社員人事記録関係

たかひろ様

こんにちは。
弊社では、届出書を作成し、書面で提出させています。
面倒でも、一番間違いがない方法です。

今は、メールというのが手っ取り早いのかもしれませんが、
情報の漏洩の可能性もあるのでは？

やはり書面で出させるほうがいいと思いますよ
扶養異動届・住所変更届等可能性のある異動に関して、
ひとつの書式で届出できるようにすると楽ですよ。




> 私の会社では、社員の扶養や住所・氏名変更等の変更をメールで行っております。
> よって手続きを行う担当者へメールが回らなかったりするような漏れや遅れが多々あり管理がとても不自由に感じております。
> そこで人事記録変更届のような用紙を作成し管理したいと思っているのですが、みなさまの会社では社員のさまざまな変更はどのようにされておりますでしょうか？

たかひろさま。

はじめまして、社員情報は個人情報です。これをメールでやり取りするのは好ましくないと弊社では判断しています。

従いまして、書面で直接管理部門に提出します。
管理部門では、それを金庫保管し、電子情報は個人情報専用サーバーに保管しております。
（弊社はプライバシーマークを取得している企業ですので、
かなり厳重に管理しております）




> 私の会社では、社員の扶養や住所・氏名変更等の変更をメールで行っております。
> よって手続きを行う担当者へメールが回らなかったりするような漏れや遅れが多々あり管理がとても不自由に感じております。
> そこで人事記録変更届のような用紙を作成し管理したいと思っているのですが、みなさまの会社では社員のさまざまな変更はどのようにされておりますでしょうか？

こんにちは

私は企業で人事・労務を担当しています。
社員の各種変更届けは専用の書式があり、本人が記入・押印→所属長へ提出、所属長の押印後→担当部署（私のところ）にきます。
私はそれを確認して私の上司へ提出して押印後返却してもらい、その変更内容に沿ってそれぞれの手続きをします。
変更届けはコピーを本社の人事部にも送っています。

私も本社の人事部も鍵のかかるキャビネットにて保管しています。

うちの会社では内部統制の関係もあり、結構厳しいです。