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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

長期休暇中の訃報対応について

著者 1318 さん

最終更新日:2020年06月15日 15:57

当社は製造機械メーカーで事業所は全国にあり、人事部の事業所は愛知県にあり、福利厚生は人事部が一括して対応しています。
当社では、ゴールデンウィーク・夏季休暇・年末年始休暇中に社員の親族の訃報が発生すると次の手順の対応となります。
①社員が人事部の事業所の守衛にTELを入れる。
②守衛が人事部の慶弔当番の携帯にTEL
③慶弔当番の人事部員が出社。(所定外労働扱い)
④供花と弔電を手配。香典を準備して会葬者を決定し香典を渡す。
⑤会社の他、労働組合分・部課長会分も同時対応。

慶弔当番は、長期休暇前にクジ引きで決め、人事部員の評判は非常に悪いです。
人事部の事業所も停電工事等もあり、運用が非常に困難です。
各事業所や各部門の上司に任せようと思っていますが、抵抗されることは
避けられないと思います。

みなさんの会社はどう対応されていますか。
何か良いアイデアがございましたらご教示願います。

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Re: 長期休暇中の訃報対応について

著者 ton さん

最終更新日:2020年06月15日 23:03

> 当社は製造機械メーカーで事業所は全国にあり、人事部の事業所は愛知県にあり、福利厚生は人事部が一括して対応しています。
> 当社では、ゴールデンウィーク・夏季休暇・年末年始休暇中に社員の親族の訃報が発生すると次の手順の対応となります。
> ①社員が人事部の事業所の守衛にTELを入れる。
> ②守衛が人事部の慶弔当番の携帯にTEL
> ③慶弔当番の人事部員が出社。(所定外労働扱い)
> ④供花と弔電を手配。香典を準備して会葬者を決定し香典を渡す。
> ⑤会社の他、労働組合分・部課長会分も同時対応。
>
> 慶弔当番は、長期休暇前にクジ引きで決め、人事部員の評判は非常に悪いです。
> 人事部の事業所も停電工事等もあり、運用が非常に困難です。
> 各事業所や各部門の上司に任せようと思っていますが、抵抗されることは
> 避けられないと思います。
>
> みなさんの会社はどう対応されていますか。
> 何か良いアイデアがございましたらご教示願います。


こんばんは。私見ですが…
全国規模で一か所で統括されていることが問題なのか、人事部統括は変えずにの場合の評判がよくない理由はくじ引きなのか、一括統括なのか何が問題なのか改めて洗い出す必要があると思います。
人事部統括を変えずに対応するのであればクジではなく当番制であれば苦情が出にくくなる可能性はありませんか。
事業所に業務を下ろしても抵抗とありますが上長の仕事の一環とは違うのでしょうか。
また冠婚葬祭は地方や昨今は家族葬等の利用も増えています。
現状の対応で不都合等が無いのかも検討課題でしょう。
休暇中は事後での香典支給、供花については手配が無いので香典上乗せというのもありかと思います。
あれもこれも苦情・抵抗を気にしていては改革は難しいと思います。
まずは洗い出しから始めてみてはどうでしょうか。
とりあえず。

Re: 長期休暇中の訃報対応について

著者 booby さん

最終更新日:2020年06月16日 12:21

お疲れ様です。

全国に支社、支店、工場がある同様の製造業に勤務していた経験がありますが、福利厚生の一部を事業所に移管しており、慶弔関係は事業所の管轄でした。
当社の弔事取り扱い流れは以下の通りです。休暇中でも変わりはありません。

①当該社員は上司に連絡し、特別休暇の許可と亡くなった人の氏名・続柄、通夜・葬儀の場所・日程を連絡する。
②上司が慶弔規定に従って、供花、供物等について当該社員に手配が可能であることを伝え、上限の金額も提示する。当該社員が会社の事業所長名(工場長、支店長等)で手配を行い、後日申請書と一緒に請求書を会社に回す。
③上司は弔電の手配をする。これは事由が架空ではないことの確認でもあるため、会社側で実施。(費用は会社の福利厚生費。社員との続柄によって上限が決まっている。)
④香典は後日当該社員が出社したときに上司より手渡し。労組も執行部から同様。
⑤会社からの参列は基本無し。有志による参列の場合は当該社員からの私的な連絡で実施し、会社は関与しない。

事実報告と特別休暇の許可のため直属上司への報告はどの会社でも必須のはずです。これがまず業務フローのきっかけになるはずで、それを考慮すると基本は事業所に仕事を下ろし、個人情報も扱うのでできるだけ関与する人間を絞り込む必要があるかと思います。本社部門で集約する必要はないのではないでしょうか。

当人に供花・供物を手配させるってどうなのよ、という意見もあったのですが、これらは葬儀社を通す関係上、当人が実施するのが一番間違いがないこと、および現状では供花・供物は辞退する場合が圧倒的に多いので、当人実施が一番よいと思われることからこうなりました。また、参列については葬祭が必ずしも当該社員の居住地で行われるとは限らないためです。参列するなら全部する必要がありますが、外国籍の社員もいますし、全国飛び回る必要があり、そこまでする必要はないので取りやめた、というのが実情です。

この流れが変わるのは、現役社員が亡くなったときだけです。その場合は直属上司から事業所の総務部長に連絡が行き、以降は御社と同様の流れで実施しますが、そんなに頻度は高くないので、問題にはなっていません。ご参考まで。

> 当社は製造機械メーカーで事業所は全国にあり、人事部の事業所は愛知県にあり、福利厚生は人事部が一括して対応しています。
> 当社では、ゴールデンウィーク・夏季休暇・年末年始休暇中に社員の親族の訃報が発生すると次の手順の対応となります。
> ①社員が人事部の事業所の守衛にTELを入れる。
> ②守衛が人事部の慶弔当番の携帯にTEL
> ③慶弔当番の人事部員が出社。(所定外労働扱い)
> ④供花と弔電を手配。香典を準備して会葬者を決定し香典を渡す。
> ⑤会社の他、労働組合分・部課長会分も同時対応。
>
> 慶弔当番は、長期休暇前にクジ引きで決め、人事部員の評判は非常に悪いです。
> 人事部の事業所も停電工事等もあり、運用が非常に困難です。
> 各事業所や各部門の上司に任せようと思っていますが、抵抗されることは
> 避けられないと思います。
>
> みなさんの会社はどう対応されていますか。
> 何か良いアイデアがございましたらご教示願います。

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