退職時の返却書類について

> 私の会社では、今期入社の方から戸籍抄本・住民票・印鑑証明書を提出してもらうことになりました。
>
> その方が退職する場合はその書類は返却するべきでしょうか？
>
> 履歴書と一緒に保管しておくべきでしょうか？

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法律上、有効期間を定めた条文はありません。
又、住民票、戸籍謄抄本、印鑑証明書などは有効期限が明記されていません。
交付年月日が記載されているだけです。
このことからこれらの帳票は、その方が生存している以上有効であるといえます。

今や、個人情報保護法、法定帳票の保管期間との絡みから安易に返却、破棄処分も行えません。
入社時、企業間では、応募書類、入社書類の保管、破棄についてはその旨を開示しています。
社内で、規則設定、社員へ明示しておくことが必要でしょう。

> > 私の会社では、今期入社の方から戸籍抄本・住民票・印鑑証明書を提出してもらうことになりました。
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> > その方が退職する場合はその書類は返却するべきでしょうか？
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> > 履歴書と一緒に保管しておくべきでしょうか？
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> 法律上、有効期間を定めた条文はありません。
> 又、住民票、戸籍謄抄本、印鑑証明書などは有効期限が明記されていません。
> 交付年月日が記載されているだけです。
> このことからこれらの帳票は、その方が生存している以上有効であるといえます。
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> 今や、個人情報保護法、法定帳票の保管期間との絡みから安易に返却、破棄処分も行えません。
> 入社時、企業間では、応募書類、入社書類の保管、破棄についてはその旨を開示しています。
> 社内で、規則設定、社員へ明示しておくことが必要でしょう。


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ありがとうございます。

有効期限が無いこと、気が付かなかったです。
書類の管理、難しいですね。
社内で、規則を設けてもらうことにします。

私自身、入社して間もないので、わからない事だらけです。これからいろいろ勉強していきたいと思います。

ありがとうございました。

戸籍抄本は、提出書類としてはまずいと思います。印鑑証明ほかは退職しても返還義務はありません。
印鑑証明も、提出目的が明確になっていますか。入社の誓約書に実印を押してもらって、その印鑑の証拠なら問題はありませんが、単独で印鑑証明を出させている場合は、個人情報保護の観点からも問題です。提出させる目的、意味がきちんと説明できるようにしておきましょう。

> 戸籍抄本は、提出書類としてはまずいと思います。印鑑証明ほかは退職しても返還義務はありません。
> 印鑑証明も、提出目的が明確になっていますか。入社の誓約書に実印を押してもらって、その印鑑の証拠なら問題はありませんが、単独で印鑑証明を出させている場合は、個人情報保護の観点からも問題です。提出させる目的、意味がきちんと説明できるようにしておきましょう。

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ありがとうございます。
戸籍抄本、駄目なんですね。
印鑑証明は、新入社員の身元保証書に押してもらう実印の確認のためです。その目的は、新入社員には明示しているので、大丈夫です。
個人情報って難しいんですね。

> 私の会社では、今期入社の方から戸籍抄本・住民票・印鑑証明書を提出してもらうことになりました。
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> その方が退職する場合はその書類は返却するべきでしょうか？
>
> 履歴書と一緒に保管しておくべきでしょうか？

こんにちわ。
ご質問と関係ない余計なことかもしれませんが、なぜ、入社時にそのような書類の提出を求めているのでしょうか？

当社でも、昔ながらの提出書類が就業規則にありましたが、実際に使用用途を確認したところ、提出してもらう意味がないということで、現在は、提出してもらっていません。

住民票は、何となく住所や同居人の確認書類ということで提出させる意味はあると思いますが、戸籍抄本や印鑑証明は何で必要なのでしょうか？

余計なお世話ですが、もう一度提出させる意味を検証していただき、必要なければ廃止の方向も考えてみた方が良いと思いますが。