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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

備品管理が悩みの種です

著者 ハチ公さん さん

最終更新日:2020年07月21日 17:17

はじめまして。
総務課として勤務しています。
数か月前から悩みの種が出来てしまい心が辛いので書かせてください...。

備品管理をされている会社は多いかと思いますが、
勤務先の会社では現在まで経理/現場が分かれてそれぞれの方法で備品を何十年も管理していました。

お互い足並みを揃えてきちんと管理出来ていれば経理/現場の備品台帳は誤差が少ないかもしれませんが、お互いに合わせる作業をしないまま何十年の時が過ぎ、今ではかなりの誤差があると認識しています。

それをチェックして双方の台帳の誤差を合わせるようにという上からの命令に正直どこから手を付ければ良いか分からず、焦りや正直なところ苛立ちも感じてしまいます...。


誰かがいつかはやらなくてはならないことなので、片付けてしまいたいのですがあまりにも誤差が大きいため作業の方向性も決められずにいます。

このように、過去何十年分の備品を遡って台帳を合わせた経験をお持ちの方がいらっしゃればどのように作業を進められたかアドバイスをいただきたいです。

また、これからきちんと備品管理をしていこう!という方針ではなく、過去のものを合わせるという作業が効率的なのか皆さんの意見も伺えたらと思います。

ちなみにこの作業は私(入社5か月目)と直属の上司が行いますが、上司はほぼ関与しておらず、
私が方針を一緒に決めてほしい。悩んでいると伝えても決定的な答えを出してくれずむしろこの問題から逃げているような態度です。


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Re: 備品管理が悩みの種です

著者 ton さん

最終更新日:2020年07月21日 20:19

> はじめまして。
> 総務課として勤務しています。
> 数か月前から悩みの種が出来てしまい心が辛いので書かせてください...。
>
> 備品管理をされている会社は多いかと思いますが、
> 勤務先の会社では現在まで経理/現場が分かれてそれぞれの方法で備品を何十年も管理していました。
>
> お互い足並みを揃えてきちんと管理出来ていれば経理/現場の備品台帳は誤差が少ないかもしれませんが、お互いに合わせる作業をしないまま何十年の時が過ぎ、今ではかなりの誤差があると認識しています。
>
> それをチェックして双方の台帳の誤差を合わせるようにという上からの命令に正直どこから手を付ければ良いか分からず、焦りや正直なところ苛立ちも感じてしまいます...。
>
>
> 誰かがいつかはやらなくてはならないことなので、片付けてしまいたいのですがあまりにも誤差が大きいため作業の方向性も決められずにいます。
>
> このように、過去何十年分の備品を遡って台帳を合わせた経験をお持ちの方がいらっしゃればどのように作業を進められたかアドバイスをいただきたいです。
>
> また、これからきちんと備品管理をしていこう!という方針ではなく、過去のものを合わせるという作業が効率的なのか皆さんの意見も伺えたらと思います。
>
> ちなみにこの作業は私(入社5か月目)と直属の上司が行いますが、上司はほぼ関与しておらず、
> 私が方針を一緒に決めてほしい。悩んでいると伝えても決定的な答えを出してくれずむしろこの問題から逃げているような態度です。
>

こんばんは。私見ですが…
現在ある経理持ちと現場持ちのどちらかをベースにしてとりあえず現物チェックでしょうね。
その際に既に無いものであれば確認日付を記載しておきましょう。
新たに購入したものは追加となるでしょう。
ベースにした台帳をもう一方と付け合わせをして完了です。
備品管理をしていく気が無く単に現場と経理を合わせるだけであればそれで十分でしょう。
とりあえず。

