【実録オフィス移転】改装か移転か？迫られる人事部長。課題を解決するシェアオフィスとの出会い

はじめまして。INCLUSIVE株式会社で働く新卒2年目です。

2024年4月付けで総務部へ配置転換し、最初のミッションが「オフィス移転」になりました。2024年8月にオフィス移転を完了するまで、現場担当としてレポートをしていきたいと思います。経営層やオフィス移転担当となった皆さまの参考になれば幸いです。

第1回は「改装か移転か」を検討し、移転に踏み切った経緯を人事部部長兼総務マネージャーの澤広大さんにインタビューしました。

INCLUSIVE株式会社 2007年4月、インターネットサービスの運営・収益化の事業として、代表取締役社長である藤田誠により創業。2024年現在はWEBメディア運営・収益化支援や、広告・プロモーション企画などの事業を展開する。トリプル ウィン ストラテジーズやオレンジ・アンド・パートナーズ、下鴨茶寮などを子会社としている。

部長、今回の移転プロジェクトが発足した背景を教えてください

――私が入社したときには、すでに新型コロナウイルスが5類に移行する直前の時期で、リモートワークが当たり前になっていました。世間では出社回帰の話も聞かれるようになってきたなかで、オフィス移転プロジェクトが発足した背景を教えてください。

澤：では、まず課題感からお話ししますね。

弊社では、新型コロナウイルスが蔓延し出したタイミングで、すぐにリモートワークを導入しました。情勢の変化に合わせ、出社勤務とリモートワークを組み合わせたハイブリッドワークに切り替えて行くタイミングでオフィスを改装。全員に座席が割り振られるスタイルから、オープンスペースを広く確保したフリーアドレス形式に変更しました。2024年現在も、引き続きハイブリッドワークを行っています。

澤：新型コロナウイルスが5類に移行した後もハイブリッドワークを継続した背景として、子育てなどをしやすい働き方を担保するという意味合いがありました。一方で、会社に対する帰属意識が薄れてきており、事業間のシナジーが生まれづらくなっているのではないかという懸念が経営層で上がりました。

特にハイブリッドワークになってから入社した社員は、直接の上司や同期とのつながりは職務上のコミュニケーションで担保されるものの、斜めのつながりが不足しており、社内のナレッジ活用がうまくいっていないように見受けられることもありました。

――正直なところ、私も入社時から斜めとのつながりが少ないと感じていました。実は、まだ直接お会いしたことがないというメンバーもいます。

澤：やはりそうでしたか。目の前の業務を進めるうえでは大きな問題ではありませんが、新しい事業をつくったり、協業先や子会社の事業支援など新しい取り組みを進めたりするためには、部門間のシナジーを生む必要があります。特に上場以降、グループ会社が増え、事業ポートフォリオが広がる中で解決しなければならない課題です。

そうした中で、オンラインのコミュニケーションだけではカバーできない領域があると感じ、オフラインの出社比率を引き上げたいという考えがありました。

ただ、コミュニケーションを促進するためには、全員が出社できる環境が必要です。オフィス改装・移転のようなプロジェクトは総務部などで進行することが多いと思いますが、このような課題があったので、今回はプロジェクトの蹴り出しを人事部で担当しました。

オフィス改装か？オフィス移転か？

――オフィスを移転するという案が出る前に、現オフィスを改装するという案があったとうかがいました。

澤：そうですね。新型コロナウイルスの蔓延がある程度収束してきたタイミングでも、やはりリモート会議は減りませんでした。むしろ、商談を含めリモートでの会議の数が圧倒的に増えて、それに対応する環境が社内に足りていないという声が上がっていました。

そのため、防音のブースを備えるなどの方法で会議スペースを確保する必要がありました。これは、出社の制限などといった運用ではどうしても解決できない物理的制約としてあったので、改装はしなくてはいけないという話が、先ほど述べた経営課題とは別にありました。

――改装ではなく、移転となったのはどうしてですか。

澤：今回は現オフィスの更新時期が迫っていたわけではありませんでした。そのため、改装と移転の両方について複数社から提案をもらい、弊社の現状と費用対効果を具体的に比較しました。その結果、オフィスを移転するという決断に至りました。

澤：比較検討項目には「全員が同時に出社できるか？」「リモート会議室を確保できるか？」に加え、別軸で経営課題に上がっていた「グループ会社との距離感をいかにして縮めるか」も含めました。

2022年にグループ入りした子会社が神谷町にあり、現オフィスのある表参道からは少し距離があります。そのため、リアルな会話が少なく、コミュニケーションが取りづらい状況でした。移転することで、この距離を縮めるきっかけになると考えました。

また、今のオフィスの面積だと、改装して全員に席を確保すると収容人数がギリギリになるので、「人員規模の拡大に対応できるか？」も検討項目に入れていました。

見積もり、内見を重ねて巡り合ったシェアオフィス

――オフィスを移転する際に、いくつかのオフィス候補の見積もりを取り、比較をされたと思いますが、どのような流れで今回の移転先オフィスを見つけたのでしょうか。

澤：「改装」については5社ほど見積もりを取り、「移転」「居抜き移転」で合計20物件ほど内見をしました。その過程で、ある仲介業者から「一度シェアオフィスも見てみてはどうか」という提案を受けました。最初は検討にも入れていなかったので、正直半信半疑でした（笑）。

