受け取った請求書への検印について

> 弊社では購入品、月額利用料やリース料等の請求書の支払いを稟議書で1件ずつ申請しています。
> 経理担当者へは、請求書と承認済の稟議書を添付して提出をしています。
>
> そこで質問があります。
>
> 経理担当より、
> 今後は請求書の内容に誤りがないか部署の責任者がチェック・検印し、
> 検印がないものは稟議書が添付されていても受け付けないという
> 新ルールを導入・徹底したいと言われています。
>
> 一度、社長まで稟議を通して決裁がおりているものなのに
> 改めて請求書に検印をしてまで時間をかけてチェックする必要があるのでしょうか。
> もちろん請求書を経理へ提出する際は、金額など内容に誤りがないか
> 担当者がきちんとチェックしています。
> 今までミスが多発したということもありません。
>
> システムなど定額の請求書は金額に変動がないのでただひと手間増えるだけにしか思えず・・・
> 他の会社の方は稟議が通った請求書の処理をどうしているのかお伺いしたく。
> ご意見いただければ幸いです。
> よろしくお願いいたします。


こんにちは。私見ですが…
社長が決裁したとしても請求書の内容まで把握されているのでしょうか。
毎月固定費用であればわかりますがそうでないものの内容まで把握しているものなのでしょうか。
また経理担当者が変更したい理由は担当者なりの何かがあるという事と思いますが確認はされましたか。
リース料やシステム利用料等毎月固定経費とそうでないものと分けて考えることは難しいでしょうか。
合理化、簡素化とあわせて上司や経理担当者と確認されてはどうでしょう。
とりあえず。

こんにちは。

会社での決済方法は、会社ごとに違うといえるかと思います。
御社の内部事情まではわかりませんが、今回、各部の責任者が確認している請求書を、経理担当から確認済みとわかるように検印するように要望があった、ということでしょうか。

ミスが多発してもいけないとは思いますが、請求書が誤っているという状況は1回でも会ってはいけないことであるかと思います。

今回、経理担当からの要望がなにのためであったのか、がわからないとなんとも言えないかと思います。

他部署で請求書の誤りがあったまま申請があったのか、経理担当からの確認をしたい事項があった場合に対応しなかった部があったために、請求書と稟議書を処理した担当者を明確にしたい等の要望があったのか、そうしなければならない理由を確認されてはいかがでしょうか。

何かしらのミスが各部署に起因するものであれば責任者の所在を明らかにするため、というのはあり得るかと思います。
いずれにしても、検印が手間でしかないと考えるのであれば、双方の理由や根拠を確認することがよいと思います。



> 弊社では購入品、月額利用料やリース料等の請求書の支払いを稟議書で1件ずつ申請しています。
> 経理担当者へは、請求書と承認済の稟議書を添付して提出をしています。
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> そこで質問があります。
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> 経理担当より、
> 今後は請求書の内容に誤りがないか部署の責任者がチェック・検印し、
> 検印がないものは稟議書が添付されていても受け付けないという
> 新ルールを導入・徹底したいと言われています。
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> 一度、社長まで稟議を通して決裁がおりているものなのに
> 改めて請求書に検印をしてまで時間をかけてチェックする必要があるのでしょうか。
> もちろん請求書を経理へ提出する際は、金額など内容に誤りがないか
> 担当者がきちんとチェックしています。
> 今までミスが多発したということもありません。
>
> システムなど定額の請求書は金額に変動がないのでただひと手間増えるだけにしか思えず・・・
> 他の会社の方は稟議が通った請求書の処理をどうしているのかお伺いしたく。
> ご意見いただければ幸いです。
> よろしくお願いいたします。

○×△□ さん
こんにちは

社長の確認が取れていてもtonさんの発言とおり、それら詳細まで確認しているとは到底思えません。
　某自動車メーカーでも起きている事や購入担当者や支払担当者の不正等もあり、何かしらの然るべき担保は必要であるところからの事と思います。
　また、別の方向から考えますと、請求書内容を債権債務業務をコンピュータ化している会社では、その入力の妥当性について確認が取れますと、その場で検印してもおります。
　これはリスク軽減策のひとつと思いますので、ご納得いくまで関係者で意見を交わしても宜しいかと思います。
　私的にはこの検印は賛成です。

○×△□ さん
こんにちは

社長の確認が取れていてもtonさんの発言とおり、それら詳細まで確認しているとは到底思えません。
　某自動車メーカーでも起きている事や購入担当者や支払担当者の不正等もあり、何かしらの然るべき担保は必要であるところからの事と思います。
　また、別の方向から考えますと、請求書内容を債権債務業務をコンピュータ化している会社では、その入力の妥当性について確認が取れますと、その場で検印してもおります。
　これはリスク軽減策のひとつと思いますので、ご納得いくまで関係者で意見を交わしても宜しいかと思います。
　私的にはこの検印は賛成です。

弊社では月次で同額支払う類の請求書に関しては初回のみ、契約書を経理に見せます。
毎月同額で変動が無い場合はそのまま請求書が経理に行きますが(会社の規模も大きくないので経理で把握できる)、作業量や数が変動し請求額も伴って変動する場合は担当部で確認のサインをして経理にまわす運用です。

質問者のものです。
皆さまご意見ありがとうございました。

弊社の経理担当は、検印するのが当たり前！常識だ！の一点張りで根拠となる理由を教えてくれません(^^;
上司が決裁済の請求書内容をチェックして検印している手間を何とか省ければと思っているので、何とか妥協点が見つけられるように善処したいと思います。

ありがとうございました。

御社は小規模な会社か、古い体質の会社なのでしょうか。
検印は常識ではありませんね。

弊社は、所謂大企業で、稟議も私が入社する前から電子化されています。

決済承認されて、そこに見積もり、請求書、稟議等のエビデンスが添付されており、且つ、上長、部門長等の稟議承認がされているもので、同額の請求書を経理にまわす際に、社内で検印などしません。
その照合のために経理の方は存在するのではないでしょうか。
牽引するのが普通、ということはないので、経理担当の方の過去の経験に基づくのでしたら、経験が酷く偏っているように感じます。

また、御社に社内規程はありますか？
社内規程の業務フローの記載で、検印の義務があるとするなら、検印するしかないかもしれませんが、それが本当に意味のあるものかどうか、バランス感覚のある経理担当者、先進性のある経理担当者、様々な企業内での経理の経験を生かして最善の方法を検討できる経理担当者でしたら、そのような押し付けではなく、きちんと理解される説明ができるはずです。

私の経験上、経理でバランス感覚のある社員はなかなかお目にかかりません。
税理士もピンきりで、士業でさえ、使える人使えない人がいますから。
偏った考えの経理担当しかいなければ、もっとしっかりした経理担当を雇ったほうが賢明ですね。

そんな経理担当がのさばっている会社、成長できますかね。。。
古臭いな、というのが正直な感想です。

辛辣な回答ですみません。


> 質問者のものです。
> 皆さまご意見ありがとうございました。
>
> 弊社の経理担当は、検印するのが当たり前！常識だ！の一点張りで根拠となる理由を教えてくれません(^^;
> 上司が決裁済の請求書内容をチェックして検印している手間を何とか省ければと思っているので、何とか妥協点が見つけられるように善処したいと思います。
>
> ありがとうございました。
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