相談の広場

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総務の給湯室

総務担当者同士の給湯室的空間!「みんなの会社ではどうしてる?」など・・・ご自由に!

社内便について

著者 にしこ さん

最終更新日:2025年09月30日 09:17

お世話になっております。

皆さんの職場は、離れた営業所や部署等とのやり取りをするために社内郵便のようなものは存在していますか?
専用の配送員さんが居て、離れた勤務地に書類を送ってくれるシステムです。
当然郵便切手などの送料は発生しません。

私の勤務場所は昔からあるのですが、届いた社内便の開封について気になっており、皆さんの職場はどうされているか参考に質問投稿させていただきました。

届いたものは事務員の女性が交代制で開封しています。
① 〇〇営業所宛、といったように勤務場所宛に送られてくることがあるので、その際は開封者が中身を見て担当者が誰か判断して渡しています。
② 〇〇様宛、といったように人の名前宛で送られてくることもありますが、その際もわざわざ開封して、担当者に中身だけを渡しています。

① の時は仕方ないとおもうのですが、②の時にも開封されるのが結構苦痛です。といいますのは、開封作業している人が、そのまま暫くジーっとしているときがあるのでそうすると「あー、中身めっちゃ読んでるな~」とバレバレです。
で、しばらくして自分の机に書類が置かれると「これを勝手に読んでたのね」となるわけです。

会社で他人に見られたらいけないような内容をやり取りしているわけではないのですが、
例えば営業所の人から私個人宛にお土産が届いた時も中身を見てから渡されたりしますし
労働組合宛に何か要望などの手紙を送ると(古い会社なので、紙のやり取りになってしまう。)、返事を読まれたりします。

正直、個人名宛に届いたものは勝手に開けないで欲しいし、開けないのが普通な気がするのですが、同じような社内便のシステムが存在している他の会社ではどのように取り扱っていますか??

全て一度開封する理由は、個人名宛に届いても実際の担当者が違っていることが多々あるためだと思います。
私としては、それならその時に対応すればいいだけじゃんって感じで、個人宛のものを開封する理由に値しない気がしています。
送付する側も担当者の私宛に送っているのに、他の人にまで見られてると思っていない可能性ありますし・・・。

皆さんどのように思いますか?
会社に運用方法の変更を依頼するのはおかしな意見でしょうか??
私が神経質すぎますかね・・・?
(長々と書きましたが結局はシンプルにその人に勝手にみられるのが不快です。)

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Re: 社内便について

著者 booby さん

最終更新日:2025年09月30日 10:58

3社に勤務経験がありますが、3社とも宅配便を使った社内便システムを持っていました。

法律上(建前ですが)郵便以外は信書を送付することができません。したがって、社内便では信書の秘密は適用されないので、途中で開けられて内容を確認されても問題なしとされる可能性があります。当社では「今は」社員個人宛の社内便を開けて中身を見ることはありませんが、業務以外のもの(例 旅行のお土産、私信)を送る従業員がいたりしたので、窓口の総務担当が一時期中を確認して個人的に注意していたことがありました。

