウンジ。デスクスペースとは違う人が集まりやすい雰囲気をつくっています。

出典: 経営ノウハウの泉

ここでは、ランチタイムの打ち合わせは禁止など、多目的なスペースならではのルールを設けています。オフィスでのルールはあっても浸透させることが難しいもの。個人の認識に委ねられやすいオフィスのルールを卓上サインで可視化し、設置しておくことで、在勤者以外の人にも周知しやすく、認識の齟齬が生まれにくくなり、各々が気持ちよく利用することができます。

課題2）アイデアや発想を生みだせる環境を作りたい

何気ない雑談から思いがけないアイデアが生まれたという経験をしたことはありませんか？　社員の交流が活発になることは会社の成長につながります。とくに、リモートワークが進むと、業務で関係するメンバー以外との会話が不足して、人間関係が深まらないことが課題となります。社員同士の雑談や相談が出社時に生まれるように、レイアウトを工夫することも大切です。

①部署間連携がしやすいレイアウト

出典: コクヨマーケティング

よく連携する部署と部署の間や、よく使われる複合機の近くにミーティングスペースを設けることで、組織連携を高めることができます。また、テーブルの角にスツールを設置することで、ちょっとした質問や相談ができ、業務の課題解決につながりやすくなります。

②社員同士の雑談を促すハイテーブルの設置

出典: コクヨマーケティング

人通りが多いオフィスの中央に、会話のきっかけとなるドリンクコーナーを設置して、通りすがりに社員同士の偶発的な交流を促すことができます。

課題3）働き方を見直して、オフィススペースの無駄を改善したい

「社員一人ひとりの席を設けていたが、新型コロナの影響で出社する社員が減り、空席が増えてしまった」なんてことはないでしょうか。もしくは「順調に会社が成長しオフィスが手狭になってきた」という問題もあるかもしれません。オフィス移転を考えるにしろ、スペースをうまく活用することが重要です。

①フリーアドレス

出典: 経営ノウハウの泉

固定席をなくすことで、不要なオフィススペースを効率的に活かすことができます。また、部署内の連携を高めることを目的にフリーアドレス制を導入する企業も増えているそうです。固定席が当たり前と思われがちなバックオフィスについても、フリーアドレス制を導入することができます。

②収納ハック

出典: 経営ノウハウの泉

フリーアドレス制を導入すると同時に、ペーパーレス化や収納量の削減も進めるとスペースの有効活用につながります。ライブオフィスでは「オフィスの備品がどこかにいってしまった……」ということを防ぐために、一人ひとりが個別に持つ必要のない文具の置き場所として、複合機の近くに“文具共有コーナー”を設置しています。文具にピッタリな型抜きシートで収納場所が視覚的にわかりやすく、紛失を防止することができます。

課題4）人材が定着する魅力的なオフィスにしたい

転職が前提になりつつある昨今、中小企業では“人材確保”が重要です。せっかく採用した人材も数年で辞めてしまう、なんてこともあるでしょう。離職を予防するには「会社を好きになってもらう」ことが有効です。たとえば、ハード・ソフトの両面で働き方改革を進めることが挙げられます。

①グリーンスペースの導入

出典: コクヨマーケティング

出典: コクヨマーケティング

オフィス内に自然のグリーンの要素を取り入れることで、従業員のストレスを軽減します。リラックスした雰囲気をつくりだせることで働く人々の満足度向上に役立ちます。

②オープンミーティングスペース

出典: コクヨマーケティング

オープンミーティングスペースを設置することで、気軽な打ち合わせが始められ、社員同士のよりフラットなコミュニケーションが促進されます。また、通りがかりの人が情報を見聞きすることで業務の動きを知ることができる場となります。

③働きやすさを維持するための「オフィスカイゼン委員会」

出典: コクヨマーケティング

オフィスは「設備が整ったら完成」ではなく、その後のソフト面での取り組みも大切です。使ってみて感じる不都合や不快や不便……といった多くの“不”を自発的に解決することで、働きやすい場が維持できます。それこそが、人材を確保できる魅力あるオフィスづくりのポイントといえそうです。コクヨグループではその取り組みを「オフィスカイゼン委員会」という仕組みにまとめあげ、一部を公開しています。貴社にも心当たりのある困りごとがあるかもしれません。ぜひ参考にしてみてください。

＞＞＞オフィスカイゼン委員会についてはこちら

最後に

出典: コクヨマーケティング

リアルとオンラインを併用する働き方である“ハイブリッドワーク”が前提になりつつある今、オフィスは“働く場の選択肢の一つ”となり、「行くべき場所」から「行きたい場所」となることが求められます。よりコミュニケーションが重視され、個人・組織・社会をつなぐ役割が高まっています。ぜひ全国各拠点にて開催しているライブオフィス見学で、自社の課題解決のヒントを見つけてみてはいかがでしょうか。

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