Re: 備品管理が悩みの種です

著者 ハチ公さん さん

最終更新日:2020年07月21日 23:25

> > はじめまして。
> > 総務課として勤務しています。
> > 数か月前から悩みの種が出来てしまい心が辛いので書かせてください...。
> >
> > 備品管理をされている会社は多いかと思いますが、
> > 勤務先の会社では現在まで経理/現場が分かれてそれぞれの方法で備品を何十年も管理していました。
> >
> > お互い足並みを揃えてきちんと管理出来ていれば経理/現場の備品台帳は誤差が少ないかもしれませんが、お互いに合わせる作業をしないまま何十年の時が過ぎ、今ではかなりの誤差があると認識しています。
> >
> > それをチェックして双方の台帳の誤差を合わせるようにという上からの命令に正直どこから手を付ければ良いか分からず、焦りや正直なところ苛立ちも感じてしまいます...。
> >
> >
> > 誰かがいつかはやらなくてはならないことなので、片付けてしまいたいのですがあまりにも誤差が大きいため作業の方向性も決められずにいます。
> >
> > このように、過去何十年分の備品を遡って台帳を合わせた経験をお持ちの方がいらっしゃればどのように作業を進められたかアドバイスをいただきたいです。
> >
> > また、これからきちんと備品管理をしていこう!という方針ではなく、過去のものを合わせるという作業が効率的なのか皆さんの意見も伺えたらと思います。
> >
> > ちなみにこの作業は私(入社5か月目)と直属の上司が行いますが、上司はほぼ関与しておらず、
> > 私が方針を一緒に決めてほしい。悩んでいると伝えても決定的な答えを出してくれずむしろこの問題から逃げているような態度です。
> >
>
> こんばんは。私見ですが…
> 現在ある経理持ちと現場持ちのどちらかをベースにしてとりあえず現物チェックでしょうね。
> その際に既に無いものであれば確認日付を記載しておきましょう。
> 新たに購入したものは追加となるでしょう。
> ベースにした台帳をもう一方と付け合わせをして完了です。
> 備品管理をしていく気が無く単に現場と経理を合わせるだけであればそれで十分でしょう。
> とりあえず。
>

返信ありがとうございます!
私も上記のやり方で自分なりに進めていたのですが、何せ数十年分のギャップがあり、どちらかを大幅に手直ししなければならず悩んでいました…。
(経理は紙の台帳を使っていて直すのを渋っており、他人事。現場側の台帳には監査関係の入力もしてあるためこちらをごっそり経理台帳と入れ換えることも難しく…。)


やはり地道に根気よく作業するしかないですね!
経理と現場が当事者なので、どうにか協力してもらい、効率良くやれる方法を模索してみます。

ありがとうございます。

Re: 備品管理が悩みの種です

著者 ton さん

最終更新日:2020年07月22日 02:17

> > > はじめまして。
> > > 総務課として勤務しています。
> > > 数か月前から悩みの種が出来てしまい心が辛いので書かせてください...。
> > >
> > > 備品管理をされている会社は多いかと思いますが、
> > > 勤務先の会社では現在まで経理/現場が分かれてそれぞれの方法で備品を何十年も管理していました。
> > >
> > > お互い足並みを揃えてきちんと管理出来ていれば経理/現場の備品台帳は誤差が少ないかもしれませんが、お互いに合わせる作業をしないまま何十年の時が過ぎ、今ではかなりの誤差があると認識しています。
> > >
> > > それをチェックして双方の台帳の誤差を合わせるようにという上からの命令に正直どこから手を付ければ良いか分からず、焦りや正直なところ苛立ちも感じてしまいます...。
> > >
> > >
> > > 誰かがいつかはやらなくてはならないことなので、片付けてしまいたいのですがあまりにも誤差が大きいため作業の方向性も決められずにいます。
> > >
> > > このように、過去何十年分の備品を遡って台帳を合わせた経験をお持ちの方がいらっしゃればどのように作業を進められたかアドバイスをいただきたいです。
> > >
> > > また、これからきちんと備品管理をしていこう!という方針ではなく、過去のものを合わせるという作業が効率的なのか皆さんの意見も伺えたらと思います。
> > >
> > > ちなみにこの作業は私(入社5か月目)と直属の上司が行いますが、上司はほぼ関与しておらず、
> > > 私が方針を一緒に決めてほしい。悩んでいると伝えても決定的な答えを出してくれずむしろこの問題から逃げているような態度です。
> > >
> >
> > こんばんは。私見ですが…
> > 現在ある経理持ちと現場持ちのどちらかをベースにしてとりあえず現物チェックでしょうね。
> > その際に既に無いものであれば確認日付を記載しておきましょう。
> > 新たに購入したものは追加となるでしょう。
> > ベースにした台帳をもう一方と付け合わせをして完了です。
> > 備品管理をしていく気が無く単に現場と経理を合わせるだけであればそれで十分でしょう。
> > とりあえず。
> >
>
> 返信ありがとうございます!
> 私も上記のやり方で自分なりに進めていたのですが、何せ数十年分のギャップがあり、どちらかを大幅に手直ししなければならず悩んでいました…。
> (経理は紙の台帳を使っていて直すのを渋っており、他人事。現場側の台帳には監査関係の入力もしてあるためこちらをごっそり経理台帳と入れ換えることも難しく…。)
>
>
> やはり地道に根気よく作業するしかないですね!
> 経理と現場が当事者なので、どうにか協力してもらい、効率良くやれる方法を模索してみます。
>
> ありがとうございます。


