顧客情報の一元管理で効率化！企業の成長を促進するWeb電話帳サービス

人事・労務

PHONE APPLI PEOPLE 顧客管理

2021.03.31

テレワークや時差出勤など、新型コロナウイルス感染症によって働き方に変化が生まれた昨今。社員間のコミュニケーションもさまざまで、今まではうまくまわっていたことがうまくまわらなくなることもあります。

そのひとつが、顧客管理における連絡先が個人管理になっている問題です。必要な情報が必要なときにすぐに取り出せない、というのは業務において大きな足かせになります。営業活動で入手した名刺、社用携帯にある見込み客情報などせっかくの情報が一元化されていないのはもったいない！

そこで今回は「連絡先を探し回って時間がもったいないのをどうにかしたい」「リモートワーク時の顧客管理のセキュリティが心配」など、連絡先情報管理の方法に悩んでいる中小企業経営者に向けて、情報の一元管理によるメリットと顧客管理のお悩みを一気に解決する、Web電話帳サービスをご紹介します。

情報を共有していないとどんな課題が出てくるのか？

「中小企業こそ顧客情報の管理共有が重要」と社会保険労務士法人日本人事の社会保険労務士・吉田優一さんは次のように指摘しています。

（1）従業員の退職によって顧客情報が消失する
上長や後任の担当者が、名刺フォルダーに入っている名刺を見ても「いつ名刺交換されたのか？」「どのような経緯で名刺交換されたのか？」「自社にとってどれくらい重要な人なのか？」などの必要な情報がわからない可能性があります。顧客情報という重要な経営資源が無駄になってしまうことも。

（2）大量のダイレクトメールが不着で戻ってくる
ある会社の実例ですが、広告・宣伝のために社内に保管されている名刺をデータ化し、ダイレクトメールを送ったところ、かなり多くのダイレクトメールが不着で戻ってきてしまいました。このような事態は、最新の顧客情報が把握できないだけでなく、「ダイレクトメール発送にかかる余計な費用増加」「最新の情報を探し出す時間や労力による人件費増加」など多くのデメリットがあります。

（3）同じ会社に別々の営業が同時にアプローチする
自社がどの会社にいま営業しているのかという事実を把握できていないと、「同じ会社に2人の営業がアプローチしていた」という悲劇が起こります。会社からみれば、営業が同じ会社にアプローチをかけているというのは、人件費の無駄といえます。

【関連】名刺や顧客情報の重要性！管理と共有しないと起きる5つの悲劇

大企業に比べ、「顧客数が少ないから」と顧客情報管理に対する意識が低くなりやすい中小企業。ですが、経営資源が限られている中小企業こそ顧客情報の管理共有が重要になってくるようです。

顧客情報をデジタル化したとき「ほしい情報がほしいときに取り出せるか」が重要

コロナの影響で多様な働き方があるなか、クラウドサービスを取り入れている企業も多いはず。ですが、クラウドサービスに情報を集約しているつもりでも、保存のルールや情報の有無に関する社員間の連携がないと宝の持ち腐れとなる場合があります。

一部上場企業の子会社やグローバル企業の日本子会社などをクライアントにもつ税理士・原尚美さんも、デジタル化により無限に情報が保管できるようになった反面、セキュリティの問題や社員の労働コストに支障をきたす可能性があると指摘しています。

紙媒体ではなくインターネットを使って収集し、使用したデータは、当然のことながら、パソコンの中、もしくはサーバーに自然と保存されることになります。デジタル化さえうまくいけば、後は勝手にコンピュータが保存してくれるのだから、気にする必要はないと思ったら、大間違いです。保存のルールが整っていないと、せっかく集めた情報を、再利用したり、検索したりすることができなくなり、大混乱を引き起こして、業務に支障をきたす可能性すらあります。

「連絡先の情報共有が重要」としても、ただ単にクラウド上で共有できる状態にしておけばいいというわけではありません。セキュリティの安全性確保はできているか、情報は整理された状態で誰が見てもわかるのか、など仕事をするうえでのさまざまなリスクや労力をクリアにした状態でないと意味がないのです。

社員のストレス解消！コンタクト情報をひとつにまとめる「PHONE APPLI PEOPLE」

出典: PHONE APPLI PEOPLE

そこで、そんなセキュリティの安全確保や業務効率化を叶えるコミュニケーションツール『PHONE APPLI PEOPLE』をご紹介します。株式会社Phone Appliが販売するクラウド型のWeb電話帳サービスです。

『PHONE APPLI PEOPLE』の利便性を語るうえで欠かせないのが以下3つのポイント。

・Web電話帳

出典: PHONE APPLI PEOPLE

社員・クライアントの連絡先をクラウドで一元管理し、最適なツールで簡単にコミュニケーションが可能です。キーワードから社員やクライアントを検索し即連絡可能なのもうれしいポイント。ほしいときに素早く情報を取り出せるのが魅力です。

さらに、電話やメール、各種チャットでの連絡、Web会議の開始にも対応しています。

・名刺管理

『PHONE APPLI PEOPLE』は名刺情報を入力する手間が不要！　スマートフォンアプリ（PHONE APPLI PEOPLE、iPhoneおよびAndroidに対応）で名刺を撮影するだけで、その画像が自動的にテキスト化され、クラウドに保存されます。

さらに、その情報はランドスケイプ社の企業データベース『LBC』と照合され、より正確・確実な名刺情報が登録、管理が可能。

・着信表示

出典: PHONE APPLI PEOPLE

スマートフォン内の連絡先に登録していなくても、『PHONE APPLI PEOPLE』に登録されていれば相手の部署名・会社名などの情報がわかります。端末内のメモリ0件でも誰からの着信か表示されるので、セキュリティ面でも安心です。

ほかにも顧客情報を管理するうえで便利な機能があるので、ぜひ一度機能一覧をご確認ください。

携帯端末自体への番号登録不要なので「個人情報漏洩」の心配なし

さまざまな可能性を鑑み対策する必要がある“個人情報漏洩のリスク管理”。税理士・原尚美さんが例として挙げた対策を見ても、すべてクリアにしていくには時間と労力が必要ですよね。

リモートワークは、新型コロナウイルス対策になるだけでなく、仕事の効率化を図るうえで、大きなメリットがあります。一方で、セキュリティの対策をしっかり講じておかないと、情報漏洩や消失の不安が拭えません。

リモートでの使い方には、細かい制限を設けておくことが大切です。

たとえば、フリーWi-Fiは利用しないこと、データをデスクトップに保存しないこと、自分で購入したUSBを挿さないこと、自宅のプリンターに接続しないことなどは当然ですが、自分で購入したマウスやキーボードに接続しないことなど、より厳しいルールを課すことで、セキュリティに対する高い意識を維持することが可能です。

『PHONE APPLI PEOPLE』で管理された顧客情報はスマートフォン内にそもそも保存されないので、スマートフォンをもし紛失したとしても漏洩の心配がありません。

アプリを終了すると、携帯の履歴には通話履歴が表示されません。なので紛失したとしても、ログイン認証ができないと連絡先が表示されず、個人情報を確認できないため安心なのです。