送る側も受け取る側もマナーとしてどうかと言うことになるので、コピーを取られたりされない限り仕方ないかなと思います。

<アップロード後追加記入>
1社ですが「親展」扱いがあり、それは当人以外の中身確認禁止という仕組みになっていました。親展の仕組みを導入するのはアリだと思います。

ご参考まで。


> お世話になっております。
>
> 皆さんの職場は、離れた営業所や部署等とのやり取りをするために社内郵便のようなものは存在していますか?
> 専用の配送員さんが居て、離れた勤務地に書類を送ってくれるシステムです。
> 当然郵便切手などの送料は発生しません。
>
> 私の勤務場所は昔からあるのですが、届いた社内便の開封について気になっており、皆さんの職場はどうされているか参考に質問投稿させていただきました。
>
> 届いたものは事務員の女性が交代制で開封しています。
> ① 〇〇営業所宛、といったように勤務場所宛に送られてくることがあるので、その際は開封者が中身を見て担当者が誰か判断して渡しています。
> ② 〇〇様宛、といったように人の名前宛で送られてくることもありますが、その際もわざわざ開封して、担当者に中身だけを渡しています。
>
> ① の時は仕方ないとおもうのですが、②の時にも開封されるのが結構苦痛です。といいますのは、開封作業している人が、そのまま暫くジーっとしているときがあるのでそうすると「あー、中身めっちゃ読んでるな~」とバレバレです。
> で、しばらくして自分の机に書類が置かれると「これを勝手に読んでたのね」となるわけです。
>
> 会社で他人に見られたらいけないような内容をやり取りしているわけではないのですが、
> 例えば営業所の人から私個人宛にお土産が届いた時も中身を見てから渡されたりしますし
> 労働組合宛に何か要望などの手紙を送ると(古い会社なので、紙のやり取りになってしまう。)、返事を読まれたりします。
>
> 正直、個人名宛に届いたものは勝手に開けないで欲しいし、開けないのが普通な気がするのですが、同じような社内便のシステムが存在している他の会社ではどのように取り扱っていますか??
>
> 全て一度開封する理由は、個人名宛に届いても実際の担当者が違っていることが多々あるためだと思います。
> 私としては、それならその時に対応すればいいだけじゃんって感じで、個人宛のものを開封する理由に値しない気がしています。
> 送付する側も担当者の私宛に送っているのに、他の人にまで見られてると思っていない可能性ありますし・・・。
>
> 皆さんどのように思いますか?
> 会社に運用方法の変更を依頼するのはおかしな意見でしょうか??
> 私が神経質すぎますかね・・・?
> (長々と書きましたが結局はシンプルにその人に勝手にみられるのが不快です。)

Re: 社内便について

著者 springfield さん

最終更新日:2025年10月01日 15:17

こんにちは

私が勤務していた会社でも社内便(商品の物流配送チャーター便に便乗する形)は存在しました。
インターネットが普及する前の時代ですから、社内便なしにはコストをかけずに連絡業務を円滑に進めることはできなかったと思います。
私は本社の部署に所属していたので、支社・営業所とほぼ毎日 業務に関する書類のやり取りをしていました。

書類を封入するのには再生封筒を使用していましたから、封筒の全面に貼り付けた紙に10数行の記入欄があって、そこに 日付と差出人の部課所・氏名 → 受取人の部課所・氏名 を記入する という仕組みです。
記入欄がなくなるまで繰り返し使用して、封筒の状態が良ければ再度張り紙をして使用していました。
封の仕方は、セロテープだったりホッチキスだったり様々でした。

本社における集約作業(宛先ごとの棚からカバンに移し替えて物流部門に引き継ぐ)は総務課が担当していました。
逆に支社・営業所から本社に届いた封筒は、総務課の担当者が各部課の比較的新人の女子社員のデスクへ配って回っていました。
各部課へ届いた後は、それぞれにルールがあったのかもしれませんが、少なくとも私の所属部署では、宛先の氏名が明記されたものは開封されることなく本人へ配付されていました。
たまに、宛先が課名のみで担当者名が記入されていない場合や、別々の用件の書類を一つの封筒に入れて送ってくる営業所もありましたが、そのような場合には、課長あるいは係長が書類を確認して誰の担当なのかを判断して各担当者へ配付していました。

ご相談例の、宛先担当者名が明記されたものを比較的に職位の低い社員が全て開封するというのが、課所長が意図的に設定したルールでなく慣例的なものであれば、ルールの変更を検討するよう上司に伝えてもよいのではないかと思います。
万一、封筒から中身の一部の抜き取り忘れがあって、封筒ごと廃棄されてしまうようなミスが発生した場合に責任の所在があやふやになってしまうでしょう。

もしも、管理職である上司が部下の業務の進行状況について細大漏らさず把握しておきたいというような明確な考えがあって、その一環として届いた書類を自ら点検するというのなら、否定はできませんが、そこまで時間の余裕がある管理職はいないでしょう。

次に、相談者様が自分宛の封筒の内容物を人に見られるのが不快だということですが、これもまた会社の業務のための社内便という大前提を理解できていないのではないかと言わざるを得ません。
スマホのメールやLINE がある時代ですから、仲の良い同僚との心情的なやり取りは、そちらを利用すればいいでしょう。
純粋に業務関連の書類であれば、どうぞ見てくださいという気持ちでいることが大事でしょう。
労働組合とのやり取りは、相談者様の所属課所に組合の委員が居らず単なる組合員個人としてやり取りを行っているのであれば、連絡方法についての改善を組合の本部に求めた方がよいかもしれません。