現場も経理も紙ベースなのでしょうか。
監査記録は大事な情報かと思いますので現場ベースに経理側を手直し、いっその事これを機会にエクセルにでも表作成されてはどうでしょうか。
PC管理であれば今後は楽になると思いますよ。
経理が渋るのは単に面倒だからでしょう。他人事でやりたくないのであれば「自分がやります」として頑張ってみましょう。
台帳を作成することで覚えることや見えてくるものもあるでしょう。
とりあえず。

Re: 備品管理が悩みの種です

著者 みそがすき さん

最終更新日:2020年07月22日 12:44

削除されました

Re: 備品管理が悩みの種です

著者 みそがすき さん

最終更新日:2020年07月22日 08:33

> 備品管理をされている会社は多いかと思いますが、
> 勤務先の会社では現在まで経理/現場が分かれてそれぞれの方法で備品を何十年も管理していました。

質問者様のご心労お察し申し上げます。
弊社でも同様のことがありました。
各部署でそれぞれに付番するので、経理部門が持っている資産台帳と製造部門が管理している設備台帳が一致しない、という事象が続きました。
解決するために経理、製造それぞれの部門から担当を決めてリストの照合を行いました。 そうしないと台帳に記載されているものがどんな形なのかもわからず無為に時間を費やすことが判ったからです。

現在は共通の台帳に旧番号も付記して管理しております。
もちろん新たに購入したものについては統一したルールを決めたので、それにそって付番管理するようにしました。

ご参考になれば幸いです。

Re: 備品管理が悩みの種です

著者 booby さん

最終更新日:2020年07月22日 09:12

備品の中に有機溶剤や劇薬があり、法律で台帳管理が義務付けられているなら遡及して帳尻を合わせる必要があります。しかしながら、そういうものが備品にないなら、別の方もご回答していらっしゃいますが、台帳を遡及して合わせこむ必要はないのではないでしょうか。

切りのいい時期に一回台帳を締め、現場と事務とで数値を同じにして、新しく台帳管理を開始するイメージです。

蛇足ですが(当社も同じ悩みを抱えているのですが)備品を一括管理するとコスト削減できるように見えますが、管理者が必ず必要になるので人件費という形でコスト転嫁されます。この2つを天秤にかけないと、事務方の仕事が増えて何のための一括管理かわからなくなります。


