「話す人が毎回同じ…」どう改善する？全員が主体的に参加する会議をつくる5つの方法

話す人が毎回同じで、他の参加者が発言しにくい場合、ムダな会議になりやすいです。会議では参加者全員が活発に発言し、意見を出し合うことが重要です。しかし、いくら参加者に発言を促してもなかなか議論が活発にならない場合もあるかもしれません。その場合は参加者個人の意識ではなく、会議のつくり方に問題があることもあります。本稿では、全員が主体的に参加する会議をつくるためにできること5つをご紹介します。

会議でよくある悩みとは？

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職場の会議のあり方について、なんとなく課題や悩みを感じたことのある人は多いでしょう。株式会社識学が2022年7月27日～8月1日に行った「会議に関する調査」によると、全体の85.0%の方が「無駄だと思った会議があった」と回答。他にも以下のような課題や悩みを感じたことがあるようです。

• 発言する人がいつも同じ・・・42.0%
• 議論が進まない・・・36.7%
• 必要の無い会議に呼ばれる・・・32.7%
• 会議で決まったことに対して納得できないことがある・・・15.2％
• 発言しても意見が通りにくい・・・17.2%

この調査結果から、全体的に“発言”に関する悩みが多いことが分かります。その中でもとくに、“発言する人がいつも同じ”という悩みが約半数を占めています。

【参考】会議に関する調査 / 株式会社識学

会議の目的とは？

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そもそも会議は何を目的とした活動なのでしょうか。会議にはさまざまな目的があります。たとえば以下のような目的です。

• 意思決定
• 情報の伝達や共有
• 教育や研修
• 議論や討論
• アイデア出し
• 一体感の醸成

まず会議でもっともよくある目的は“意思決定”。つまり何かを決めることです。また、業務に必要な情報を伝達や共有し、周知徹底を促す目的で開催される場合も多いです。さらに教育や研修のほか、議論や討論をして内容をブラッシュアップすること、新しいアイデアを出すためのブレインストーミングなどの目的もあります。また、実際に顔を合わせることで、親睦を深めチームとしての一体感を醸成する目的もあるでしょう。

毎回話す人が決まってしまう場合に起こりうる問題とは？

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先述した調査では「毎回同じ人が話している」というのがもっとも多い悩みでした。このような状態の会議では“会議の目的”が満たせなくなります。なぜなら、発言している人が毎回同じであるならば、発言している人の主張ばかりが毎回通りやすくなるからです。積極的に発言するのはもちろんよいことですが、自己主張が強かったり、大勢の前でも抵抗なく話せたりといった個人の性格によって会議の結果が左右されてしまうのは問題があります。なぜなら、そのような性格と、議題について的を射た意見なのかどうかはまったく別の問題だからです。

無口で大人しい人が鋭い意見を持っている場合も当然考えられるでしょう。しかし、特定の人だけが会議を占領していることでそのような人の意見が出ないままになってしまうのです。とくにこのような“声の大きな人”はある程度のベテランで高位の役職に就いている人物の場合が多く、若手が萎縮して意見を言えなくなってしまう原因となります。

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毎回話す人が決まってしまう原因と対策5つ

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ここからは毎回話す人が決まってしまう原因と対策について解説します。

①参加人数が多すぎる

参加人数が多いよりも少ない方が発言しやすいことが知られています。大勢の前で話すと緊張する人が多いですが、少人数の場合は日常会話の延長上で話しやすいからです。活発な議論のためには4〜6人程度が望ましく、多くても10人まででしょう。10人以上になると全員が話すのは難しくなります。

会議を開く際には本当に必要な人以外は呼ばないようにしましょう。どうしても大人数になってしまう場合は、議題ごとにグループを分けて話し合い、最後にグループの代表者が結論を全体に発表するなど進行の工夫が必要です。

②使いやすい会議室がない

オフィスに大きな会議室しかなかいと、なかなか少人数で活発な会議をする文化が根付きません。会議室の使用にいちいち予約が必要で、いつも予約枠が埋まっているような場合には、会議自体が開催しにくい場合もあります。

オフィスのレイアウトを改革し、カジュアルに使いやすいミーティングスペースを設置するとよいでしょう。4〜6人掛け程度で誰でも予約無しで使えるのが望ましいです。カフェスペースと兼用にするのもよいでしょう。いつでも使えるように、できれば複数設置しましょう。ちょっとした議題で少人数のミーティングを気軽に開く文化が生まれれば、会議で積極的に発言する人も増えると思われます。

③進行の段取りが悪い

会議で特定の人ばかりが喋ってしまうのは、進行の段取りが悪いからかもしれません。とくに、そのチームの中心人物が司会進行も兼ねているような場合には独擅場になってしまいがちです。このような場合には、中立的な立場から進行だけを行うファシリテーターを設置しましょう。特定の人だけが喋っている場合にはファシリテーターが発言を抑制して、発言が少ない人に発言を促すなど、会議の流れ全体をコントロールできます。

④参加者の職位レベルに差がありすぎる

参加者の職位レベルにあまりにも差がありすぎると、下位の参加者が萎縮してしまい、発言者が偏る原因となります。たとえば会議の参加者に若手社員と部長がいる場合、どうしても若手社員は部長の話を聞くだけになってしまいがちです。若手社員が自由に発言しやすい相手は年齢の近い先輩社員のほか、直接の上司である主任や課長レベル程度まででしょう。このように、会議で発言しやすくするためには、できるだけ参加者の職位レベルが離れすぎないようにすることが大事です。若手社員と上層部で何か意見をまとめたい場合は、まず若手社員と職位の近い人のみで会議をし、そこで集まった意見を上層部にあげるといった工夫をしてもよいかもしれません。

⑤オンライン参加者へ配慮していない

ここ数年でテレワークが一般になり、Zoomなどのオンライン会議ツールが普及しました。完全にオンラインのみの会議もあれば、一部の人だけがオンラインで参加する会議もあると思います。このような一部の人だけがオンラインの状態のとき、発言が対面の人に偏る傾向にあります。なぜならどうしても目の前にいる人のほうが情報の伝達量も多いため話しやすく、対面参加者である程度決まったことをオンラインの参加者に了承を取るという流れになってしまいがちだからです。

これを防止するにはオンライン参加者への配慮が必要です。意識的にオンライン参加者に多く発言の機会を割り振るぐらいでちょうどよいでしょう。また、対面参加者全員がまとまり、1つのアカウントでZoomに参加することが多いかと思います。しかし、そうしてしまうと、オンライン参加者からすると誰が発言しているか分かりません。そのため、対面参加者が発言する際は名前を言った上で発言することや、対面参加者もZoomに入り、オンライン参加者へ表情を見えるようにすることも手段の1つです。オンラインとオフラインの差を可能な限りなくなるように心がけましょう。

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まとめ

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会議の発言のしやすさは、その会議の議論の過程だけではなく結果にも大きな影響を及ぼします。特定の人だけがしゃべっている会議は、議論がブラッシュアップされず、新しいアイデアも出にくいです。全員が主体的に参加する会議にするためにも、会議のつくり方や環境を工夫するようにしましょう。本稿で紹介した対応策5つをぜひ参考にしてみてください。

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