バックオフィス担当は必要？業務内容やコスパよく組織づくりをする方法

ビジネスの成功には、表舞台で活躍する営業や企画部門だけでなく、縁の下の力持ちとして会社を支える「バックオフィス」の存在が欠かせません。しかし、その重要性は意外と見過ごされがちです。本記事では、バックオフィスの役割や具体的な業務内容、その重要性について詳しく解説します。効率的な運営方法や人材確保のポイントもお伝えしますので、ぜひ最後までお読みください。

バックオフィスとは

バックオフィスとは、企業の事業活動を支える管理部門や間接部門のことです。主に経理・人事・総務・法務などの業務を担当し、顧客と直接接する機会は少ないものの、企業の円滑な運営に不可欠な役割を果たしているといえるでしょう。

社内の各種手続きや書類作成、データ管理、法令遵守などを通じて、フロント部門（営業や製造など）をサポートし、組織全体の効率性と生産性を向上させる重要な機能を担っています。バックオフィスの存在により、フロント部門は本来の業務に集中することができ、企業全体としての競争力向上につながるのです。

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バックオフィス業務の具体例

バックオフィス業務とは、主に経理・財務、人事、総務、情報システム、法務などの業務から成り、多岐にわたります。以下が、各職種におけるバックオフィス業務の例です。

これらの業務は、企業の規模や業種によって異なりますが、いずれも企業の円滑な運営に欠かせない重要な役割を果たしています。バックオフィス業務は、直接的な利益を生み出すわけではありませんが、フロント業務を支える縁の下の力持ちとして、企業全体の効率性と生産性の向上に大きく貢献しているといえるでしょう。

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専用の担当者は必要？バックオフィスの重要性

バックオフィス担当者の適切な人数

バックオフィス業務は、企業の円滑な運営に不可欠な要素です。経理・人事・総務などの業務は、企業の規模に関わらず常に必要とされ、それぞれが適切に処理されなければなりません。

一般的には全従業員の10%前後の人数をバックオフィス担当にするのが適切とされています。しかし、これはあくまで目安です。労働集約型産業の場合はバックオフィス比率が少なく、資本集約型産業になるにつれてバックオフィス比率は高くなります。

バックオフィス担当者がいないとどうなる？

従業員数がどんどん増えているにもかかわらずバックオフィスの専任担当者を置かなかった場合、勤怠管理や給与計算、年末調整など膨れ上がる業務量に組織が耐えきれず、法令違反や経営の非効率化などのリスクが高まります。全社員の10％前後を一つの目安とし、適切な時期に専門人材を確保しましょう。

部門の立ち上げにはプロ人材の採用を

バックオフィス部門の立ち上げには、経験豊富なプロフェッショナル人材の採用が効果的です。大企業などで培ったノウハウを持つ「プロ人材」を迎え入れることで、効率的にナレッジを蓄積し、社内の教育体制を整えることができます。そういった人材の経験は、業務プロセスの最適化や、効率的な人員配置、コスト管理などの面で大きな価値をもたらすでしょう。

また、プロ人材は新しい技術やツールの導入にも長けており、デジタル化やオートメーションの推進において重要な役割を果たします。プロ人材の採用は初期投資として高額に感じるかもしれませんが、長期的には組織全体の生産性向上とコスト削減につながる、戦略的な選択といえるでしょう。

効率化を図るならアウトソーシングもおすすめ

バックオフィス業務の効率化を図るなら、アウトソーシングも有効な選択肢です。

専門性の高い業務や一時的に発生する作業を外部に委託することで、社内リソースを本業に集中させることができます。また、コスト削減や業務品質の向上も期待できるでしょう。特に、経理や人事、IT関連の業務は、専門知識を持つ外部業者に任せることで、より効率的かつ正確な処理が可能になります。

なお、アウトソーシングを検討する際は、自社の機密情報管理や業務の継続性について十分な検討が必要です。適切なパートナー選びと契約内容の綿密な確認が重要になります。

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まとめ

バックオフィス業務は、企業の円滑な運営に欠かせない重要な役割を担っています。専門知識や経験を持つ担当者を配置することで、業務の質と効率が向上するでしょう。一方で、アウトソーシングも効果的な選択肢となります。企業の規模や状況に応じて最適な方法を選択し、バックオフィス業務を適切に管理することが、企業の成長と競争力の維持につながるはずです。経営者はバックオフィスの重要性を認識し、戦略的に取り組むことが求められます。

*polkadot_photo / shutterstock