> はじめまして。
> 総務課として勤務しています。
> 数か月前から悩みの種が出来てしまい心が辛いので書かせてください...。
>
> 備品管理をされている会社は多いかと思いますが、
> 勤務先の会社では現在まで経理/現場が分かれてそれぞれの方法で備品を何十年も管理していました。
>
> お互い足並みを揃えてきちんと管理出来ていれば経理/現場の備品台帳は誤差が少ないかもしれませんが、お互いに合わせる作業をしないまま何十年の時が過ぎ、今ではかなりの誤差があると認識しています。
>
> それをチェックして双方の台帳の誤差を合わせるようにという上からの命令に正直どこから手を付ければ良いか分からず、焦りや正直なところ苛立ちも感じてしまいます...。
>
>
> 誰かがいつかはやらなくてはならないことなので、片付けてしまいたいのですがあまりにも誤差が大きいため作業の方向性も決められずにいます。
>
> このように、過去何十年分の備品を遡って台帳を合わせた経験をお持ちの方がいらっしゃればどのように作業を進められたかアドバイスをいただきたいです。
>
> また、これからきちんと備品管理をしていこう!という方針ではなく、過去のものを合わせるという作業が効率的なのか皆さんの意見も伺えたらと思います。
>
> ちなみにこの作業は私(入社5か月目)と直属の上司が行いますが、上司はほぼ関与しておらず、
> 私が方針を一緒に決めてほしい。悩んでいると伝えても決定的な答えを出してくれずむしろこの問題から逃げているような態度です。
>
>
>

Re: 備品管理が悩みの種です

著者 ハチ公さん さん

最終更新日:2020年07月22日 16:12

> > > > はじめまして。
> > > > 総務課として勤務しています。
> > > > 数か月前から悩みの種が出来てしまい心が辛いので書かせてください...。
> > > >
> > > > 備品管理をされている会社は多いかと思いますが、
> > > > 勤務先の会社では現在まで経理/現場が分かれてそれぞれの方法で備品を何十年も管理していました。
> > > >
> > > > お互い足並みを揃えてきちんと管理出来ていれば経理/現場の備品台帳は誤差が少ないかもしれませんが、お互いに合わせる作業をしないまま何十年の時が過ぎ、今ではかなりの誤差があると認識しています。
> > > >
> > > > それをチェックして双方の台帳の誤差を合わせるようにという上からの命令に正直どこから手を付ければ良いか分からず、焦りや正直なところ苛立ちも感じてしまいます...。
> > > >
> > > >
> > > > 誰かがいつかはやらなくてはならないことなので、片付けてしまいたいのですがあまりにも誤差が大きいため作業の方向性も決められずにいます。
> > > >
> > > > このように、過去何十年分の備品を遡って台帳を合わせた経験をお持ちの方がいらっしゃればどのように作業を進められたかアドバイスをいただきたいです。
> > > >
> > > > また、これからきちんと備品管理をしていこう!という方針ではなく、過去のものを合わせるという作業が効率的なのか皆さんの意見も伺えたらと思います。
> > > >
> > > > ちなみにこの作業は私(入社5か月目)と直属の上司が行いますが、上司はほぼ関与しておらず、
> > > > 私が方針を一緒に決めてほしい。悩んでいると伝えても決定的な答えを出してくれずむしろこの問題から逃げているような態度です。
> > > >
> > >
> > > こんばんは。私見ですが…
> > > 現在ある経理持ちと現場持ちのどちらかをベースにしてとりあえず現物チェックでしょうね。
> > > その際に既に無いものであれば確認日付を記載しておきましょう。
> > > 新たに購入したものは追加となるでしょう。
> > > ベースにした台帳をもう一方と付け合わせをして完了です。
> > > 備品管理をしていく気が無く単に現場と経理を合わせるだけであればそれで十分でしょう。
> > > とりあえず。
> > >
> >
> > 返信ありがとうございます!
> > 私も上記のやり方で自分なりに進めていたのですが、何せ数十年分のギャップがあり、どちらかを大幅に手直ししなければならず悩んでいました…。
> > (経理は紙の台帳を使っていて直すのを渋っており、他人事。現場側の台帳には監査関係の入力もしてあるためこちらをごっそり経理台帳と入れ換えることも難しく…。)
> >
> >
> > やはり地道に根気よく作業するしかないですね!
> > 経理と現場が当事者なので、どうにか協力してもらい、効率良くやれる方法を模索してみます。
> >
> > ありがとうございます。
>
>
> 現場も経理も紙ベースなのでしょうか。
> 監査記録は大事な情報かと思いますので現場ベースに経理側を手直し、いっその事これを機会にエクセルにでも表作成されてはどうでしょうか。
> PC管理であれば今後は楽になると思いますよ。
> 経理が渋るのは単に面倒だからでしょう。他人事でやりたくないのであれば「自分がやります」として頑張ってみましょう。
> 台帳を作成することで覚えることや見えてくるものもあるでしょう。
> とりあえず。
>

