【まずはここから】要員計画とは？策定手順や計画表の作り方をわかりやすく解説【テンプレート付】

人手不足に悩んでいる企業が多い昨今、どの企業も優秀な人材を欲していることでしょう。しかし、ミスマッチにより無駄に人件費や採用費が増えるのも避けたいところだと思います。そのために重要なのが要員計画です。これをしっかりと策定した上で運用することで、人材の採用・育成・配置が最適化されやすくなります。本記事では要員計画の策定手順や計画表の作り方について解説します。

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要員計画とは

要員計画とは、事業目標を達成するために、将来的に必要な人材の採用や配属を計画するものです。企業が新しい事業を展開したり、事業規模や売上を拡大したりするためには人員の増加が必要な場合が多いでしょう。しかし、むやみやたらと人を増やすだけでは人件費や採用コストが経営を圧迫する原因の一つとなります。そこで長期的な事業計画を元に、合理的に必要な数やスキル・経験を持つ人員を計画的に採用・配属・育成していく必要があります。そのための計画です。要員計画には、目標を達成するために必要な人員数を決定するという定量的な側面と、その人員に求められるスキルや育成の方法を決定するという定性的な側面の両方が含まれる必要があります。

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人員計画・採用計画との違い

要員計画と人員計画の違い

要員計画と人員計画の違いは明確に定まっているわけではなく、同じ意味で用いられることもあります。しかし、以下のように使い分けがなされる場合もあります。

• 「何人採用するか」といった人数に注目することが要員計画、スキルや経歴といった質に注目することが人員計画
• 会社全体のマクロな視点で考えることが要員計画、部署単位のミクロな視点で考えることが人員計画

会社や採用現場、また、人によってもどのような意味で使っているかは微妙に異なるケースがあるようです。「どの範囲のことを言っているか」を確認した上でコミュニケーションを取ることが望ましいでしょう。

要員計画と採用計画の違い

要員計画と採用計画の場合は、実際の使われ方でも明確な違いがあるようです。

• 要員計画：採用だけでなく、配属や育成も含む計画
• 採用計画：採用だけの計画

採用計画は要員計画の一部とも言えるでしょう。

要員計画の立て方

要員計画は以下の手順で立てます。

現状の把握

各部門にヒアリングして、現状どのような人材がいるのかを調査しましょう。従業員が現在持っているスキルを一覧にした、スキルマップを策定することが重要です。このようにまず各従業員のスキルを可視化することによって、厳密な計画が立てられるようになります。

需要の予測

可視化したスキルマップと事業計画をもとに、将来足りなくなる人材を予測します。現在の人材が持っているスキルで賄えない場合は新しい人材の確保が必要になります。どんなスキルを持った人材が何人足りないのか、いつごろ必要になるのかを割り出しましょう。

計画の策定

需要の予測に基づいて、どのように要員を確保するのか決めます。要員の確保の仕方にはさまざまな方法が考えられます。例えば以下の通りです。

• 新規雇用
• 既存社員のリスキリング（新しいスキルを学ぶこと）
• アウトソーシング（外注）

即戦力の人材を新規雇用できれば大きな力になりますが、労働市場は常に変化しており、希望する人材を思い通りに確保するのは難しいです。既存社員のリスキリングは時間とコストがかかります。アウトソーシングはいちばん手っ取り早い手段ですが、自社にノウハウが蓄積できないという問題があります。どの方法も一長一短があるため、自社の状況に合わせて組み合わせて計画に盛り込むことが必要です。

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要員計画表の作り方

要員計画を策定したら、要員計画表を作成しましょう。要員計画表は各部門、役職別の要員の要望と採用数、配属先を可視化したものです。要員計画表には以下5つの項目が必要になります。

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①年度末在籍人数

年度末に在籍していた従業員の人数です。部門ごとに何人在籍しているかを表にまとめ、可視化します。まだ年度の途中なら見込み人数でも良いです。

②年度当初在籍人数

年度当初に在籍していた人数です。年度末の在籍人数から年度当初に在籍していた人数を引いた値が、年度内の人員の増減となります。

③年度人数増減

年度末と年度当初の人数の差です。1年間でどれだけ人員が増減したのかを可視化しましょう。

④要員要望数

要員要望数とは各部門の現場が要望している人員の数です。つまり、足りない人数と考えればよいでしょう。各現場にヒアリングした上で記入します。

⑤配員決定数

配員決定数とは、経営層が事業計画に基づいて最終決定した人員の数です。これを元に採用が行われることになります。

要員計画策定と運用のポイント

実現可能な計画を立てる

要員の管理を計画通り進めるのは非常に難しいものです。なぜなら、社員や求職者個人の希望や人生設計、労働市場の動向といった外的な要因に左右されやすいからです。新しく採用を増やしてもたまたま既存社員の離職が増えて全体の人手不足は変わらなかったという事態もありえます。楽観的すぎる計画は頓挫の原因となりやすいです。要員計画を策定する際には、予算やスケジュールにある程度のバッファを設けるなどの対策が必要でしょう。

定期的にモニタリングして見直す

常に計画と実績がどの程度一致しているか、モニタリングしましょう。あまりにも計画と実績が乖離しすぎている場合は、計画に無理があった可能性があります。また、社員の個人的な事情による離職の増加や労働市場の変化など、想定外の外的要因が発生した場合はそれも踏まえて計画を見直さなければなりません。要員計画の元になっている事業計画に無理があった可能性も考えられます。計画はルールではないため、途中で変更しても問題ありません。状況を見ながら適時見直していくことが重要です。

まとめ：要員計画表テンプレートのダウンロード

要員計画は、経営を行う上で欠かせない要素です。適切に策定された計画により、ビジネス目標を達成するために必要なスキルを持つ人員を、最適な人数で確保できます。不必要な人件費の削減にもつながるでしょう。会社全体の要員計画がスムーズに策定できるようにテンプレートを用意しました。ぜひダウンロードして活用してください。

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*Pavel Muravev, EKAKI,  siro46, タカス / PIXTA(ピクスタ)

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