経費伺い書や稟議書の提出基準について

> いつも参考にさせていただいております。ぜひ皆様の会社のケースをご教授いただければと思い投稿させていただきました。
>
> 弊社は、「稟議書」や経費精算の時に請求書やレシートと共に提出する「経費伺い書」などの提出基準があまり定まっておりません。
>
> 稟議については、契約や取引を伴うもの、高額な支出などについて提出義務がありますが、低額であっても備忘録的な意味合いで提出を求められることもあります。
>
> 経費精算時については、具体的なルールがありません。
> 毎月（毎年）変額となる経費は都度伺い書提出、毎月定額のもの、毎年自動更新のものについては伺い書なしで請求書のみで対応、のように曖昧です。
>
> 小さな会社ですので、このままでよいといえばよいのですが、精算時に「これはどうする？」「伺い書を出す？出さない？」の返答に迷うケースも多々あり、この際きちんと整理してルール決めをしようと思っております。
>
> 皆様の会社はどのようなルールになっておりますか？
> 支出の種類で分けたり、支出額で分けたり、様々あると思いますが、
> 具体的に教えていただけましたら幸いです。
>
> よろしくお願いいたします。

経費伺い書の提出要否を「支出の種類」と「金額の大きさ」の二軸で整理し、あいまいさをなくすようにしています。

まず支出の種類別です。交通費は定期券や社員証連携のICチャージ以外、出張にともなう切符・航空券・タクシー代すべてで事前申請を義務づけています。月次の携帯電話利用料や光熱費などの定期支出は年初に一度だけ伺い書を提出し、以降は請求書だけで精算します。備品購入や外部ソフトウェアのサブスクリプションは、新規契約・更新を問わず、購入金額や月額利用料が自社規程の閾値を超える場合に事前申請が必要です。飲食をともなう会議交際費は必ず伺い書を出し、参加者・目的・場所・見積もりやレシートを添付します。

次に金額区分です。５千円未満の少額経費は領収書だけで後精算とし、伺い書は不要です。５千円以上１万円未満は経理チェック後に部門長承認で対応します。１万円以上３万円未満は部門長の事前承認、３万円以上は役員または経営層の承認を必須とし、その際、必ず伺い書に支出理由と見積もりまたは代替案のコスト比較を記載します。企画や新規プロジェクトで発生する支出は金額にかかわらず、必ず伺い書を出し、リターンや効果指標を数値で示すことを求めています。

また例外ルールとして、緊急時のスポット購入は事後申請を認めるものの、後日速やかに事情を明記した伺い書を提出させ、上長のサインをもらいます。海外出張では航空券から現地でのタクシー・宿泊費まで一括で事前承認を取得し、現地で追加負担が生じた場合は「追加申請フォーム」で追認を得る運用です。

社内規程としてはさらに「提出タイミング」と「必要添付資料」を明確化しています。伺い書は支出発生日の３日前までに申請し、それを過ぎたものは経理が受理せず差し戻すルールです。必要資料にはレシート・見積書のほか、サブスクであれば利用ユーザー数や年間コスト比較グラフを要求し、交際費であれば参加者の役職や参加目的まで記載させます。

こうしたルールを内規に落とし込み、社員研修やイントラネットで周知した結果、「どこまでが申請必要か？」の問い合わせが激減し、経理部門の差し戻し工数も大幅に減りました。最初に自社の主要支出を拾い出し、支出種別×金額閾値でマトリクスを作成し、必要承認者や添付資料を一つひとつ擦り合わせるのがおすすめです。

Srspecialist さん
詳細に、そして非常にわかりやすくご説明いただきまして有難うございました。

> こうしたルールを内規に落とし込み、社員研修やイントラネットで周知した結果、「どこまでが申請必要か？」の問い合わせが激減し、経理部門の差し戻し工数も大幅に減りました。最初に自社の主要支出を拾い出し、支出種別×金額閾値でマトリクスを作成し、必要承認者や添付資料を一つひとつ擦り合わせるのがおすすめです。
>