返信ありがとうございます。

経理は紙ベースとエクセルの2パターンで管理しており、現場は社内プログラムに入力をして管理しています。
どちらかが正しく台帳を付けていれば単純にそちらに合わせれば良い話なのですが、お互い適当にやってきた分をいざ合わせるということで誰も腰を上げないのだと思います。

ひとまず自分に出来ることから始め、上司や他担当者にも一緒にやってもらえるよう声掛けをしてみます。

アドバイスをいただき、ありがとうございました。

Re: 備品管理が悩みの種です

著者 ハチ公さん さん

最終更新日:2020年07月22日 16:19

> > 備品管理をされている会社は多いかと思いますが、
> > 勤務先の会社では現在まで経理/現場が分かれてそれぞれの方法で備品を何十年も管理していました。
>
> 質問者様のご心労お察し申し上げます。
> 弊社でも同様のことがありました。
> 各部署でそれぞれに付番するので、経理部門が持っている資産台帳と製造部門が管理している設備台帳が一致しない、という事象が続きました。
> 解決するために経理、製造それぞれの部門から担当を決めてリストの照合を行いました。 そうしないと台帳に記載されているものがどんな形なのかもわからず無為に時間を費やすことが判ったからです。
>
> 現在は共通の台帳に旧番号も付記して管理しております。
> もちろん新たに購入したものについては統一したルールを決めたので、それにそって付番管理するようにしました。
>
> ご参考になれば幸いです。

返信ありがとうございます。
そして御社でも同様のことがあったとのことで、具体的なアドバイス、とても助かります。

病院で勤務しているため、備品も備品/医療器具と分かれておりややこしい、
そして現場もいつも慌ただしいため、経理課の社員も実際に現場と帳簿を合わせる機会を持たず今に至るのだと思います。

私自身も総務課勤務なので経理にも現場にも属さないため、
経理課と現場の各部署の担当者の協力は必須だと考えています。

アドバイスいただいた部分も含めて上司と話し合いの場を設けてみます。

ありがとうございます。

Re: 備品管理が悩みの種です

著者 ハチ公さん さん

最終更新日:2020年07月22日 16:24

返信ありがとうございます。

私も備品を一括管理する管理者を設けるとその1人にかなりの負担がかかってしまうため、懸念しています。
どうしても備品の管理が必要ということであれば、ルールをハッキリ決めて担当部署に責任者を持ち、各部署できちんと台帳に入力・管理をさせる。
それだけだとまた怠ってしまう可能性が高いので、半年に1度私もしくは担当者をつくり、チェックしていくのが妥当ではないかと思っています。

