こんにちは
何気なく引き継ぎ、その通り処理されてきたのかと思いますが、他多くのご回答者がご指摘していますとおり可笑しいです。
今一度、規定書を調査され、間違いなければ、その規定書の内容を改定する必要がありそうです。
さて、有給休暇の管理方法についてお話致します。
私は、エクセルで管理しております。
縦列には、社員、パート別に一人ひとり行に登録してます。
その順番は、作成時や更新時に従業員番号順またはパート付与番号順に整理後ソートします。
横列はA欄から順に、番号、氏名、現所属、入社年月日、本日までの経過年月(自動算出式を組込み)、処理フラグ、本年度累計残日数(本年含む2年分取得日数から消化日数の結果)、本年度申請日数、本年度申請承認日数、本年度否認日数、本年度付加日数、前年度付加日数、前々年度末残日数
上記の「処理フラグ」は、データの更新時や本人への通知事務等の経過を入力しています。
また、別シートには有給休暇申請とその承認状況、代替状況、消化結果を1行毎入力しております。
尚、セキュリティをブックに対して掛けてもおりますが、万が一のことを考え、上長のみ、そのパスを伝えております。
更に、自pc格納の他、同時にサーバーへも更新しております。