間違いについての訂正方法

厚生年金を、社員さんから徴収する金額を少なく
徴収してしまい、年末までに毎月の徴収以外に
差額を徴収させてもらうのですが、年末調整で
きちんと全額徴収したいのですが、
来年に持ち越した場合、ダメだと言われましたが
ダメの理由は聞かされていないのですが、おわかりの
方、教えて下さい。
後、このような場合、社員さんに電話などで誤りが
あったことを伝えて、正しく徴収したいのでと
伝えて、詳細を書いて提示してあげることが
親切だと思うのですが、このような間違いの場合
皆様もこのような対応をされておりますか？
どのようにしたら良いか、アドバイスをお願い致します。