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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

郵便コスト管理について

著者 ノエル さん

最終更新日:2021年03月26日 16:26

こんにちは。

総務業務の中の郵便業務について、皆様にお聞きしたいことがあり、投稿いたしました。
郵便についてですが、レターパックの使用頻度が低く、必要な社員から総務担当者宛に依頼があるのですが、そのたびに立替で郵便局まで買いに行かなくてはなりません。バタバタしているときもあるので、すぐに買いに行けないときもあります。
買い置きしておくほどの利用数でもないのですが、毎度現金を立替するのも気が引けているのですが、皆様どうされていますか?

また、人事部から社員宛の郵便物が発生した場合、その社員がいるにもかかわらず、自宅まで送付しているときがあります。
これって、ただの怠慢ですよね?郵便物によりけりかもしれませんが、直接渡せばよいと思っているのですが、アドバイスお願いします。

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Re: 郵便コスト管理について

著者 ぴぃちん さん

最終更新日:2021年03月26日 17:23

こんにちは。

考えいろいろですが、煩わしい手続きがある場合には、ルール化することは方法かと思います。

>レターパックの使用頻度が低く

レターパックの立替は誰がされているのでしょうか。
必要な方が郵便局で購入して、それを後から総務課に請求するということでしょうか。
使用頻度が極端にすくないのであれば、それでもよいかと思います。

月に何件かレターパックを使用するのであれば、会社にいくつか先に購入しておいておくことは方法ではありますね。
切手も貯蔵品として会社で一定額持っている会社はありますね。


> また、人事部から社員宛の郵便物が発生した場合、その社員がいるにもかかわらず、自宅まで送付しているときがあります。

その書類が何であるのか、そしてその社員がいついるのか、によるでしょうね。
例えば給与明細として、フルタイムの方は会社で手渡しをし、週1~2日の方は郵送という会社もあります。たまたま給与支給日が出勤日になっている場合でも郵送ということはあります。
これは、会社として給与支給日に在籍をしているかどうかを把握する手間を省いているとも言えますね。
ただ、郵送するときには通信費が生じますから、その金額を節約するためにフルタイムでない方の出勤日を確認して手渡しにしている場合もありますね。

どちらがよいのかは、考え方によりますので、会社で渡せばよいのになあ、と思う書類については、会社で話し合ってみてください。貴社のカイゼンにつながると思いますよ。

Re: 郵便コスト管理について

著者 うみのこ さん

最終更新日:2021年03月26日 17:33

弊社の場合は、レターパック・切手ともにある程度の在庫を持っています。
購入の際も、郵便局に依頼して、会社まで持ってきていただき、その場で小口現金で支払っています。
田舎なのと、毎日配送があるからできることなのかもしれませんが、交渉の余地はあるかと。

社員に渡す書類については、本人が出社している場合は手渡しです。
出社の予定がない場合は郵送もしますが、ほとんどありません。

ご参考までに……

> こんにちは。
>
> 総務業務の中の郵便業務について、皆様にお聞きしたいことがあり、投稿いたしました。
> 郵便についてですが、レターパックの使用頻度が低く、必要な社員から総務担当者宛に依頼があるのですが、そのたびに立替で郵便局まで買いに行かなくてはなりません。バタバタしているときもあるので、すぐに買いに行けないときもあります。
> 買い置きしておくほどの利用数でもないのですが、毎度現金を立替するのも気が引けているのですが、皆様どうされていますか?
>
> また、人事部から社員宛の郵便物が発生した場合、その社員がいるにもかかわらず、自宅まで送付しているときがあります。
> これって、ただの怠慢ですよね?郵便物によりけりかもしれませんが、直接渡せばよいと思っているのですが、アドバイスお願いします。

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