タイムカードの保管方法

おはようございます。

ご存知のようにタイムカードは労基法109条の「賃金その他労働関係に関する重要な書類」の一つですから3年は最低保存が必要ですし、助成金や労基署臨検等何かと必要になることもありますから、該当の物がすぐ出せるように適正保管が必要ですよね。

参考までに、この森の運営者さんが「タイムカードボックス」という商品を出しておられますよ。

保存期間のことを考えると、月別にしておいた方が保存期間を過ぎた後の廃棄が楽かもしれません。その場合は従業員の並び順を統一して(カードにナンバリングしてでも)おいた方が必要な時に探しやすいと思います。

当社もタイムカードを利用しており上記のようにして保管しています。ただ、PC連携型なので打刻データ、勤怠結果は全てPC内に保存してあり必要な時はそちらを利用します。現物は法定保存期間の間は一応書類キャビネット内で保存してます。

ご参考まで。


> こんばんは。
>
> 最近、タイムカードの保管に手を焼いています。
> 発端は退職者の一年分のタイムカードの履歴をコピー
> するところから始まり、
> ハローワークで助成金の関係で半年前のタイムカードの
> コピーを提出するだけだったんですが。
>
> 現在の保存方法は支社（20～30人）毎の月毎に輪ゴムで
> くくってコピー用紙のダンボールに入れています。
> 過去に参照した形跡があり、かなりバラバラになってしまっており、一枚のタイムカードを探すのに苦労しました。
>
> 後の事を考えると、個人毎の月毎がいいように思えるのですが、みなさんはどう整理保管していますか？
>
> ダンボールにドン！ではなく参照しやすくまとめるものが
> あるといいのですが。
>
> よろしくお願いします。

こんにちわ。

当社も同じ、分類は所属ごとの月単位で保管しています。
確かに特定の社員の過去1年分のタイムカード…と探す場合は、個人ごとにファイリングされていると早いですよね。

ただ、他の方も書かれていますが、
何年過ぎたら倉庫行き、それから何年過ぎたら破棄…という作業をするために月ごとの方が整理はしやすいのかな？と思っています。

ちなみに当社の保管方法ですが、
ボックスファイルに縦に並べています。
月ごとは輪ゴムなので同じですね（笑）
先頭の社員のタイムカードに『○年○月』と見出しをつけています。

ご参考までに。

保管は月別が好ましいと思います。

更に、並び順を統一にし
※従業員に社員ｺｰﾄﾞってありませんか？
無ければ番号管理した方が良いです。

一つの方法としては、月ごとにＰＤＦにとってパソコンで管理すると言う方法もありますよ。
並び順を統一にしておけば、探すのも楽だと思います。

また、量が多いと大変ですが、月ごとのフォルダをつくり、従業員名で１枚ずつＰＤＦに取り、管理するのも良さそうですね。
２０～３０人ならこっちの方が楽そうです。

ＰＤＦはﾍﾟｰｼﾞを分割したり結合したりできるフリーソフトがあるので、それを利用すると便利です。

ご参考までに。

※
輪ゴムで纏める管理だけは絶対やめた方がいいです。
輪ゴムが劣化して切れてしまうともう…
ぐっちゃぐちゃになりますから(^_^;)