社員の写真を業務使用することについて。

こんにちは

今回のような事例では、承諾書には下記のような内容が必要と思います。

１）目的
目的の明示、裏返せば記載の無い目的外には使えませんので、自由度を上げたいならば可能な限り書く必要があります。（その代わりに合意が減るかもしれません）

２）情報の適切な管理
情報セキュリティのみならず、内容を正しいものとする義務を会社が負います。　同意書に会社の約束事として具体的に記載するか、”個人情報の保護規定”などがあればそれに従って管理することを記載します。

３）退職後の扱い
退職後まで使用するのは、辞めた方が良いでしょう。
原則としては、作成時・更新時に在籍者のみとして”退職者は削除しますが更新までの間は退職者でも掲載される場合があります”と事前に同意を得たら如何でしょうか。

あとは承諾文言として、”上記を理解して承認します”として、署名（＋なつ印）で良いと思います。

就業規則への盛り込みとのことですが、意図が良く判りません。　規則としても、開示への強制は出来ないと思うのですが。

目的そのものに沿っているかは不明ですが、ここから関係する部分を探したら如何でしょうか。

http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/index.html

まず、社員の顔写真を使用することに関しては、肖像権の問題があります。

そのため、ポスターやカタログで使用するには、当該社員の許諾が必要となります。

肖像権については、こちらを参照ください。
http://mainichi.jp/select/opinion/eye/news/20090219k0000m070125000c.html

それから、肖像の使用に関し、退職後も有効とする旨の覚書または就業規則の規定は、社員にとっては著しく不利なものであり、公序良俗に反するおそれもあることから、止めておくのが良いと思います。

大変丁寧なコメントありがとうございます。（＾＾）
肖像権というのは聞いたことがありますがこんな身近な問題だったのですね（＿＿；
あれから社内で検討しまして、承諾書の書面には『会社が使用できる従業員の写真は作成時および更新時（刷新時）の在職者のみとする。』としました。
退職したたびに印刷物を作り直していたら大変です。やはりちゃんと広告代理店とかに依頼するとかフリーの画像ソフトから使ったほうが安全ですね（＾＾）
ありがとうございました！！