オフィス環境は企業の生産性に直接的な影響をもたらします。最適化されていないオフィス環境は、非効率な働き方につながりやすいからです。そこで、現状のオフィスにどのような非効率な箇所があるかを分析するのが”オフィス分析”です。本記事ではオフィス分析をするべき理由と、おすすめの診断方法やツールについて解説します。
目次
オフィス分析ができていない企業の生産性が低下しやすい理由
オフィス分析ができていない企業は、なぜ生産性が低下しやすい傾向にあるのでしょうか。それは主に以下の3つの理由によります。
①人の動きが効率的でない
オフィス分析ができていない企業は、人の動きが効率的でない可能性があります。企業内でのタスクやワークフローをスムーズに進めるには、それに合ったオフィス環境でなくてはなりません。株式会社ワークが2022年4月に行った調査によれば、実際に働いている社員が持っているオフィスへの不満点のうち、多かったのは以下の5つです。
- フロアが狭い・・・39.4%
- 休憩スペースが足りないor狭い・・・32.4%
- レイアウトや導線が悪い・・・29.6%
- 収納スペースが少ない・・・29.6%
- 自席のスペースが狭い・・・25.4%
企業のオフィスにはこのように非効率な箇所が存在している可能性があるのです。どのような部分が非効率かは企業によって異なり、分析してみないとわかりません。客観的なオフィス分析をしなければ、気づかないうちに生産性が低下していることもあります。
②従業員のモチベーションが上がりにくい
先述したような非効率なオフィスでは、従業員のストレスが溜まりやすくモチベーションも上がりにくいです。また、就職活動で会社を選ぶとき、どのようなオフィスで働くかは多くの求職者が考慮する基準です。先進的で設備が充実した働きやすいオフィスで働きたいと考える求職者は多いです。オフィス分析を定期的に行い、常にオフィスの改善に繋げている企業はブランド価値も高まり、優秀な人材を雇いやすくなります。そうでない企業は既存の従業員のモチベーション低下による離職や、人材が集まりにくいことによる採用コストの増加にもつながります。
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③DX（データ活用）が進まない
DX（デジタルトランスフォーメーション）が国を挙げて推進されています。自社のDX推進策としてITツールの導入を掲げる会社は多いですが、DXの本質はデータの活用にあります。ITツールを使って蓄積したデータに基づいて客観的な判断をし、経営を改革していくことこそDXの本質なのです。
これはオフィス分析も無関係ではありません。オフィス分析を定期的に実施しているとオフィス利用についてのデータが蓄積されていきます。そしてそのデータに基づいてオフィス改革や根本的な経営改革を進めます。オフィス分析を実施していない企業は、いつまで経ってもオフィス利用についてのデータが蓄積されず、活用できません。その結果、定期的にオフィス分析をしてデータを活用している企業とはどんどん差が開いていくのです。
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まずはオフィスの面積について分析・診断してみよう
オフィスを客観的に分析するには、フロア稼働率や会議室稼働率、人流計測などさまざまな分析項目があります。しかし、いきなりあれもこれもやろうとしても難しいので、まずは先述した調査で最も不満に感じる社員が大きかった”面積”について分析・診断してみましょう。
オフィス面積についての考え方
オフィスの最適な面積は300名以下の事業所では1人当たり10平方メートルと言われています。これはおよそ3坪、畳数に換算すると6畳分です。しかし全体でどれだけの面積が最適なのかはシンプルに10平方メートル×社員数で良いとも限りません。なぜなら常にオフィスに全ての社員が居るとは限らないからです。たとえば、テレワークをしている人数が多い場合は全社員分のスペースを確保する必要は無いと考えられます。また、最適なオフィス面積はオフィスのコンセプトにもよります。固定座席のオフィスよりもフリーアドレスのほうが多様な働き方ができ、オフィスの最適化もしやすいです。なぜなら、専用の座席を用意するオフィスでは、テレワークをしている人の座席も確保しつづけなければならないからです。フリーアドレスにすると座席を共有できるので、在席している社員数の平均から最適な面積を計算できます。他にもサテライトオフィスを導入しているか、ハイブリッドワークやABW（働く場所を自由に選択する働き方）を導入しているかによっても最適なオフィスの面積は変わってくるでしょう。
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オフィスの面積や環境の最適化におすすめの診断ツール
オフィスの面積や環境を最適化するにはさまざまな要素を考慮する必要があるので難しいです。そこでオフィス面積や環境の分析には診断ツールを使いましょう。コクヨマーケティング株式会社が提供する「オフィス見直し診断」は職種ごとの人数と働き方、オフィスのコンセプトなどを入力するだけで、最適なオフィス面積、環境、コスト削減効果を自動で算出してくれます。
コクヨが集めたデータに基づいた診断なので、初めてオフィス分析をする企業でも精度の高いデータに基づいた判断が可能となります。まずは、無料で所要時間10分の「オフィス見直し診断」を使って、オフィス面積と環境の最適化からはじめてみてはいかがでしょうか？
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【参考】コロナ禍のオフィス環境に関する調査／株式会社ワーク
【参考】一人当たりのオフィス面積とは？オフィス面積の算出方法やスペース確保アイデアなど紹介／コクヨマーケティング株式会社
*takeuchi masato, jessie, y.uemura, freeangle / PIXTA(ピクスタ)
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