中小企業に「安否確認システム」は必要？メールやSNSでは不十分な理由と低コストなサービス紹介

災害の多い日本で営業している企業ならば災害対策は避けて通れない課題です。災害が起きたとき、社員の安否確認に時間がかかるとそのぶん事業の復旧が遅れます。

事業の継続が危機に瀕しているときこそ、判断の早さが企業の命運を分けるのです。本記事では災害対策の一環としての安否確認と役立つサービスについて解説します。

中小企業での災害時安否確認の実態は？

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災害時にどのように社員の安否を確認するかは意外と難しい問題です。「いつもSNSで連絡しているからSNSでいいや」「メールなら通じるだろうからメールで良いだろう」と軽く考えていないでしょうか？

企業が想定する主な安否確認手段はメールやSNS

東京商工会議所による2021年の調査によると、会員企業の62.7%が「メールやSNS」を災害時の安否確認として想定していると回答しました。次いで無料の災害用伝言サービスが28.8%で続き、有料の安否確認システムを導入している企業は27.1%に留まっています。さらに「特に用意していない」と回答した企業が10.0%ありました。

メールやSNSだけでは不十分な理由

確かにメールやSNSは安否確認への利用も可能です。しかし、これらは平時を想定したサービスであり、システムの堅牢性、機能の多様さ、ユーザーとの契約内容において、災害時の連絡手段として利用される場合を想定していません。仮に災害時のトラブルでアクセスが不可能になってもSNSの運営会社には責任が及ばないように免責事項が定められている場合が多いです。

また、SNSやメッセンジャーアプリは複数アカウントの保持を許可していないサービスもあります。多くの社員はそれらをプライベートな用途に利用しており、そのようなアカウントを会社に開示することに抵抗がある社員も多いと思われます。

安否確認システムはなぜ必要なのか？

そこでおすすめなのが安否確認システムを導入する方法です。安否確認システムとは災害時に特化したコミュニケーションツールで、民間の専門業者によって有償で提供されています。

災害時を想定した仕様なのでつながりやすい

他の安否確認手段は平時と兼用のサービスが多いですが、安否確認システムは災害時を想定して作られているのが特徴です。負荷テストと検証を実施しているため、データセンターの堅牢性も他の安否確認手段より優れているサービスが多いです。

災害が起こったときはどんなトラブルに見舞われるか、どのインフラが破壊されるかわかりません。せっかくSNSなどで安否確認しようとしてもつながらない場合があるのです。そこで、平時に使うSNSなどに加えて緊急時の安否確認の手段を1つ増やしておくのは有効なリスクヘッジとなります。

自動化された機能が災害時に役立つ

また、安否確認システムは、災害時の安否確認に必要なさまざまな作業を自動化する機能がついています。例えば、報告された安否情報の集計や緊急地震速報との連動機能などです。災害時は一刻一秒を争う場合や冷静な対応が難しい場合もあるので、このような自動化が役に立ちます。

なお、帝国データバンクの調査によると、東日本大震災の直接的・間接的な影響で倒産した企業は10年間で2,061件、負債総額は1.7兆円以上に上ります。経済や物流が滞る中ではいかに素早く業務の体制を立て直すか、復旧や営業再開までの計画を立てるかが企業の死活問題となるのです。

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トヨクモの「安否確認サービス2」がおすすめな理由

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安否確認システムの中で、特に中小企業におすすめなのがトヨクモの『安否確認サービス2』です。

災害時に必要な3つの機能が付属

トヨクモの『安否確認サービス2』には災害時に必須となる3つの機能が付いています。

• 自動送信：気象庁が発令する災害情報と連動し、自動で安否確認メールを一斉送信
• 自動集計：部署ごとの安否状況回答者、未回答者を自動で集計。リアルタイムで管理者が閲覧可能
• 掲示板：全社だけでなく、部署ごとや社員の家族単位でも利用できる連絡掲示板

この3つの機能があれば災害時に素早い安否確認が可能となり、経営体制の立て直しにつなげられます。

その他にもさまざまな特徴がある

トヨクモの『安否確認サービス2』には、その他にも災害が起こった時に役立つさまざまな特徴があります。

• アクセスの増加に素早く対応：アクセスの増加に合わせてサーバーを自動的に拡張するため、ダウンする可能性が低いです
• データセンターの国際分散：シンガポールにメインサーバーを置き、日本とアメリカにもバックアップサーバーを置いているため、国内の災害でダウンする可能性が低いです
• マニュアル不要：シンプルで直感的な操作画面であるためマニュアルがなくてもかんたんに操作ができます
• ログイン不要：安否情報を回答するのにログイン名やパスワードが不要です
• プライバシー保護：社員が登録した連絡先は管理者も見られません。プライベートな連絡先の開示に抵抗のある社員でも登録可能です
• ガラケーにも対応：ガラケーからも安否情報の回答や集計結果の確認が可能です

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トヨクモの「安否確認サービス2」はコスト面でのメリットも大きい

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トヨクモの『安否確認サービス2』が中小企業におすすめなのはコスト面で比較的メリットが高いからです。類似のサービスを提供している業者はたくさんありますが、初期費用が10〜20万円必要で、さらに月額1万円以上のランニングコストが必要な場合が多いです。

しかし、トヨクモの『安否確認サービス2』の場合は月額7,000円程度で50ユーザーまで利用できます。初期費用や解約費用は0円です。中小企業の場合、リスクヘッジに回せる資金の余裕が限られているケースも多いですよね。そのような企業の場合、トヨクモの『安否確認サービス2』は強い味方となってくれるでしょう。

導入事例：在宅ワーク中の社員の体調確認にも活躍！

株式会社TDSは社員10人程度の規模の会社ですが、新型コロナウイルス感染症のまん延をきっかけとしてトヨクモの『安否確認サービス2』を導入しました。なぜなら緊急事態宣言中に在宅でのテレワークを実施したとき、社員の体調確認に非常に手間がかかったためです。

当初は毎朝のWeb会議などで口頭での確認を行っていましたが、効率が悪く時間がかかり、緊急時に対応できないのが課題でした。トヨクモの『安否確認サービス2』の導入によって、在宅ワーク中の社員の体調や安否確認がスムーズになり、連絡網が強化されました。社員からの評判も良く、上位のプランへの変更も検討しているとのことです。

＞＞＞トヨクモの『安否確認サービス2』の導入事例をもっと見る

安否確認システムで人も会社も安全に！

災害時にどのようにスムーズに社員の安否を確認するかは重要な課題です。判断の遅さによって事業継続が困難になる場合もあります。トヨクモの『安否確認サービス2』は安価で堅牢な安否確認システムです。無料トライアルもあるため、一度試してみてはいかがでしょうか？

【参考】
『会員企業の防災対策に関するアンケート2021年調査結果』 / 東京商工会議所 災害対策委員会
『東日本大震災関連倒産動向調査（2021年）』 / 帝国データバンク

* Ushico、metamorworks、studio-sonic、shimi / PIXTA(ピクスタ)

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