しかし、実際にシェアオフィスを訪れてみると、今のオフィスと同等の家賃ではなかなか入居できないような高いビルグレードで、設備も充実していて、「これはアリだな」となりまして。専用の執務スペースには会議室が2つ付いており、共用ではあるもののフォンブースも多く、機能的には十分でした。ここなら、社員のモチベーションアップなどにも大きく寄与すると確信しました。

運よく、グループ会社と最寄り駅が同じ立地で、ちょうどよい66席というエリアが空いていたこともあり、シェアオフィスを本命として取締役会に上程することにしました。

移転決定のプロセスでは現場とのコミュニケーションを重視

――今回、シェアオフィスへの移転決定までの合意形成や、現場とのコミュニケーションはどのように行ったのでしょうか。

澤：社長との合意形成では、メリットとデメリットをすべて提示して説明しました。そこで大枠の合意を取ったあと、現場マネージャー層ともディスカッションの機会を設けました。

――「移転先としてどのオフィスを選ぶか」だけではなく、会社やメンバー同士のつながりを大切にしたということでしょうか。

澤：オフィス移転の目的として、帰属意識の醸成やコミュニケーション活性化などを掲げていた手前、社員メンバーと合意形成を図る場を設けることは大切だと考えました。実際に使うメンバーとの合意が取れていない状態で強引にオフィス移転を進め、コミュニケーションが活性化しなかったとなっては本末転倒です。経営層と現場とつなぐマネージャー陣の理解は、必須条件だと思いました。

オフィスの場所を変えることは、得になる人もいれば、不利になる人もいます。いまのオフィスの環境を基準に、家を選んでる人もいるでしょう。そこの不満は完全には解消できませんが、ビルグレードの向上など立地以外のメリットを提示し、納得してもらうことを同時並行で進めました。

シェアオフィスのメリットとデメリット

――移転プロジェクトに参画するまで、シェアオフィスというものを意識したことがありませんでした。シェアオフィスならではのメリットとデメリットを教えてください。

澤：オフィスの条件で見るべきポイントは、「立地」「ビルグレード」「占有面積」の3点が大きいと思います。今回、グループ会社との距離を縮めるため立地は最優先しました。占有面積も今以上の広さをとなると、おのずと検討できる物件が絞られてきます。ビルグレードも担保するとなると、かなり物件は少なくなります。それでも、キレイな環境で働きたいじゃないですか（笑）。

澤：全部譲れないとなると、工事が不要で初期費用を抑えられたり、執務スペース以外を共用スペースにすることで坪単価の家賃を抑えられたりするシェアオフィスはぴったりでした。「共用スペースが埋まってしまっていないか」「セキュリティ面は問題ないのか」といった懸念も多いですが、あらかじめ課題になりそうな確認をしたうえで、マネージャー陣に共有しました。

――マネージャーミーティングの議事録を見ましたが、やはりマネージャー層からセキュリティや会議室数のことなどの質問が出ていましたね。

澤：想定問答集を用意していたので、それらの懸念はその場で払拭できました。

全社員が出社したくなるような環境づくりのために

――今回の移転は、社長との合意形成がかなりスムーズに進んでいたように感じました。

澤：そうですね。実は今回のオフィス移転は、社長と私の間ではほぼ最初から合意で進んでいきました。私は普段から人事部長として、組織の課題について社長と話していましたので、課題感に大きなズレがなかったことが要因だと思います。オフィス移転・改装は、あくまで組織が抱える課題感を解消するために行うものです。プロジェクトを通して、「経営層との合意」「メンバーとの合意」が最も大事なポイントだと思います。

――新しいオフィスへの移転後に変えていきたいことはありますか。

澤：全社員が出社したくなるような環境づくりを目指しています。ただハコを変えただけでは人は動かないので、現在の自由な働き方とのバランスを取りながら、一定の出社比率を保てるようにしないといけません。現状の出社ルールでは、まったく顔を合わせないメンバーもいます。たとえば全員出社日を設けるとか、ランチ会を企画するとか、柔軟なルール変更も必要ですね。

――今回のシェアオフィスは2年間の契約ですが、人数規模が拡大した場合には、同じシェアオフィス内の広いエリアに移転することも可能ですよね。

澤：そうですね。グループ全体として大きくなっていく今のフェーズだと、柔軟性の高い環境に移転することは、グループのメンバー全員にとって非常にプラスになることが多いと信じています。2年後といわず、もっと短期的にも、グループ全体としての組織力や会社へのエンゲージメントを向上させていきたいです。

――オフィス移転のプロセスや背景がよく理解できました。ありがとうございました。

澤：ありがとうございました。

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オフィス移転がしっかりと比較検討された結果であること、社の課題を解決する手段でもあることなど、移転の背景を知ることで、私のモチベーションも上がりました！　これから引っ越しの手配など、頑張っていきたいと思います。

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