アドバイスありがとうございました。
現在この件について相談・アドバイスをもらえる職員がいないためかなり参考になります。


> 備品の中に有機溶剤や劇薬があり、法律で台帳管理が義務付けられているなら遡及して帳尻を合わせる必要があります。しかしながら、そういうものが備品にないなら、別の方もご回答していらっしゃいますが、台帳を遡及して合わせこむ必要はないのではないでしょうか。
>
> 切りのいい時期に一回台帳を締め、現場と事務とで数値を同じにして、新しく台帳管理を開始するイメージです。
>
> 蛇足ですが(当社も同じ悩みを抱えているのですが)備品を一括管理するとコスト削減できるように見えますが、管理者が必ず必要になるので人件費という形でコスト転嫁されます。この2つを天秤にかけないと、事務方の仕事が増えて何のための一括管理かわからなくなります。
>
>
> > はじめまして。
> > 総務課として勤務しています。
> > 数か月前から悩みの種が出来てしまい心が辛いので書かせてください...。
> >
> > 備品管理をされている会社は多いかと思いますが、
> > 勤務先の会社では現在まで経理/現場が分かれてそれぞれの方法で備品を何十年も管理していました。
> >
> > お互い足並みを揃えてきちんと管理出来ていれば経理/現場の備品台帳は誤差が少ないかもしれませんが、お互いに合わせる作業をしないまま何十年の時が過ぎ、今ではかなりの誤差があると認識しています。
> >
> > それをチェックして双方の台帳の誤差を合わせるようにという上からの命令に正直どこから手を付ければ良いか分からず、焦りや正直なところ苛立ちも感じてしまいます...。
> >
> >
> > 誰かがいつかはやらなくてはならないことなので、片付けてしまいたいのですがあまりにも誤差が大きいため作業の方向性も決められずにいます。
> >
> > このように、過去何十年分の備品を遡って台帳を合わせた経験をお持ちの方がいらっしゃればどのように作業を進められたかアドバイスをいただきたいです。
> >
> > また、これからきちんと備品管理をしていこう!という方針ではなく、過去のものを合わせるという作業が効率的なのか皆さんの意見も伺えたらと思います。
> >
> > ちなみにこの作業は私(入社5か月目)と直属の上司が行いますが、上司はほぼ関与しておらず、
> > 私が方針を一緒に決めてほしい。悩んでいると伝えても決定的な答えを出してくれずむしろこの問題から逃げているような態度です。
> >
> >
> >

Re: 備品管理が悩みの種です

著者 ユキンコクラブ さん

最終更新日:2020年07月23日 16:44

決算書の固定資産台帳と、市町村に提出する償却資産台帳を基本として、管理されるとよいと思います。減価償却額にも影響をきたしますので、、、

だいぶ前に辞めた会社ですが、、、そこは製造業でした。
この会社でも、現場で機械、備品、器具管理をしていて、番号を振って管理していましたが、管理簿に記載されている台数と、実際に稼働している機械との台数が合わない、、という事になり確認することになりました。。。

よくよくチェックすると、
同じ機械が重複して計上されていた(なんと番号も2つついていた。。。)
第1工場から第2工場へ移動した際に、第1工場で削除しなかったため、両工場で持っていることになっていた。
壊れて処分したのに、処分したときに除却チェックしなかったため、管理簿に残っていた。
リース機械は、管理簿に記載しないルールだったのに、いつからかリース機械も管理簿に記載され、かつ、決算書の固定資産台帳(機械、備品など)にも掲載されていた。。。(これはとても危ない。。。)
現場で勝手に消耗品として購入し、管理簿に乗せなかった。(少額資産計上していなかった)
その他、もろもろ、、、こんなんで良いのか、と社長に伝え、徹底的にチェックをしました。。。

そこで、最初に手を付けたのが、会社決算書の固定資産台帳と合っているかどうか、、、これが間違っていると決算に大ダメージを受けることになります。

基準となる台帳を一つ選んで、チェックしていくと漏れや記載ミス、重複記載などがわかってきます。また、チェックした機械等はその場で番号を振っていくことと、どこにあるか(設置場所、事務所1階とか、総務部窓側、、とか)を記録していくとわかりやすくなります。

私も半年ほどかけてチェックしてました。。1年もたつと機械移動等があってまたわからなくなってしまったりしましたが、番号管理できていたので楽になりましたよ。。。
私の場合は、エクセル管理でしたが、
知り合いの会社では、写真管理していました。(備品管理台帳がアルバムみたいになっていました。。。)

参考になればよいです。。。

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