マイナンバーの保管期限について

従業員の、ということであれば、マイナンバーは給与所得者の扶養控除等（異動）申告書に記載されていて、７年間保管することとされています。ゆえに申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日から7年間の保存義務があります。
その上で、保存期間等を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない、というのが現状の対応になるかと思います。


給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間（国税庁ホームページ）
http://www.nta.go.jp/taxanswer/gensen/2503.htm



> マイナンバーの保管期限について教えてください。
>
> 現在、給与ソフトのクラウド上でマイナンバーを管理しております。
>
> マイナンバーの保管期限は7年といいますが、具体的にいつまでとなりますでしょうか。
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> 最短で、いつの年の分（2016年？2017年？）を何年で廃棄処分という問題が出てきますでしょうか。
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> 日付も含めてわかりやすくご説明いただければ幸いです。
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ご回答ありがとうございます。

すみません。そもそも申告書の提出期限というのがよくわかっておりません。

平成28年の扶養控除申告書から記載になったということでしたでしょうか。

その前からありましたか？

その場合は平成何年にその問題が出ますでしょうか。



> 従業員の、ということであれば、マイナンバーは給与所得者の扶養控除等（異動）申告書に記載されていて、７年間保管することとされています。ゆえに申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日から7年間の保存義務があります。
> その上で、保存期間等を経過した場合には、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない、というのが現状の対応になるかと思います。
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> 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間（国税庁ホームページ）
> http://www.nta.go.jp/taxanswer/gensen/2503.htm
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> > マイナンバーの保管期限について教えてください。
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> > 現在、給与ソフトのクラウド上でマイナンバーを管理しております。
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> > マイナンバーの保管期限は7年といいますが、具体的にいつまでとなりますでしょうか。
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> > 最短で、いつの年の分（2016年？2017年？）を何年で廃棄処分という問題が出てきますでしょうか。
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> > 日付も含めてわかりやすくご説明いただければ幸いです。
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平成28年分であれば、平成36年迄が保管期間になります（元号はかわってしまいますが）。

給与所得者の扶養控除等の（異動）申告書は
”税務署長及び市区町村長へ提出することになっていますが、給与の支払者は、税務署長及び市区町村長から特に提出を求められた場合以外は、提出する必要はありません（給与の支払者が保管しておくことになっています。）”
という取扱になりますので、給与支払者は法令の定める期間保管が必要になります。

［手続名］給与所得者の扶養控除等の（異動）申告（国税庁ホームページ）
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_01.htm

番号記載は平成28年分から欄ができ、平成29年分から必要であったとおもいますが、保管しなければならない期間にかわりはありません。



> ご回答ありがとうございます。
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> すみません。そもそも申告書の提出期限というのがよくわかっておりません。
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> 平成28年の扶養控除申告書から記載になったということでしたでしょうか。
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> その前からありましたか？
>
> その場合は平成何年にその問題が出ますでしょうか。
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こんばんは。横からですが…


> すみません。そもそも申告書の提出期限というのがよくわかっておりません。
>

扶養控除申告書の提出期限は申告書の裏にも記載されていますが

『その年の最初に給与の支払を受ける日の前日（中途就職の場合には、就職後最初の給与の支払を受ける日の前日）までに提出』

となっていますので極論だと給与支給日前日でも良い事になります。
通常は給与計算を始める前と捉えることが多いでしょう。

> 平成28年の扶養控除申告書から記載になったということでしたでしょうか。
>
> その前からありましたか？
>
> その場合は平成何年にその問題が出ますでしょうか。
>

上記期限後に

『提出を受けたその申告書を、その申告書の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間の保存が義務付けられる』

となります。
２８年１月の給与支給日前が提出期限となり、その翌年29年1月11日から7年間の保管義務となります。

ですが最初にクラウドで管理されていると言われましたので別途提出があれば扶養控除申告書に記載が無くとも問題ありません。
経験則で扶養控除申告書への記載指示はしていないところも見かけております。

『給与支払者と従業員との間での合意に基づき、従業員が扶養控除等申告書の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載した上で、給与支払者において、既に提供を受けている従業員等の個人番号を確認し、確認した旨を扶養控除等申告書に表示するのであれば、扶養控除等申告書の提出時に従業員等の個人番号の記載をしなくても差し支えありません。』　　出所：国税庁　源泉所得税関係に関するFAQより

退職者の不要となったマイナンバーは速やかに適切に処理とありますので扶養控除申告書に記載されると7年保管となり速やかな処理が出来ないために記載していないとの事です。
まあ･･･黒塗り等で手を加える事でも対応は可能なんですけどね。
後はご検討ください。
とりあえず。

ちなみにですが、個人情報保護委員会はこんなこともおっしゃってます。

Ｑ６－５ 個人番号の廃棄が必要となってから、廃棄作業を行うまでの期間は、どの程度許容されますか。
Ａ６－５ 廃棄が必要となってから廃棄作業を行うまでの期間については、毎年度末に廃棄を行う等、個人番号及び特定個人情報の保有に係る安全性及び事務の効率性等を勘案し、事業者において判断してください。

https://www.ppc.go.jp/legal/policy/answer/

こうあるので、絶対に７年間ぴったりで廃棄しなくとも、たとえば年度末時点で７年半経過していても許容されるのかなあ、と思います。
御参考になれば・・・