貴社の内規を当社のケースに置き換えてみて、最善のマトリクスを作成してみます。
有難うございました。


> > いつも参考にさせていただいております。ぜひ皆様の会社のケースをご教授いただければと思い投稿させていただきました。
> >
> > 弊社は、「稟議書」や経費精算の時に請求書やレシートと共に提出する「経費伺い書」などの提出基準があまり定まっておりません。
> >
> > 稟議については、契約や取引を伴うもの、高額な支出などについて提出義務がありますが、低額であっても備忘録的な意味合いで提出を求められることもあります。
> >
> > 経費精算時については、具体的なルールがありません。
> > 毎月（毎年）変額となる経費は都度伺い書提出、毎月定額のもの、毎年自動更新のものについては伺い書なしで請求書のみで対応、のように曖昧です。
> >
> > 小さな会社ですので、このままでよいといえばよいのですが、精算時に「これはどうする？」「伺い書を出す？出さない？」の返答に迷うケースも多々あり、この際きちんと整理してルール決めをしようと思っております。
> >
> > 皆様の会社はどのようなルールになっておりますか？
> > 支出の種類で分けたり、支出額で分けたり、様々あると思いますが、
> > 具体的に教えていただけましたら幸いです。
> >
> > よろしくお願いいたします。
>
> 経費伺い書の提出要否を「支出の種類」と「金額の大きさ」の二軸で整理し、あいまいさをなくすようにしています。
>
> まず支出の種類別です。交通費は定期券や社員証連携のICチャージ以外、出張にともなう切符・航空券・タクシー代すべてで事前申請を義務づけています。月次の携帯電話利用料や光熱費などの定期支出は年初に一度だけ伺い書を提出し、以降は請求書だけで精算します。備品購入や外部ソフトウェアのサブスクリプションは、新規契約・更新を問わず、購入金額や月額利用料が自社規程の閾値を超える場合に事前申請が必要です。飲食をともなう会議交際費は必ず伺い書を出し、参加者・目的・場所・見積もりやレシートを添付します。
>
> 次に金額区分です。５千円未満の少額経費は領収書だけで後精算とし、伺い書は不要です。５千円以上１万円未満は経理チェック後に部門長承認で対応します。１万円以上３万円未満は部門長の事前承認、３万円以上は役員または経営層の承認を必須とし、その際、必ず伺い書に支出理由と見積もりまたは代替案のコスト比較を記載します。企画や新規プロジェクトで発生する支出は金額にかかわらず、必ず伺い書を出し、リターンや効果指標を数値で示すことを求めています。
>
> また例外ルールとして、緊急時のスポット購入は事後申請を認めるものの、後日速やかに事情を明記した伺い書を提出させ、上長のサインをもらいます。海外出張では航空券から現地でのタクシー・宿泊費まで一括で事前承認を取得し、現地で追加負担が生じた場合は「追加申請フォーム」で追認を得る運用です。
>
> 社内規程としてはさらに「提出タイミング」と「必要添付資料」を明確化しています。伺い書は支出発生日の３日前までに申請し、それを過ぎたものは経理が受理せず差し戻すルールです。必要資料にはレシート・見積書のほか、サブスクであれば利用ユーザー数や年間コスト比較グラフを要求し、交際費であれば参加者の役職や参加目的まで記載させます。
>
> こうしたルールを内規に落とし込み、社員研修やイントラネットで周知した結果、「どこまでが申請必要か？」の問い合わせが激減し、経理部門の差し戻し工数も大幅に減りました。最初に自社の主要支出を拾い出し、支出種別×金額閾値でマトリクスを作成し、必要承認者や添付資料を一つひとつ擦り合わせるのがおすすめです。
>