一歩譲って個人的に小さな土産物をやり取りするような場合には、封筒を二重にして内側の封筒は、業務と関係無い私信であることが一目で分かるような図柄の物をあえて用いるとかの工夫をしてはどうでしょう。
それが許されないような厳格な会社であれば、私用に社内便を利用すること自体を控えるべきだと思います。

Re: 社内便について

著者 ニャンコロ さん

最終更新日:2025年10月01日 18:18

部署や本社等にもよるのかもしれませんが・・・

以前いた会社でも確かにこのようなシステムがありました。
なお、送ってよいものといけないものは規定されていないでしょうか。

私は人事関係がメインだったせいか、個人情報に該当するものも以前は送っていました。そのため、担当者名が記入されているものを原則、ほかの人が開封することはありません。

そのような可能性があるため、少なくとも担当者名があるものはその人、業務の担当者が開封。部署名しかないものはその部署の人が開封するようにしてはいかがでしょうか?
ちなみに、一般の郵便物、宅配便も同様なのでしょうか。不思議な気がします。

なお、昔はバレンタイン等にも社内便を利用する人がおり、さすがに総務から「業務利用のみ」となったことがあったような・・・

失敗談としては、営業所から個人名で宅配便が送付されて、内容は聞いていたので自分の都合で2.3日おいてから開封してみたところ、他部署あての書類が混ざっていた時です。まさか他部署の書類まで入っているとは思わず、もしかすると急ぎの書類だったかも・・・とあせりました。このような場合は、総務あてで送り、その中に各部署あての封筒がはいっているというルールがあるとありがたいですね。

> お世話になっております。
>
> 皆さんの職場は、離れた営業所や部署等とのやり取りをするために社内郵便のようなものは存在していますか?
> 専用の配送員さんが居て、離れた勤務地に書類を送ってくれるシステムです。
> 当然郵便切手などの送料は発生しません。
>
> 私の勤務場所は昔からあるのですが、届いた社内便の開封について気になっており、皆さんの職場はどうされているか参考に質問投稿させていただきました。
>
> 届いたものは事務員の女性が交代制で開封しています。
> ① 〇〇営業所宛、といったように勤務場所宛に送られてくることがあるので、その際は開封者が中身を見て担当者が誰か判断して渡しています。
> ② 〇〇様宛、といったように人の名前宛で送られてくることもありますが、その際もわざわざ開封して、担当者に中身だけを渡しています。
>
> ① の時は仕方ないとおもうのですが、②の時にも開封されるのが結構苦痛です。といいますのは、開封作業している人が、そのまま暫くジーっとしているときがあるのでそうすると「あー、中身めっちゃ読んでるな~」とバレバレです。
> で、しばらくして自分の机に書類が置かれると「これを勝手に読んでたのね」となるわけです。
>
> 会社で他人に見られたらいけないような内容をやり取りしているわけではないのですが、
> 例えば営業所の人から私個人宛にお土産が届いた時も中身を見てから渡されたりしますし
> 労働組合宛に何か要望などの手紙を送ると(古い会社なので、紙のやり取りになってしまう。)、返事を読まれたりします。
>
> 正直、個人名宛に届いたものは勝手に開けないで欲しいし、開けないのが普通な気がするのですが、同じような社内便のシステムが存在している他の会社ではどのように取り扱っていますか??
>
> 全て一度開封する理由は、個人名宛に届いても実際の担当者が違っていることが多々あるためだと思います。
> 私としては、それならその時に対応すればいいだけじゃんって感じで、個人宛のものを開封する理由に値しない気がしています。
> 送付する側も担当者の私宛に送っているのに、他の人にまで見られてると思っていない可能性ありますし・・・。
>
> 皆さんどのように思いますか?
> 会社に運用方法の変更を依頼するのはおかしな意見でしょうか??
> 私が神経質すぎますかね・・・?
> (長々と書きましたが結局はシンプルにその人に勝手にみられるのが不快です。)

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