従業員が立替えた交通費の精算は実費であるべきか

こんにちは。

貴社の顧問税理士さんと相談して対応されることをおすすめいたします。

原則的には記載の内容は会社にとって必要である経費以上の金額を労働者に渡す行為になるでしょうから、税務的に考えれば余剰分は給与として判断されてもおかしくない、とはいえるでしょう。

たぶん出金伝票等で、現金払い時の交通費の払い出しであれば、それが露見することはまずないかと思いますけど、大丈夫ともやめておいた方がよいともいえる立場にはありませんので、その判断は貴社の顧問税理士さんに確認して、経費精算していただくことがよいと思います。
けっこうな負担とありますが、必要な行為であればおこなって対応するしかないともいえるでしょう。税務署に確認していただくことはもっともよいと思いますけど。。その20円は経費として使用したとする証はないですよね。。

立替えたということであれば、本来の考え方からは実際の金額を請求することは当たり前といえるので、いちいち領収書を印字しなくてもまあICカードを利用すればお安くなることは本人さんもわかっているのではありませんか。



> 当社では従業員が業務上、公共交通機関で移動した場合の経費を精算する場合は、領収書は不要としています（上限金額や特急料金は除くなどの規程あり）。
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> 近年、地元の公共交通機関ではICカード乗車券が利用できるようになっており、従業員の中にも利便性の上からICカード利用者も増えています。この乗車券は利用頻度に応じて乗車料金が割引になるシステムとなっています。例えば通常料金が200円の区間でも条件によっては180円になります。
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> 従業員が立て替えた経費を精算する場合、実費精算が原則ですが、前述のような場合は通常料金で精算することは何か法律的に問題があるでしょうか。割引になっているかどうかは、下車時にタッチして料金表示されて初めてわかる上、後から明細を出すのは簡単ではないため、その都度の料金を把握及び記録するのは結構負担になるようです。
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> よろしくお願いします。
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ぴぃちん様

お返事ありがとうございます。
詳細に解説をいただき大変勉強になりました。
弊社の顧問税理士の方に確認し、対応を決定します。

> こんにちは。
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> 貴社の顧問税理士さんと相談して対応されることをおすすめいたします。
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> 原則的には記載の内容は会社にとって必要である経費以上の金額を労働者に渡す行為になるでしょうから、税務的に考えれば余剰分は給与として判断されてもおかしくない、とはいえるでしょう。
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> たぶん出金伝票等で、現金払い時の交通費の払い出しであれば、それが露見することはまずないかと思いますけど、大丈夫ともやめておいた方がよいともいえる立場にはありませんので、その判断は貴社の顧問税理士さんに確認して、経費精算していただくことがよいと思います。
> けっこうな負担とありますが、必要な行為であればおこなって対応するしかないともいえるでしょう。税務署に確認していただくことはもっともよいと思いますけど。。その20円は経費として使用したとする証はないですよね。。
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> 立替えたということであれば、本来の考え方からは実際の金額を請求することは当たり前といえるので、いちいち領収書を印字しなくてもまあICカードを利用すればお安くなることは本人さんもわかっているのではありませんか。
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> > 当社では従業員が業務上、公共交通機関で移動した場合の経費を精算する場合は、領収書は不要としています（上限金額や特急料金は除くなどの規程あり）。
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> > 近年、地元の公共交通機関ではICカード乗車券が利用できるようになっており、従業員の中にも利便性の上からICカード利用者も増えています。この乗車券は利用頻度に応じて乗車料金が割引になるシステムとなっています。例えば通常料金が200円の区間でも条件によっては180円になります。
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> > 従業員が立て替えた経費を精算する場合、実費精算が原則ですが、前述のような場合は通常料金で精算することは何か法律的に問題があるでしょうか。割引になっているかどうかは、下車時にタッチして料金表示されて初めてわかる上、後から明細を出すのは簡単ではないため、その都度の料金を把握及び記録するのは結構負担になるようです。
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> > よろしくお願いします。
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ＩＣカードも個人が使用する前提に初期費用や場合によって紐づけのクレジットカードの年会費の負担もあります。御社ではＩＣカードの管理はどの様に？そこまで細かい事を管理するなら会社から出張用のＩＣカードを支給してしまえば済むのでは？初期投資と残高管理は必要でしょうが、何に使ったか明確で個人が立て替える必要がなくなります。

税法のご相談で回答とずれているのですが、当社で比較的近距離の出張、外出時の対応をご参考までにシェアします。

当社では部署あたり1枚〜5枚、従業員10名につき1枚を目安としてプリペイド式交通カード（当社は関西圏にありますのでICOCAです）を配布し、定期的に経理担当者がチャージしています。片道2,000円程度を目安として出張・外出にはこのカードを使うように推奨されています。部署間の貸し借りは原則不可ですが、部長同士と経理の許可があればOKです。出張届は出さなくてはなりませんが、このカードを使用した場合、出張届の備考に記載すれば交通費は清算の必要がありません。残額確認と使用履歴は経理のカードリーダーで行えるので、事後金額確認も簡単です。

カードの保管場所は部署ごとの管理で、私の部署はメンバーだけが知っている場所に保管しており、使用時には私（部長です）に一言断ることにしています。

税理士さんからは問題ないことを確認済みです。従業員数が100人程度ならこの方法で結構うまく回ります。ご参考まで。


> 当社では従業員が業務上、公共交通機関で移動した場合の経費を精算する場合は、領収書は不要としています（上限金額や特急料金は除くなどの規程あり）。
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> 近年、地元の公共交通機関ではICカード乗車券が利用できるようになっており、従業員の中にも利便性の上からICカード利用者も増えています。この乗車券は利用頻度に応じて乗車料金が割引になるシステムとなっています。例えば通常料金が200円の区間でも条件によっては180円になります。
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> 従業員が立て替えた経費を精算する場合、実費精算が原則ですが、前述のような場合は通常料金で精算することは何か法律的に問題があるでしょうか。割引になっているかどうかは、下車時にタッチして料金表示されて初めてわかる上、後から明細を出すのは簡単ではないため、その都度の料金を把握及び記録するのは結構負担になるようです。
>
> よろしくお願いします。
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ひらあ様
bobby様

まとめてのお返事となり失礼いたします。

会社としてICカードを管理するということは思いつきませんでした。
具体的な実務例などもいただき、ありがとうございます。

改めて社内で検討したいと存じます。
ありがとうございました。



> 当社では従業員が業務上、公共交通機関で移動した場合の経費を精算する場合は、領収書は不要としています（上限金額や特急料金は除くなどの規程あり）。
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> 近年、地元の公共交通機関ではICカード乗車券が利用できるようになっており、従業員の中にも利便性の上からICカード利用者も増えています。この乗車券は利用頻度に応じて乗車料金が割引になるシステムとなっています。例えば通常料金が200円の区間でも条件によっては180円になります。
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> 従業員が立て替えた経費を精算する場合、実費精算が原則ですが、前述のような場合は通常料金で精算することは何か法律的に問題があるでしょうか。割引になっているかどうかは、下車時にタッチして料金表示されて初めてわかる上、後から明細を出すのは簡単ではないため、その都度の料金を把握及び記録するのは結構負担になるようです。
>
> よろしくお願いします。
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