郵便業務について、相談させてください。
弊社では、郵便を送る社員に、普通郵便なのか書留なのかの選択、送り先、内容、送った社員名の記載をフォーマットに手書きで書いてもらっています。
総務担当者が、それをアナログ式に確認し、そこから、数を数え、書留系は、さらに手書きの複写式の用紙に氏名等を記載しなければなりませんし、重さも量ったと効率が悪く、数が多いと、郵便業務に時間を取られて、面倒で仕方ありません。
秘書業務をメインにしているものですから、来客があると、郵便は後回しになるのですが、追加で至急郵便を出したいと社員から申し出があれば、わざわざ郵便局へいかなければなりません。
前の職場では、重さは郵便を出す人が量り、重さに準じたファイルを入れ、庶務担当のバイトさんが不在時は切手ファイルから切手を貼って、自分で行ってもらうという方法をとっていたので、この方式に最低限替えたいのですが、皆様は郵便業務の効率化をどう図られていますでしょうか?
ご教示くださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。