いつもお世話になっています。
料金を考えず、安易に宅配便を利用する社員が多くて困っています。
宅配便の伝票は総務で管理し、必要な人に都度手渡すスタイルに変え、使用制限をしていますが、勤務時間外に宅配業者を呼び、伝票を貰って宅配便で送る社員がいます。(朝出勤したら伝票の控が机に置いてある・・・)
事務方としては、従前から切手を買い置きしているし、何とか郵便利用を徹底してほしいと思い、「書類発送は、原則郵便でお願いしたい。宅配便は封筒に入らない大きな荷物や、1キロを超える重い荷物だけにしてほしい」と周知したところ、
「いくらの切手を貼ればいいかわからない(料金ちょうどの切手がないことがある)から、宅配便を使っている」
という声があったので、切手に加えて、レターパックライトを買い置きすることにしました。
ところが今度は、
・書面1~2枚送るのでもレターパックライトを使う
・宛名を書き損じると、そのレターパックライトを捨ててしまう
といった、不適正利用問題が出てきました。(宅配便を使われるよりはましだからと、大目に見ればいいのかもしれませんが。。。)
話を聞くと、
・「総務がいないと郵便料金がわからないから仕方ない(←料金表をプリントアウトしておいてありますが「調べるのが面倒」「切手の組み合わせがちょうどにならなくて、どうすればいいかわからない」「どっちが安いかまで考えて送るのは面倒くさい」だそうです。。。)」
・「レターパックや普通郵便は、わざわざポストに投函しに行くのが面倒。宅配便なら伝票書いて呼ぶだけなので楽。」
などなど、自分勝手としか思えない理由ばかり。
「じゃあ荷物発送したい時は、時間外でもまゆりさんが会社に来てくれるの?」
「経費経費って、せいぜい数十円か百円の違いでしょ?そんなに目くじら立てなくたっていいじゃない。」
「作業効率を考えると、料金が高くても宅配便のほうがいい。郵便やレターパックは時間帯指定ができないから、相手にいつ届くかわからないが、宅配便なら時間帯指定ができるから、相手にいつ届くか伝えられて安心。」
という意見もありました。
一体どうすればいいでしょう?
言っても聞かない社員は諦めたほうがいいのでしょうか?
よろしくお願いします。