社員の個人情報のスキャナー読込やメール送信について

個人情報保護法が気になるのだと思いますが、色々な心配が混ざり合っているようにも見受けられます。

まず、機密情報をメール添付で送付してよいかは、貴社のセキュリティ・ポリシィの問題です。ですから、そうした部門の責任者以外には判断できないと思います。


＞一旦ＰＣに保存する等の行為が発生します。また、メール送信後データはどのように保管しているかも不明です。

これについても同様で、電子化された個人情報を直ちに消去するべきなのか、コピーして保管するのか、暗号化やパスワードロックをかけるべきなのかも、貴社のポリシーや管理規定の問題です。　技術的な対応方法は、様々　存在しますが、これも会社毎にできることやできないこと、費用や手間の問題もありますので様々です。

個人情報保護法が求めているのは、機密情報として”適切に管理する”ことですが具体的な方法は定めていません。適切なレベルは会社や情報の種類により異なるのは当然と思います。ということで、”どのレベルなら問題ないか？”は、貴社のIS部門か、機密管理の責任者に確認するべきことと思います。

ご返答有難うございます。
とても参考になりました。

>貴社のセキュリティ・ポリシィの問題です。
との理解いたしました。

現在のところ、ポリシーや管理規定等は"ない"に等しいか、社員には公開されていません。
なので、免許証をスキャナーで読込際には、「悪用されないか不安」との声もあります。
機密情報として”適切に管理する”ように規定を作って頂くか、規定がない場合、どうのように管理するのかを明確にして頂く様お願いしてみます。