交通費申請で提出された金額のルートが実際見つからないについて

> 経理初心者です。
>
> 毎月頭の経費申請の際に、社員の方には交通費申請書を提出いただいているのですが、
> 提出されたルートと金額がどうしても合いません。
> 複数の乗り換え案内サービスを使い、複数時間帯で検索しましたが、提出された金額に該当するルートはない状態です。
>
> 本人に聞いても覚えていない、電車遅延でイレギュラーな行き方をしたのかもとのことで確認が取れない状態です。
>
> この場合はどのように確認・承認されてますでしょうか。
> 確認が細かすぎるのでしょうか。
>
> ご回答いただけますと大変ありがたいです。


こんばんは。私見ですが…
仕事中の交通費であれば今はICカードを利用されていると思います。
その履歴を提出してもらう事で確認することは出来ると思います。
その上で申請書と確認されてはどうでしょうか。
とりあえず。

こんばんは。

その社員は何に基いて費用を請求したのでしょうか。
インターネットで確認できる費用と合致せず、本人にその証書がないのであれば、不正請求として扱い対応することもある事案かと思います。

根拠となる証書を本人に求めるべきでしょう。

実際に支払ったのであれば券売機購入であれば、何処から何処までは現金で購入し、などの説明はできると思いますよ。

それが証明ができないのであれば、御社の対応としては、性善性で対応するのか、性悪説で対応するのかでしょうね。



> 経理初心者です。
>
> 毎月頭の経費申請の際に、社員の方には交通費申請書を提出いただいているのですが、
> 提出されたルートと金額がどうしても合いません。
> 複数の乗り換え案内サービスを使い、複数時間帯で検索しましたが、提出された金額に該当するルートはない状態です。
>
> 本人に聞いても覚えていない、電車遅延でイレギュラーな行き方をしたのかもとのことで確認が取れない状態です。
>
> この場合はどのように確認・承認されてますでしょうか。
> 確認が細かすぎるのでしょうか。
>
> ご回答いただけますと大変ありがたいです。

お疲れさんです。

少々お尋ねします。
月ごとの交通費セさんですが、営業関係者ですと毎週末に営業報告と交通費請求書の営業責任者のチェックがされると思いますがいかがでしょうか。
通常、交通障害などが生じた時には、JR私鉄バス会社も遅延証明を発行してくれるはずです。
お話しのケースですが、経費管理について上層部への提言なども必要かもしれません。

少々参考のHpですよ。お読みになってください。

経理プラスは株式会社ラクスHp
経理プラス >業務効率化 > 経費精算 > 交通費精算 > 交通費精算は面倒なもの？経理と営業が抱える不満を解決する方法
https://keiriplus.jp/efficiency/keiri_vs_eigyo/

せっかくコメントいただいたにもかかわらず、お返事が遅くなり申し訳ありません。

> 仕事中の交通費であれば今はICカードを利用されていると思います。
> その履歴を提出してもらう事で確認することは出来ると思います。
> その上で申請書と確認されてはどうでしょうか。

ICカードの履歴を出すことができるのを知りませんで、眼から鱗でした。
以降の対応の検討に入れさせていただきます！
ありがとうございました！

せっかくコメントいただいていたにもかかわらず、返信が遅くなり申し訳ありません。

> その社員は何に基いて費用を請求したのでしょうか。
> インターネットで確認できる費用と合致せず、本人にその証書がないのであれば、不正請求として扱い対応することもある事案かと思います。
GoogleCalendarの営業先をみて記憶を頼りに交通費生産したとのことでした。。。
証明できるものはなさそうです。

> 根拠となる証書を本人に求めるべきでしょう。
> 実際に支払ったのであれば券売機購入であれば、何処から何処までは現金で購入し、などの説明はできると思いますよ。
> それが証明ができないのであれば、御社の対応としては、性善性で対応するのか、性悪説で対応するのかでしょうね。
性善説・性悪説、会社のスタンスをどちらにとるべきなのか考えさせれらました。
今後は不明瞭な場合は、交通履歴を印字していただくようにします。

この度はありがとうございました。

せっかくコメントいただいていたにもかかわらず、返信が遅くなり申し訳ありません。

> その社員は何に基いて費用を請求したのでしょうか。
> インターネットで確認できる費用と合致せず、本人にその証書がないのであれば、不正請求として扱い対応することもある事案かと思います。
GoogleCalendarの営業先をみて記憶を頼りに交通費生産したとのことでした。。。
証明できるものはなさそうです。

> 根拠となる証書を本人に求めるべきでしょう。
> 実際に支払ったのであれば券売機購入であれば、何処から何処までは現金で購入し、などの説明はできると思いますよ。
> それが証明ができないのであれば、御社の対応としては、性善性で対応するのか、性悪説で対応するのかでしょうね。
性善説・性悪説、会社のスタンスをどちらにとるべきなのか考えさせれらました。
今後は不明瞭な場合は、交通履歴を印字していただくようにします。

この度はありがとうございました。

せっかくコメントいただいていたにもかかわらず、返信が遅くなり申し訳ありません。

> 月ごとの交通費セさんですが、営業関係者ですと毎週末に営業報告と交通費請求書の営業責任者のチェックがされると思いますがいかがでしょうか。
非常に小さい会社でして、提出した社員が実質一人きりの営業兼責任者にあたります。
一人の訪問も多い感じでして。。

> 通常、交通障害などが生じた時には、JR私鉄バス会社も遅延証明を発行してくれるはずです。
> お話しのケースですが、経費管理について上層部への提言なども必要かもしれません。
確かにおっしゃる通りですね。

参考のHPまでいただき、ありがとうございます！
もっと大きい会社になったらツールの導入で効率化することを上に提言できたらなと思っています。

ありがとうございました。