業務のデジタル化について

> はじめまして。
> 10年以上、総務として勤務してきましたがこの度別会社に転職した者です。
>
> 新人のため、もう少し様子を見るべきだったかも知れませんがひとつ聞いてください。
>
> 会社にひとつしかない会議室の予約管理。私の前任者まで、予約ツールがないまま総務が管理？してきました。
> 誰かが会議室を使っていると、『いつまで使うの？』『何時から使える？』など、直接職員同士で話せば済むことを橋渡ししていました。
> 当然ダブルブッキングもあり。。
>
> あまりの効率の悪さに職員全員で活用できるようGoogleカレンダーを整えました（本社では既に取り入れていること）。
> 最低限、閲覧だけでもしてもらえれば良いなと思ってのことでした。
> 私も責任が軽くなりますし。
>
> ところが、、人によっては設定が面倒のようで不機嫌さんも出てきました。。また、他部署の上司が私のメール連絡に乗っかって必ず取り入れるよう皆を追い込んだこともあり私に対する反感も大きくなったと思います。、
>
>
>
> 総務は私一人なので、効率良くできることはしていきたいのですが皆違う人間。うまく行きませんね•́ ‿ ,•̀


こんばんは。私見ですが…
自己管理をするのに効率化やデジタル化は問題ないでしょうが第三者についてはアナログの方が効率がいいこともあります。
当日の利用状況をボードなり予定表なりで張り出しされた方が「見てください」で済むので相手の手を煩わせることなく済むこともありますね。
自身の作業や役所関係等デジタルで問題ないものと社内でデジタル化できるものと従来通りのアナログがいいものとは分けて考えるといいのではと思います。
デジタル化だけではなく自分にとっては効率よくても相手には面倒となる事は多々あります。
色々再考されてみるのもいいのではないでしょうか。
とりあえず。

ton様

アドバイスありがとうございます。
おっしゃるとおり、アナログで良いこともありますよね。。
最初はいろいろ試してみようと思い貼り出しもしましたが、他部署の上司からアナログ過ぎると意見され、結果進めてしまったと言うわけです。

少人数の支社なのでトップに相談すれば良かったかな、とも思いますが今となっては後の祭りです。

今回の件は勉強になったと思い、今後の対応に活かしたいと思います。

アナログも悪くない！
心にとめておきます。
ありがとうございました！

こんにちは。

今までの方法を変更する時には，反発もあるものです。

> 当然ダブルブッキングもあり。。

これを改善しようとすれば，何かしらの予約管理は必要ですね。
で，Googleカレンダーを利用したという点については，問題はないと思います。

一方で予約なく，空いていれば使用できる，という状況であり，先に利用したもの勝ちでまかり通るのであれば，予約管理は必須でもない，という感じでしょうか。


> 人によっては設定が面倒のようで不機嫌さんも出てきました

これは，どのような方法を選択したとしても，ありえるお話です。
ダブルブッキングになったときに，総務課が対応しなければならないのであれば，改善には何かしらの管理方法は必要です。
そして，新しいシステムを導入する際には，一定数ついてこれなかったり，文句を言う方もいますね。

お部屋1室，管理台帳がある場所まで来ることが手間でない会社であれば，ノート等の活用も方法でしょう。

一方で部署で使用したいと思った際に，オンラインで予約できるのであれば，移動の手間はなくなりますね。


> 必ず取り入れるよう皆を追い込んだ

新しいシステムを導入する際には，周知と利用は必要になります。
利用されなければ，廃れるだけですが，ダブルブッキングの解消にはならないと思います。
ゆえに，周知したのであり，追い込んだわけではないと思います。
ただ，soumurieさんが追い込んだと思うのであれば，意見を集約してどのようにすれば問題がなくなるのかを，総務課内でお話し合いをされるとよいかと思います。

今や、いずれの企業関係者もコロナ感染防止上、自宅でにテレワークをマインとして業務の進行を図ってます。無論、時間設定などで、一時的な出社もしなければならいと気もありますし、その折には社内の会議室の使用についての管理が一番求められています。
社内会議室使用規則及び申込書の提出など規則として取り決めているでしょう。
現状は、社員全員持つ社内画で使用できますＰＣなどでその使用日時の確認など行っています。
その使用等については総務人事部担当者が適時管理し、情報を開示しています。
使用申込に関する規則上回答部署から四半期ベースで部署ごとの申し込み、一月ごとに部署担当者などの申し込みとしています。
参考までに、添付しました情報をもとに企業として使用等に関する管理体制を確認してはいかがでしょう。

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株式会社ウィズアス (英：withus inc.)；HP
企業が抱える会議室についての課題とその対策とは？
2020.02.04
https://www.withus-inc.co.jp/blog/facility-management/challenges-countermeasures-meetingrooms/

ぴぃちん様

コメントありがとうございます。
少し心が楽になりました。

男所帯で総務が私一人しかいないためコミュニケーションはあれども、気軽に相談できる同僚はおらず自分のしたことの良し悪しが分からなすぎて落ち込んでいました。

確かに、全員に賛同を得ることは難しいことです。。無いに等しいですね。

これからは、もう少しコミュニケーションを心がけて上手く立ち回りたいと思います◎
良い言葉をありがとうございました。

ビンゴ人様

コメントをありがとうございます。
会議室の管理がこんなに重要視されているとは思いませんでした。
教えてくださりありがとうございます。

いただいたURLも拝見いたしました。世の中の大会社は大変ですね。。

私は小さな支社ですが、やはりコロナでのオンライン会議室の増加、コロナの規制や意識がゆるんだことによる来客の増加などで会議室の利用が増えてきています。

私がやったことは、決して間違いではないと思いますが人間関係がものを言うのだと思い知りました。

皆様からコメントをいただけて自分を少し肯定できました。
ありがとうございました！