企業法務

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海外出張の旅費精算（両替ﾚｰﾄ）について

海外出張時の旅費精算につき、両替ﾚｰﾄをどう見るかを相談致します。わが社では海外に出張する際、旅費の精算規定はありますが、中国に出張する際には、手当、現地経費は元立てで、元/円の両替ﾚｰﾄにより日本円で精算することとなっています。精算する金額につきましては、概略：日当（日日出張手当_規定額）＋宿泊費（ﾎﾃﾙ代_規定額）＋現地経費（現地での交通費等。中国で航空券を購入した場合も含む）となります。日当と宿泊費だけで1人1日につき750～800元/日になりますが、20日間出張になれば15,000元～16,000元。航空券まで含めると20,000元/人20日くらいとなります。元/円の両替ﾚｰﾄにつきましては、中国では銀行・Hotel等はほとんどﾚｰﾄ差は無く（中国銀行ﾚｰﾄ）、今までは現地で両替したﾚｼｰﾄを証拠として帰国後に精算処理を行っていました。しかしながら、最近、日本を出国する際に日本の空港の両替商で悪いﾚｰﾄで小額（100元程度）を両替し、そのﾚｼｰﾄを証拠に全金額を精算する者が出て来ました。（常識的には故意としか思えない）ご存じの通り、日本で両替した場合、中国現地と比べ、1.5～2円/元はﾚｰﾄ差がありますので、上記の場合、手当をもらいながら更にﾚｰﾄ差で3万円は個人の懐に入ることとなります。会社としては10人/月くらい出張しますので、30万円/月。年間360万円はﾚｰﾄ差が出てきます。会社では大々的に経費削減を唱え、会社に不利益な場合は内部通報規定まであります。規定にはどこで両替を行うかまでの詳細の規定がない不備は有ろうかと思いますが、今まで通り現地で良識的に両替した者と、故意に日本で両替した者との差が大きすぎ、腑に落ちません。又、現地経費までのﾚｰﾄ差が個人の懐に入るのも腑に落ちません。まさしくモラルの問題と思いますが。。。同様の旅費精算を行っている会社は両替ﾚｰﾄをどのように決めていますか？又、このような場合、横領に当たるのでしょうか？

著者どう考えますかさん

最終更新日:2010年12月16日 16:19

海外出張時の旅費精算につき、両替ﾚｰﾄをどう見るかを相談致します。
わが社では海外に出張する際、旅費の精算規定はありますが、中国に出張する際には、手当、現地経費は元立てで、元/円の両替ﾚｰﾄにより日本円で精算することとなっています。
精算する金額につきましては、概略：日当（日日出張手当_規定額）＋宿泊費（ﾎﾃﾙ代_規定額）＋現地経費（現地での交通費等。中国で航空券を購入した場合も含む）となります。
日当と宿泊費だけで1人1日につき750～800元/日になりますが、20日間出張になれば15,000元～16,000元。航空券まで含めると20,000元/人20日くらいとなります。

元/円の両替ﾚｰﾄにつきましては、中国では銀行・Hotel等はほとんどﾚｰﾄ差は無く（中国銀行ﾚｰﾄ）、今までは現地で両替したﾚｼｰﾄを証拠として帰国後に精算処理を行っていました。

しかしながら、最近、日本を出国する際に日本の空港の両替商で悪いﾚｰﾄで小額（100元程度）を両替し、そのﾚｼｰﾄを証拠に全金額を精算する者が出て来ました。
（常識的には故意としか思えない）
ご存じの通り、日本で両替した場合、中国現地と比べ、1.5～2円/元はﾚｰﾄ差がありますので、上記の場合、手当をもらいながら更にﾚｰﾄ差で3万円は個人の懐に入ることとなります。
会社としては10人/月くらい出張しますので、30万円/月。年間360万円はﾚｰﾄ差が出てきます。

会社では大々的に経費削減を唱え、会社に不利益な場合は内部通報規定まであります。
規定にはどこで両替を行うかまでの詳細の規定がない不備は有ろうかと思いますが、今まで通り現地で良識的に両替した者と、故意に日本で両替した者との差が大きすぎ、腑に落ちません。
又、現地経費までのﾚｰﾄ差が個人の懐に入るのも腑に落ちません。
まさしくモラルの問題と思いますが。。。

同様の旅費精算を行っている会社は両替ﾚｰﾄをどのように決めていますか？
又、このような場合、横領に当たるのでしょうか？

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Re: 海外出張の旅費精算（両替ﾚｰﾄ）について

どう考えますか　さん　こんにちは

お話では、「海外出張旅費規定」が社員をはじめ社内で十分把握されていないようですね。

基本的には、
（旅費の清算）
第４条　旅費清算は邦貨にて行うものとし、外貨の換算は出国時の国内為替レートとする。

との条件を定めて採算を行うことが賢明であると思います。
過不足等の清算も出国当日為替レート換算でおk所ぬことが賢明でしょう。
ルールの一本化を図るべきでしょう。

お話の現地での両替は、あくまで本人の意思で行ったことであり、そのレートを容認することは必要ないでしょう。

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Re: 海外出張の旅費精算（両替ﾚｰﾄ）について

著者外資社員さん

2010年12月17日 11:11

こんにちは

当社では実態重視で行っています。
精算は、会社が定めたレートで行います。（毎日変化）
最近のＣＣは円払いも可能なので、そのような場合には円建てで精算します。
両替が必定な場合には、その手数料のみ実施払いをします。
また、状況からレートの悪い両替を行った場合には、その両替金額のみ、そのレートは適用します。
実際の出費との間には多少は乖離がありますが、ならせば平均になるのが望ましいと考えています。
多少の不利は、出張手当が補完するという考えです。
何となく面倒なように思いますが、精算の手順が出来ていれば自動計算等を導入できますから、それほど手間はかかっていないようです。

ご指摘のような問題は、出張精算というミクロで見れば、問題があるかもしれませんが、社員のやる気や、会社取引レートの為替差損や差益に比べれば微々たるものという考え方もありますよね。

出張の場合に、レートが悪かろうが日本の空港で両替せざる負えない場合はあります。　始めての土地や、到着が夜間になる場合です。　夜間で両替は閉まっていたら、現金が無ければタクシーの利用が出来ません。また中国では偽札が多く、レートの良すぎる両替所に偽札が多いことも事実です。
ですから、一方的に問題にせず、出張者の意見も聞きながら、精算方法を決めてみたら如何でしょうか？