オフィスにオープンスペースをつくるメリットは？導入するうえで意識したいポイントを解説

社員がリラックスしたり、おしゃべりしたり、アイデアを出し合ったりできるオープンスペース。現代の企業活動においてさまざまなメリットをもたらすオープンスペースが近年、注目を集めています。この記事ではオープンスペースのメリットや活用事例などについて、詳しく解説していきます。

オープンスペースのメリット

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近年、導入企業が増えているオープンスペース。2021年に行われた調査では、“オープンなミーティングスペース”を導入している企業は56.3％と、回答企業の半数以上が導入していることが明らかとなりました。
【参考】大都市圏オフィス需要調査2021春／ザイマックス不動産総合研究所

オープンスペースは、社員にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。さまざまなよい影響が考えられますが、主に以下のようなメリットが挙げられます。

コミュニケーションが活性化する

オープンスペースを導入すると、自然と社員が集まり、コミュニケーションが活発になります。普段はあまり話さない他部署の人とも交流しやすくなり、偶然に発生した会話から、さまざまな新しいアイデアが生まれる可能性もあるでしょう。

気分転換の場になる

オープンスペースは、気分転換の場としても使えます。長く作業しているとだんだん疲れてきますが、オープンスペースで少しの間リラックスタイムを取れば、心も体もリフレッシュできるでしょう。その後の作業効率アップにつながるはずです。

会議室の代用になる

会議室が空いていないときはオープンスペースの余っているスペースで代用でき、会議室不足の問題が解消されるでしょう。

オープンスペースのさまざまな展開イメージ

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ここからは、より導入後のイメージがつきやすいように、オープンスペースの例について見ていきましょう。

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カウンター席などカフェ風のオープンスペース

カウンター席やテーブル席をつくり、オープンスペースをカフェのように演出する方法があります。オープンなカフェスペースは、社員たちがリラックスしながら気軽におしゃべりしたり、打ち合わせしたりできるので便利です。コーヒーメーカーや自販機、お菓子などを置いておくと、社員に喜ばれるでしょう。社内のコミュニケーションが活発になるうえに、全員で集まってアイデア出しするのにもよい場所になります。

社内図書ブースを兼ねたスペース

オープンスペースの一角に社内図書ブースをつくることも、一つのアイデアです。仕事の合間に、気軽に本を手に取ってページをめくる。そうすることで、新しい知識や仕事に役立つヒントが得られるかもしれません。社員が自由に本を持ち寄れば、社員同士が本を通じて交流するようになるでしょう。社内コミュニケーション促進の一環としても役立つ施策です。

畳ブース

カフェスペースの一角に、小上がりの畳スペースをつくってもよいでしょう。オフィスの中で靴を脱いで座敷に上がるというのはなかなかないため、仕事で硬くなった頭をリフレッシュするのに適しています。オフィスの緊張感を緩和する環境をあえてつくることで、カジュアルなコミュニケーションを促進できるでしょう。

オープンスペースの導入で意識したいポイント

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オープンスペースの導入を検討する場合、いくつか気を付けないといけないポイントがあります。

まず大事なのは、ある程度のルールを決めておくこと。たとえば、どこからどこまでが飲食してよいスペースなのか、どのような業務でも使ってよいのか、清掃や整理整頓は誰がやるのか、などです。オープンスペースについてだけでなく、オフィスの活用法について社員の声を聞くことも欠かせません。アンケートなどで、定期的に意見を集めましょう。たとえば以下のような質問が上げられます。

• 会議が時間どおりに終わらないことが多い
• リフレッシュコーナーがない、もしくはあまり使われていない
• 業務の参考になるような雑誌や書籍が身近で手に取れる

上記の質問は、コクヨマーケティングのオフィス診断ツール「はたナビ プロ」の簡易診断の質問です。「はたナビ プロ」を利用すると簡単にWebアンケートがつくれます。ぜひ利用してみてはいかがでしょうか。

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まとめ

オープンスペースは、オフィスの中につくられた、自由に使える共有スペースです。リラックスできる雰囲気づくりをすれば、大勢で集まってのアイデア出しもはかどるでしょう。また、普段はあまり話さない他部署の人とも交流できるようになり、情報共有やコラボレーションがスムーズになるといったメリットがあります。取り入れている企業も多数あるため、事例を参考にしながらぜひ導入を検討してみてください。

*dotshock, GaudiLab, Kelleher Photography, meeboonstudio / shutterstock

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