電子署名における署名者の規定について

初めて投稿します。
よろしくお願いいたします。

電子署名を採用されている会社様では、電子署名者をどのように規定されていますでしょうか？
当社では、「社内決裁後、人事総務部長が電子契約書上の契約締結名義者（たとえば本部長）に代わって電子署名をする」としていますが、契約を結ぶ取引様からは、「なんで締結名義者と署名者が異なるんだ？無権代理ではないか？」と多々問い合わせがあるようで、実際に契約を結ぶ営業部署より担当の私に「なぜこのような面倒くさい運用なんだ」とクレームが来て困っています。「誰がいつどのように署名をしたかを会社で把握する」ためなのですが、気の弱さもあり私から上手く説明できず納得してもらえません。上司に相談すると、「会社決定なのでいちいち対応は不要。流しておけ」と言われてしまいました。
当社と同様の運用をされている会社様はいらっしゃいますでしょうか？
いらっしゃれば、社内及び契約を結ぶ取引先へどのように対処されているかをご教示いただきたく、どうぞよろしくお願いいたします。
なお、当社は電子署名での受け側（受信者側）です。