出張手配について

はじめまして。
企業で取締役の秘書をはじめて3ヶ月になろうとしている者です。
秘書の経験が豊かではないため、プロフェッショナルな方々からご教示頂ければと思い、書き込み致しました。

実は、出張の手配について迷っています。
航空券、新幹線券、ホテル等を手配した後に、出張の何日前にご本人にチケット等手渡していますか？
(秘書(私)が付き添うことはないので、ご本人に管理していただくことになります。)
比較的出張が多いので、忙しいのを考慮し忘れないよう前日か、それとも万が一に備えて数日前にか…？
どちらがベターなのか、皆様は如何でしょうか？

本当に些細な質問で申し訳ありません。
秘書経験は数年あるのですが、今まで勤めていた会社は中小企業で何ともおおらか（大雑把）でした。
はじめて大きな企業にうつり、まだ重役と話すのさえ緊張してしまいます。
皆様は、ついている方とどの程度の距離感を保っていますか？
そこもとても気になります。

他の取締役秘書の方々に聞けばよいことですが…ベテラン過ぎてこんな初歩的な質問が出来ずに、3ヶ月自己流できたことが多く、正しい答えがわからず悶々としていました。

くだらない質問かもしれませんので、もしお時間ありましたらで結構です。
どのようにしておられるか、ご教示頂けると幸いです。