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納品書と請求書の照合作業

著者 ダイコン さん

最終更新日:2012年01月13日 21:05

納品書と請求書の照合作業について質問させていただきます。

弊社では、納品書の情報を一度、蔵奉行という仕入システムに登録し、その蔵奉行のデータと請求書とを照合する形をとっております。

ただ、蔵奉行に納品書のデータを入力するのは、手間のかかる作業であり、入力後のデータは、請求書との照合以外、特に使用する機会もありません。

蔵奉行の使用用途は、

   請求書との照合

   購入したものの情報を蔵奉行から印刷し保管しておく

といった2点です。

私の考えでは、蔵奉行への入力は必要なく、納品書と請求書を直接見比べて照合すれば問題ないと思っています。

購入したもののデータをシステムに入れておく理由が分かれば作業に納得できるので、『経理として通常の作業である』、『経理の決まりである』、『このような利点がある』、『他の会社ではこのようにしている』などありましたら、ご助言頂けたらと思います。

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Re: 納品書と請求書の照合作業

ダイコン さん
こんにちは

貴社の具体的な請求方法(同一相手先でも品種や時期によって請求書を分けたり、相手先基本サイトから外れた請求があったり)が分かりません。
 請求先に因ってその締日やサイト、支払方法も異なるのではないでしょうか(文面からは分かりません。)
そうしたことが、無いこと、そして、机上で納品書を収集して整理した上で、机上で請求書が起こせる。その工数は現在の蔵奉行よりも工数が小さいのであれば、手作業で宜しいと考えます。
 文面から入力したデータから会計仕訳データと連動しているような運用にもなっていないようですから。
 他、在庫品の在庫管理が手作業によって滞る可能性があるとか、在庫管理による内部利益と売価との差額の結果が営業成績に関係しない等であれば、現在の入力は不要と判断します。
 そのあたりの納品書の周りのしくみと影響を今一度、調査して検討しては如何でしょうか

Re: 納品書と請求書の照合作業

著者ダイコンさん

2012年01月14日 21:17

早速のご返信ありがとうございます。

この納品書と請求書の照合作業は、

 相手先から品物と一緒に届いた納品書
        と
 後日、相手先から送られてくる請求書

の内容が合致しているかどうかの作業であります。

売りではなく、材料や事務用品などを弊社が買った場合の
作業となります。

説明が分かりづらく申し訳ありません。

Re: 納品書と請求書の照合作業

ダイコン さん
おはようございます。
購入でも同様です。

貴社請求締日が毎20日であれば、納品書の着日(仕訳計上日は会社間の付き合いから多少前後する場合があります。)を見まして前月21日から当月20日までを対象とし、相手会社別に分けます。(請求が本社一括または支店別等の場合もありますので、約束とおりに分けます。)
 そして、購入商品によっては既に決済済みがあるかも知れませんので、支払済みの納品書を別にしておきます。
残された商品購入代金を合算します。
 その計算の時に消費税や付帯諸費用をも分類します。
特に消費税は納品書記述の金額を合算した上で計算しないよう注意してください。
 それらの金額計と請求書記載金額とを比較します。

在庫品管理や買掛金管理や会計等関連(前回記述)を貴社運用を確認し、相応の手作業とこれまでの入力作業と比較しては如何でしょうか

尚、支払のサイトについて会社間の規模、大きさや取引物によりましては、相手方サイトに従う場合がありますので、それも上司等お聞きした上で、精査し、ご提案すると宜しいかと思います。

Re: 納品書と請求書の照合作業

著者ダイコンさん

2012年01月15日 22:58

大変ご丁寧にご回答頂き、ありがとうございます。

出来るだけ削減できる作業を見つけて、効率的に仕事を進めたいと考えているのですが、まだ経理経験も浅く、作業内容を変えるには不安がある為、ご質問させて頂きました。

もう少し、精査し、検討していきたいと思います。

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