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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

これって個人情報なんじゃないの?

著者 hannna さん

最終更新日:2011年01月09日 14:04

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Re: これって個人情報なんじゃないの?

著者 soumunosuke さん

最終更新日:2011年01月11日 10:24

はじめまして。

原則論だけで言えば、個人情報として取り扱うべきものでしょう。
通常、会社が保持する従業員情報は事業運営・業務遂行のためだけに使われるべきものであって、範囲を超える用途や第三者への提供等を行う場合は、本人同意が必要であると考えます。また、前段の事業運営等で使用する場合も、予め入社時等に使用目的を明示した上で本人同意を受領しておくのが情報管理を厳格に行っている企業では一般的です。

以前でしたら「そんな硬いこと言わずに、年頭の挨拶なんだから」で許されていましたが、個人のプライバシーが重視される現代では、ご質問者のように不快に思う方がいらっしゃることも理解できます。
但し、それを面と向かってご本人に伝えるのは角が立つでしょうし、何より厚意でしてくれているのでしょうから、まずは上司の方に相談してみてはいかがですか?貴社の情報管理の実態はわかりませんが、使用目的その他は整理しておく必要があろうかと存じます。

以上、ご参考まで。



> 私の事業所には、事務に1人女性がいます。
> 驚くことに事務の女性から年賀状が届きました。
> 聞くと、仲の良しの子にだけ年賀状を送ろうと思ったけど、私しかみんなの住所知らないし、平等にしようと思って全員(従業員50名程)に出したのとこと。
>
> これって・・・・。
>
> 個人情報じゃないんでしょうか?
> なんだか、気持ち悪いと思ってしまいました。
>
> 事務の方がこんなことをするのは普通でしょうか?

Re: これって個人情報なんじゃないの?

著者 HOF さん

最終更新日:2011年01月11日 12:25

こんにちは

1、賀状を出した方のお気持ち
コミュニケーションとして、お付き合いが無い方に賀状を出すのは、喪中とかの情報が無いため「失礼」になる場合もあります。普通はそういう意識が働き「躊躇」するものですが、まあ、悪気は無いと思います。

2、社内のコンプラ意識やガバナンス体制
その方が、正規か非正規化は別として、欠礼やマナーの問題以前に貴社のコンプラ意識の啓発体制がどうなっているか
ということ。

3、やりすぎかもしれませんが、社内通達で社員同士の賀状やり取りを規制する会社も多くなりました。
新入社員等から、「お中元、お歳暮、暑中見舞い、年賀状等を出してよいか悪いか?」と相談があり、各自に任されていた裁量を組合と相談し「虚礼廃止」の方針を弊社は取りました。確かに初任給では大変だし、出さなくてもよい環境を会社は作るべき(それでも出す人はいるし、受け取って喜ぶ人もいるのは事実)との判断です。ここは賛否が分かれるかもシtれません。

以上の問題を貴社はどうされているのかという話だと思います。
そのうえで、個人の意識の話と思います。

ご参考にならなかったらすみません。

>
> 原則論だけで言えば、個人情報として取り扱うべきものでしょう。
> 通常、会社が保持する従業員情報は事業運営・業務遂行のためだけに使われるべきものであって、範囲を超える用途や第三者への提供等を行う場合は、本人同意が必要であると考えます。また、前段の事業運営等で使用する場合も、予め入社時等に使用目的を明示した上で本人同意を受領しておくのが情報管理を厳格に行っている企業では一般的です。
>
> 以前でしたら「そんな硬いこと言わずに、年頭の挨拶なんだから」で許されていましたが、個人のプライバシーが重視される現代では、ご質問者のように不快に思う方がいらっしゃることも理解できます。
> 但し、それを面と向かってご本人に伝えるのは角が立つでしょうし、何より厚意でしてくれているのでしょうから、まずは上司の方に相談してみてはいかがですか?貴社の情報管理の実態はわかりませんが、使用目的その他は整理しておく必要があろうかと存じます。
>
> 以上、ご参考まで。
>
>
>
> > 私の事業所には、事務に1人女性がいます。
> > 驚くことに事務の女性から年賀状が届きました。
> > 聞くと、仲の良しの子にだけ年賀状を送ろうと思ったけど、私しかみんなの住所知らないし、平等にしようと思って全員(従業員50名程)に出したのとこと。
> >
> > これって・・・・。
> >
> > 個人情報じゃないんでしょうか?
> > なんだか、気持ち悪いと思ってしまいました。
> >
> > 事務の方がこんなことをするのは普通でしょうか?

Re: これって個人情報なんじゃないの?

著者 T.O さん

最終更新日:2011年01月11日 12:46

hannna 様

こんにちは。

事務担当として、普通はこんなことはしないでしょうね。

ただ、個人情報に関しては、外部や本人以外の第三者に漏洩しているわけではなく、大きく問題にするほどでもないように感じます。
従業員の住所を知らない他部署の社員が年賀状を出そうと考えたとき、普通は本人に住所を尋ねることになるはずですが、この方の場合、職務上知っていたので、それを省いたのでしょう。
とはいえ、誤った使い方であることには変わりないので、上司かどなたかから注意してもらう必要はあるでしょうね。

なお、別の観点から、住所も知らない(会社の名簿を見なければわからない)程度の付き合いの人に対して、同じ会社だからというだけの理由で、年賀状を出す必要があるのかを議論してみてはいかがでしょうか。
これをきっかけに、虚礼廃止運動を社内に展開しても良いと思います。

以上、参考になれば幸いです。

Re: これって個人情報なんじゃないの?

著者 無名草士 さん

最終更新日:2011年01月13日 15:39

こんにちは。
総務畑を割りと長く勤めていて、私見でお話します。

ご自身の得た職務上の情報でみなさんに年賀状を出されたようですが、その点はNGだと思います。
極論ですが、総務や人事は社員の住所だけでなく、家族構成、年収まで把握できる立場です。また、人事異動や評価についても同様です。例え知っていても「知らない」ふりをしなくてはならない立場であると考えています。
今回の例では、住所を把握していること=他の情報も分かっているよと宣言していることと同じになります。
他の社員の方々に「情報が漏れない」と信頼してもらうためにも、敢えて影に徹する方が良いと思います。
杓子定規な対応で損なことではありますけどね。

Re: これって個人情報なんじゃないの?

最終更新日:2011年01月28日 16:29

あくまでも個人意見ですが・・・。

私としては、個人情報と思いつつ、年頭の挨拶がメインと考えているので、毎年決まった方には出しています。
もちろん、その方から毎年のようにいただきますし、喪中であれば、その旨の案内状(?)も頂いています。

あくまでも、社内的に出しているので、個人情報には当たらない。と考えます。
もちろん、出したい方だけど、家を建てて住所が変更になった。等がわかっていれば、本人さんに直接確認して、出すようにしています。

全従業員には出さないので、その辺はどうかな?と思うところはありますが・・・。

Re: これって個人情報なんじゃないの?

最終更新日:2011年01月28日 18:04

こんにちは

びっくりしました。普通はこんなことはしないでしょうね。
悪気は無いのでしょうが、注意しなければいけない事だと思います。
私は、全社員の携帯番号等も知っていますが、プライベートで使う必要のある方には必ず、断りを得てから携帯に登録しています。
「えっ?知ってるでしょ?」と、言われますが、個人情報なので…

年賀状の時期になると「○○部長の住所教えて」と、言ってくる社員がいますが、個人情報なので「年賀状を送りたいので住所教えてください。」等と直接確認して下さいと、伝えています。

個人情報についてもっと考えなければいけないと思います。 あくまでも個人意見ですが…

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