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定款の原本証明の方法について

著者 azuzu さん

最終更新日:2019年02月27日 22:50

役所への提出書類として定款の写しが必要になりますが、PCから現行の定款を出力する際に、最後の余白部分に「原本と相違ありません」との文言及び社名、代表者名、日付を新たに入力したものを出力し、契印と捺印をすることで原本証明となりますでしょうか?
それとも、あくまでも出力した後に直筆やゴム印で原本を証明するものなのでしょうか?

よろしくお願い致します。

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Re: 定款の原本証明の方法について

著者村の平民さん

2019年02月27日 23:45

著者 azuzu さん 最終更新日:2019年02月27日 22:50 について私見を述べます。

① 「PCから現行の定款を出力する際に、最後の余白部分に『原本と相違ありません』との文言及び社名、代表者名、日付を新たに入力したもの」と比べ、「出力した後に直筆やゴム印で原本を証明するもの」との相違が不明です。
 読解力が不足しているのか、私にはその違いが理解できません。まったく同じもののように思えますが???

② 法律上、原本と相違ないと言えるのは、公証人だけではないでしょうか。
 最初設立した際に、公証人役場で定款を認証してあると思います。
 しかし、一般には、設立後の定款変更の際は、公証人の認証をしていないと思います。

③ 従って、定款の写しが必要という役所の担当者に聞くべきでは無いでしょうか。総務の森の閲覧者が言ったとしても、それは役所の担当者が認めるか否か、危ういと思います。
 役所の係員をおそれる必要はありません。聞くは一時の恥、聞かぬは一生の損・・・

Re: 定款の原本証明の方法について

著者azuzuさん

2019年02月28日 00:48

ご回答ありがとうございます。
また、分かりづらい表現で申し訳ありませんでした。

> ① 
「PCから現行の定款を出力する際に、最後の余白部分に『原本と相違ありません』との文言及び社名、代表者名、日付を新たに入力したもの」
とは、パソコン上で定款の最後のページの余白部分に、文言等をパソコンで打った文字で付け加えて、それを出力したものという意味です。

パソコンで打ち直すと書き換えたような行為になるので、それは写しとはならないのかもしれないと考えました。

インターネット上で原本証明の書き方を調べていたところ、パソコンから出力した定款にゴム印を使ったり、直筆で署名捺印したものの例や、別紙に文言等をパソコンで打ち出したものを綴じて契印したものはあったのですが、上記のような例が見当たらなかったもので。

> ② 法律上、原本と相違ないと言えるのは、公証人だけではないでしょうか。
設立当初の定款から何度か変更をしており、役所にてその定款の写しが必要とされた際に、会社で原本証明をしたうえでの提出をお願いしますとのことでした。
原本証明の上記のような詳しい方法だけを改めて聞きに行くのもと思い、質問させていただきました。

Re: 定款の原本証明の方法について

著者-くろ-さん

2019年02月28日 10:53

こんにちは。
経験上から回答いたします。

結論から言うと、届け出先(役所の部署等)によって、やり方が変わる場合がありますので当該役所に、ご確認ください。
個人的には、差替えの可能性がある場合は「出力した後に直筆やゴム印で原本を証明する。」が良いと考えます。それほど、手間がかかりませんし、提出回数もほとんどありませんので・・・

法務局での登記の際に担当者に聞いた話では、

①届出は「原本」であり「写し(コピー)」ではない。
 よって「この写しは原本と相違ない」といった文言では受け付けられない。

定款の「原本」とは、あくまでも文言であり紙そのものではない。
 よって、全く同じ字や句読点などの文書を手書きまたは打ち出したものも「原本」となる。

定款登記時の受付印等があれば「原本」と分かるが、②によって作成した物は証明が出来ない。その際に、「原本証明」を行う。
証明者は、事業所の代表者の署名でも良いが、証明することが容易ではないので、通常は代表社印(会社の登記印であれば法務局で確認が取れる為。)を押印して証明する。
ちなみに、代表者の委任状があれば、誰でも届け出が可能です。

④「原本と相違ありません」等の文字を印字してしまうと、どこまでが原本か分からなくなるので、追記(手書きや押印等)が望ましい。もし、入れる場合は「上記は~」や「右は~」など、誰が見ても「原本」の範囲が分かる文字をいれる。


市役所等の部署によっては、担当部課長印や社印でも良いという場合もあります。また、「この写しは原本と相違ない」等の文言でも良いケースもありますので、ご確認ください。

Re: 定款の原本証明の方法について

著者azuzuさん

2019年02月28日 11:57

丁寧なご回答ありがとうございます。
よく分かりました。

やはり最終的には、お二人のおっしゃる通り再度役所に問合せをし、ご回答いただいた内容は今後の参考とさせていただきます。

ありがとうございました。

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