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PCの前で悩んでいる男性

集中スペースの設置で業務効率アップ!オフィス導入のメリットと注意点を解説

2024.06.19

近年、働き方改革の浸透により、リモートワークを導入する企業が増えています。同時に注目されているのが、オフィス内の集中スペースです。「オフィスが騒がしい」「周囲の目が気になって集中できない」といった従業員の意見から、集中スペースや集中ブースを設けたいと考える企業が増えています。リラックスして仕事のできる集中スペースを設置すれば、業務効率が改善しひいては利益向上につながるでしょう。

本記事では集中スペースを設置するメリットと、設置にあたっての注意点を紹介します。生産性を上げるオフィス環境への工夫が気になる経営層の方々は、ぜひ参考にしてください。

集中スペースとは?設置するメリット

集中スペースとは、基本的に集中して個人ワークを行うためのパーソナルスペースを指し、周囲の視線や音を遮断したり、執務スペースから隔離したりしている場合が多いです。今や集中スペースの設置は、企業にとって必須のオフィス環境だといえるでしょう。どのようなメリットがあるかご紹介します。

業務効率アップ

近年、フリーアドレスやABWの導入が進むなか、業務内容に合わせて作業する場所を変えて作業効率を高めようと図る人や企業が増えています。重要な資料を作ったり細かい作業をしたりするときは、周囲の雑音や会話が耳に入ると集中しにくくなり、ミスが増える原因になりかねません。従業員が仕事に没頭できる静かな環境を提供することで、業務効率の向上につながるでしょう。従業員が集中して働ける環境づくりは、企業経営にとって不可欠といっても過言ではありません。

作業を邪魔されない

在宅勤務環境では当たり前であった静かな集中できる環境が、出社すると確保しにくくなるといった状況が発生しています。作業をしている最中、話しかけられたり電話を受けたりなどで、中断しなければならない場面は少なくありません。また、集中するために空いている会議室を使おうとしても、次の利用者の予定が入っていたら途中で止めなければならないでしょう。そのようなときに集中スペースがあれば、邪魔の入らない一人の空間を確保しやすいです。

WEB会議で使える

リモートワークの普及に伴い、WEB会議の需要が高まっています。企業によっては、社内・社外を問わず打ち合わせや会議は全てオンラインで行うケースも少なくありません。取引先がWEB会議を主としている場合、重要な商談中に社内の雑音が入ったり、画面に他の従業員が映り込んだりすると、印象が悪くなってしまうでしょう。集中スペースは社内だけでなく、社外とコミュニケーションを円滑に行ううえでも効果的です。

【こちらもおすすめ】狭いオフィスの基準とは?限られたスペースでも快適に働けるオフィスづくり

集中スペース設置の注意点

集中スペースは、場合によっては逆効果になることがあるため注意しなければなりません。集中できるはずのスペースが作業の妨げになっては本末転倒です。

配置場所によっては周囲の雑念になる

集中スペースを設置する際は、人の往来が少ない静かな場所を選ぶことがポイントです。ドアの開閉が多い場所や、話し声が聞こえる場所に設置するのは好ましくありません。理想的な配置場所としては、大きなフロアの一角などがよいでしょう。窓際に設置すると、明るさも確保できます。

スペース内の設備に配慮する

集中スペースは単に場所だけでなく、快適性の配慮も不可欠です。窮屈さを感じない広さや照明、コンセントの配置も重要な要素となります。また、マウス操作に影響しない素材のデスクや、長時間座っていても体を痛めにくいオフィスチェアなど、家具には快適なものを選びましょう。設置する際は、使う側の視点に立って快適な環境かどうかを考慮することが大切です。

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設置場所に元々置いてあった家具の取り扱いも検討する

配慮しなければならないのは、人に対してだけではありません。オフィス移転などをせず集中スペースを導入する場合、意外と盲点になっているのが、設置を予定している場所に元々置いてあった家具や物品の取り扱いです。新たなスペースを確保できるかの検討だけでなく、これらの処分や移動先もあらかじめ考えておきましょう。

消防法に違反しないか

集中スペースを設ける際、可動式のパーティションなどを用いる場合は問題ありません。ただし、屋内を区切るためにレールを天井や床に埋め込んで使用するパーティションや、ボックス型の個室ブースによって集中スペースを設ける場合には、消防法に注意が必要です。設置方法が決まった後に、消防法の関係で実は設置できない場所だと判明したなどのトラブルもあります。消防法では火災報知器やスプリンクラーを設置するなどの規定があるため、事前によく理解しておきましょう。
【参考】消防法令における主な規制の概要/総務省消防庁

まとめ

集中スペースの設置は、従業員の作業効率向上や生産性アップにつながる、コストパフォーマンスの高い投資です。元々のスペースを利用するのであれば大掛かりな工事は不要で、比較的簡単に設置できます。生産性の伸び悩みが気になっている方は、ぜひ集中スペースを検討してみてください。

*Dean Drobot, MakeStory Studio, Oasishifi / shutterstock

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