面談アポイント

取引先より上司宛に電話でアポイント依頼がありました。
日程や出席者（役員）の調整から決定までは電話で済ませましたが、念の為にメールを差し上げた方がよろしいでしょうか？
その際のメールの文章で定例文などありましたら教えてください。
よろしくお願い致します。