> いつも参考にさせていただいております。ぜひ皆様の会社のケースをご教授いただければと思い投稿させていただきました。
>
> 弊社は、「稟議書」や経費精算の時に請求書やレシートと共に提出する「経費伺い書」などの提出基準があまり定まっておりません。
>
> 稟議については、契約や取引を伴うもの、高額な支出などについて提出義務がありますが、低額であっても備忘録的な意味合いで提出を求められることもあります。
>
> 経費精算時については、具体的なルールがありません。
> 毎月（毎年）変額となる経費は都度伺い書提出、毎月定額のもの、毎年自動更新のものについては伺い書なしで請求書のみで対応、のように曖昧です。
>
> 小さな会社ですので、このままでよいといえばよいのですが、精算時に「これはどうする？」「伺い書を出す？出さない？」の返答に迷うケースも多々あり、この際きちんと整理してルール決めをしようと思っております。
>
> 皆様の会社はどのようなルールになっておりますか？
> 支出の種類で分けたり、支出額で分けたり、様々あると思いますが、
> 具体的に教えていただけましたら幸いです。
>
> よろしくお願いいたします。

弊社の場合・・・
稟議書については「会社として記録しておきたいこと」「高い買い物」「特殊な事情がある場合」で、ファジーに運用しています。

経費伺い書は、総務が購入手続きをとる物品については、提出することを義務付けています。
簡単ですが御参考になれば・・・

トリオさん

ご回答ありがとうございました。

> 弊社の場合・・・
> 稟議書については「会社として記録しておきたいこと」「高い買い物」「特殊な事情がある場合」で、ファジーに運用しています。
>
> 経費伺い書は、総務が購入手続きをとる物品については、提出することを義務付けています。

シンプルでわかりやすいですね。
シンプルですがなるほど！と思いました。参考にさせていただきます。
有難うございました。



> > いつも参考にさせていただいております。ぜひ皆様の会社のケースをご教授いただければと思い投稿させていただきました。
> >
> > 弊社は、「稟議書」や経費精算の時に請求書やレシートと共に提出する「経費伺い書」などの提出基準があまり定まっておりません。
> >
> > 稟議については、契約や取引を伴うもの、高額な支出などについて提出義務がありますが、低額であっても備忘録的な意味合いで提出を求められることもあります。
> >
> > 経費精算時については、具体的なルールがありません。
> > 毎月（毎年）変額となる経費は都度伺い書提出、毎月定額のもの、毎年自動更新のものについては伺い書なしで請求書のみで対応、のように曖昧です。
> >
> > 小さな会社ですので、このままでよいといえばよいのですが、精算時に「これはどうする？」「伺い書を出す？出さない？」の返答に迷うケースも多々あり、この際きちんと整理してルール決めをしようと思っております。
> >
> > 皆様の会社はどのようなルールになっておりますか？
> > 支出の種類で分けたり、支出額で分けたり、様々あると思いますが、
> > 具体的に教えていただけましたら幸いです。
> >
> > よろしくお願いいたします。
>
> 弊社の場合・・・
> 稟議書については「会社として記録しておきたいこと」「高い買い物」「特殊な事情がある場合」で、ファジーに運用しています。
>
> 経費伺い書は、総務が購入手続きをとる物品については、提出することを義務付けています。
> 簡単ですが御参考になれば・・・

弊社では在庫しておくような消耗品（コピー用紙や筆記用具、トイレットペーパーなど）については購入伺いは不要です。
在庫設定時に、総務部長決裁となります。

それ以外に必要な物品はすべて購入依頼書が必要になっています。
経費精算も同様、原則として事前に伺いが必要です。

継続的なサブスク契約は、契約時に稟議が必要です。
いずれの申請の場合も、年間金額・トータル金額で決裁者が変わります。

うみのこさん

ご回答ありがとうございます。
最近はサブスク契約も多いですしなるべくなら手数が少なくなる方法を、と考えております。
参考にさせていただきます。有難うございました。


> 弊社では在庫しておくような消耗品（コピー用紙や筆記用具、トイレットペーパーなど）については購入伺いは不要です。
> 在庫設定時に、総務部長決裁となります。
>
> それ以外に必要な物品はすべて購入依頼書が必要になっています。
> 経費精算も同様、原則として事前に伺いが必要です。
>
> 継続的なサブスク契約は、契約時に稟議が必要です。
> いずれの申請の場合も、年間金額・トータル金額で決裁者が変わります。