企業が被災したら自動で一斉送信！早期の事業復旧を目指す“安否確認サービス”導入検討まとめ

総務・法務

BCP トヨクモ安否確認

2021.03.30

新型コロナウイルス感染症や津波が心配される大地震、異例の豪雨など、さまざまな災害に悩まされている近頃。今後いつ社員が被災するか予想できないからこそ、時間があるうちにいつ災害が発生しても早期に事業再開できる環境を整えておきたいところです。

そこで今回は「従業員の”安否確認”を行う仕組みを取り入れたいけど、何がいいのかわらかない」「そもそも安否確認サービスってどうなの？」と、安否確認サービス導入を悩んでいる中小企業経営者に向けて、安否確認の必要性とおすすめの安否確認サービスをご紹介します。

災害発生時になぜ「社員の安否確認」が必要なのか？

災害発生時において事業活動を復旧させるには従業員の現状を把握することが必要だと、社会保険労務士法人日本人事の社会保険労務士・吉田優一さんは指摘しています。

もし、従業員に連絡する手段がないという状態だと、従業員の誰を会社に出社させられるのかわからないという事態になります。非常事態では人によって事情が大きく異なるでしょう。出社できる人もいれば、できない人もいます。事業活動の復旧の第一歩として「誰が復旧のために仕事ができるのか？」ということを把握することが重要です。

現在深刻な問題となっているコロナウイルスだけでなく、地震や火災などの自然災害、テロなど、いつなにが起こるかわからない今、従業員の安否確認の可否は会社運営の重要な指標の一つとなっているようです。

事業継続が困難になるだけじゃない！事業継続計画（BCP）の必要性

従業員の現状を把握できないことで、事業活動の復旧に向けて動ける人数が不明瞭であることは事業継続したい企業にとって避けたい事態。「困った」と社内が混乱するだけでなく、顧客損失から最悪の場合倒産まで経営の悪化につながってしまう場合もあります。

いつどこで起きるか予想できないからこそ、万全の準備が必要です。日頃から事業継続計画（BCP）について、会社としての方針を決めておく必要があります。

BCP（事業継続計画）とは、企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のこと。

中小企業庁webページ　1.1　BCP（事業継続計画）とは

中小企業の労務管理を得意とする社会保険労務士の飯田弘和さんは、企業が緊急事態を生き抜くための計画を立てるときに重要となる指標を3つ定めています。

①優先的に継続または早期復旧を必要とする重要業務の洗い出し

緊急事態時には、限られた人員や資機材の範囲内で事業を継続させなければなりません。したがって、優先的に製造や販売する商品・サービスをあらかじめ定めておく必要があります。

②重要業務の目標復旧時間を設定

それぞれの重要業務について、停止が許されると考える時間の許容限界を推定し、その許容限界よりも早く復旧しなければ、顧客を失い、事業は縮小してしまうでしょう。

③重要業務を実現するための経営資源の特定＆確保

復旧の際に必要な経営資源としては、人員、事務所や工場などの拠点、工程、機械、金型、工具、原料・部品、サービス、ライフライン、物流、データ、システム、資金などが挙げられます。

【関連】被災したときに業務継続の核となる「安否確認サービス」とは

やはり早期復旧を目指すための資源として“人材”は欠かせないポイントです。事業継続計画を検討するうえで、社員の安否確認（＝業務遂行できる人材の確保）がスムーズに行えるようにすることは必要不可欠なのです。

中小企業経営者が取り入れるべき安否確認の方法とは？

安否確認の方法として、大きく分ける場合以下4つのパターンが考えられます。

方法1：電話をかける
方法2：メールをする
方法3：SNSで連絡をとる
方法4：安否確認サービスを使う

ただ、方法1～3は災害が起きるとアクセスが集中して繋がらなくなる可能性があるため、汎用的な連絡手段に依存するのは危険です。また、社員一人一人にアプローチするのは手間がかかるというのと、社員が常に携帯をチェックしているわけではないため返事待ちの時間が生じてしまうのも課題ですね。

そこで今注目されているのが“安否確認サービス”を利用した効率的な安否確認。方法1～3で課題となった部分がすべて解消した安否確認サービスとして、トヨクモ株式会社の『安否確認サービス2』をご紹介します。

サーバーダウンのリスクが低い！一斉送信＆社員間の情報共有に長けた、トヨクモ『安否確認サービス2』の特徴

1：気象庁の情報に連動した「自動一斉送信」

出典: トヨクモ安否確認サービス2

管理者が手動でメールを送信するのではなく、気象庁に連動した情報の自動一斉送信が可能。緊急時にすべてのメンバー（社員など雇用者）に状況を伝え、各メンバーの状況を調査し一括して把握するのに使用します。

2：社員間の情報共有がスムーズになる「掲示板」

出典: トヨクモ安否確認サービス2

社員間で重要な情報を共有するための災害用伝言版。連絡や議論ではなく、情報共有が目的である場合は掲示板機能のほうが適している場合も多いです。

3：業務を遂行するためのメンバー確保する「メッセージ」

出典: トヨクモ安否確認サービス2

被害状況も刻々と変化する中では、経営陣各人が保有している情報に格差が生じる可能性もあります。そのため、経営陣やマネージャーを中心に議論を行なうためのメッセージ機能も活用していきましょう。掲示板機能では決定事項を社員に伝達、メッセージ機能では業務遂行のための細かい手順のすり合わせを行う、など使い分けることが可能です。

ほかにも、全24種類の機能が使用でき、それぞれ災害時の予期せぬトラブルに耐えられるよう設計されています。

トヨクモ「安否確認サービス2」をつかった安否確認のフロー

STEP1：災害に連動して自動で安否確認を送信
STEP2：安否確認の回答状況をリアルタイムで自動集計
STEP3：社員間で事業復旧に向けたコミュニケーションの実施

『安否確認サービス2』の特徴の一つとして、早期事業復旧を目指すための“コミュニケーション機能”の選択肢が豊富である点です。社員・社員の家族への安否確認を自動で送信・集計、その後の対応を全社で共有できる掲示板・特定のメンバーのみで利用できるグループメッセージ機能と用途によって使い分けることで、効率的に早期事業復旧を目指せます。

ログイン不要、PC・携帯（ガラケー可）・スマートフォンなど各種端末で対応可能……など、直感的なデザインで使用できる簡単な操作方法も魅力です。