請求書の電子化

ぽっぽりさん　　こんにちは

経済産業省Hp、参考事例が掲載されています。
会社法、法人税法との関係から拝見しますと、専門家税理士、公認会計士の方にご相談が賢明でしょう。


経済産業省ホーム > 情報政策ホーム > 文書の電子化の促進 > 文書の電子化・活用ガイド > ［導入編］電子化の導入事例http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/dounyu3.html#pagetop

早速のご返答ありがとうございます。

> 経済産業省ホーム > 情報政策ホーム > 文書の電子化の促進 > 文書の電子化・活用ガイド > ［導入編］電子化の導入事例http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/dounyu3.html#pagetop

こちらの(6)がやりたいことと一番近いと思うのですが、
紙のものをスキャンするのではなく、初めからデータで提出してもらう場合も必要事項が同じなのかわかりませんでした。
理解力に乏しくて申し訳ありません。ご教授くだされば幸いです。

ぽっぽり様

ご疑問の内容には2つのポイントがあると存じます。
１．電子化された請求書は有効か
２．その場合求められる要件は何か

> 現在その紙データを全てPCに手入力して集計しています。
> これを業務効率化のために電子媒体にすることは可能でしょうか？

電子媒体にすること自体は問題ないものと思われます。

> 請求書には電子署名が必要と聞きかじったのですが、

電子署名が無い＝無効とはなりません。
御社とお取引先が電子データでの請求書の授受と
内容に同意すれば請求は有効なものと思われます。

尚、以下の点にご留意が必要かと思われます。
（既知の内容でしたらご容赦下さい）

現在、御社がお取引先から受け取られる請求書には
何らかの印鑑が押されているかと思われますが、
印鑑の効果は、請求内容の「真正な意思の表明」
「責任の明確化」「改ざんや変更の防止」となります。

一方、ご存知の通り電子データは変更が容易です。
電子署名は、電子署名法によって従来の印鑑と同様の
法的効力が認められていますが、機能的な特徴として
「電子署名された電子データは改ざん変更が不可能」
であることが挙げられ、従来の紙と印鑑同様の事務が
可能です。

また、電子化された請求書の保存は、法定保存書類の
対象となります。この場合、電子帳簿保存法で
保存方法が定められていますが、この中で保存対象の
電子データへの電子署名とタイムスタンプの実施が
明記されています。
蛇足ですが電子契約なども同様です。

上記の通り、お取引先に請求電子データに対して
電子署名を実施して頂ければ最も安全な運用となりますが
コストの問題やお取引先への強制が難しいなど課題は
あるものと思われます。

あまり長くなってもいけませんので、今回は
ここまでとさせて頂きます。
記載内容でご興味やご疑問があればお問い合わせ
下さい。

尚、後出しで恐縮ですが、弊社では以下のような
サービスを提供致しております。
ちなみに以上までの内容に営業トークは
入っておりません（笑）
http://www.isence.co.jp/service/ser01.html

請求書を出す側、受け取る側で、双方で電子請求を認めていればよろしいようです。

直接リンクの諾否が書かれていませんでしたので、検索方法を記述します。

google検索キーワード「請求書の電子化」
でヒットする他サイトの相談室Ｑ＆Ａを参照してみてください。

手順や注意事項が記述されています。