【経費精算システムの選び方】決裁者が経費精算システム導入時にチェックすべきポイントは？

中小企業では、経費精算業務をExcelなどの表計算を使い手作業で進めていることも少なくないでしょう。

しかし、手作業による経費精算業務では、時間を必要とするとともに、人為的なミスにつながります。ミスによる手直し作業が発生すれば、より手間と時間が取られ、担当者の負担も増えます。

さらに昨今では、働き方改革やリモートワークが進んでいるものの、経費精算業務がその流れを妨げているケースも耳にします。経費精算の申請や処理のためだけにオフィスに行かなければならない従業員がいることは、非効率といわざるをえません。

そういう状況のなか、従業員サイドから経費精算システム導入を要望されることもあるでしょう。本記事では、経費精算の電子化がなぜ重要か、経費精算システムを導入する場合にどういったポイントを考慮すべきかをここで解説していきましょう。

経費精算システムを導入すべき理由

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経費精算システムの導入によって、経理担当者の業務プロセスを改善するのはもちろんですが、そのほかの従業員がメインの業務外に行わなければならない精算申請業務の負荷を減らすことも非常に意義の大きなことでしょう。業務改善の一手として経費精算の電子化をおすすめする理由には、以下のような点が挙げられます。

ペーパーレス化できる

まず挙げられるのがペーパーレス化です。経費精算システムの導入によって、精算業務はネットを介してパソコンなどの端末上で完結することになり、印刷代などのコストの削減を実現できます。また、資料を電子化することで、検索機能の利用やフォルダ整理が可能となり、情報管理の時短も可能です。

負担が大きい手作業が減る

紙やExcelベースだと、経費精算の申請者は、領収書を用紙に貼付けて合計額を算出したり、申請用紙に書き写して（あるいは、Excelに入力して）提出する必要がありました。そして、経理担当者は、提出された領収書の日付や金額を確認すると同時に、データ入力を行う作業、そして仕訳作業と、手間のかかる業務は少なくありませんでした。経費精算システムの導入によってそれらの業務負荷を減らすことができます。

交通費精算にICカード記録を活用できる

営業担当者を中心として、交通費の精算は特に手間のかかる作業です。乗降した駅名や運賃をメモしたり申請したりする手間は移動が多い従業員ほど大きいものです。交通系ICカードが主流になっている昨今では、電子的な記録が残っているのに活用しないのは損というもの。経費精算システムによっては、ICカードを読み取ってそのデータを精算申請に利用することが可能です。

ムダな出社を減らすことができる

経費精算システムを導入することで、紙ベースの作業に欠かせない“出社”を省くことができます。クラウドタイプの経費精算システムなら、経理担当者もリモートワークで処理できますし、申請する従業員もパソコンやスマホから申請処理を行えます。リモートワーク時はもちろん、本来なら直帰できる外出先からオフィスに戻って精算申請をするといった手間を省き、働き方改革の一助となるでしょう。

提出物のミスを減らすことができる

経費精算の課題といえば、提出物の不備による差し戻しです。経費精算システムは申請時の不備をあらかじめ検知する機能を備えているので、申請者は経費精算の提出前にうっかりミスの不備に気づくことができます。経理担当者の確認の負担が減り、差し戻しで生じる二度手間三度手間を避けることができます。

不正精算が防止できる

不正精算についても、検知する機能を備えています。さらに、不正しようとした提出者に警告が与えられるため、担当者が不正を見抜くべく提出書類を子細に検分する手間も省けることとなります。不正が明らかになって処分や事件となることも未然に防げることにもつながり、企業的には歓迎すべき機能でしょう。

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それでは、どういったポイントを重視して経費精算システムを選択したらよいのでしょうか。

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1：自社に必要な機能を備えている

“十分な機能”というのは、自社における経費精算において過不足なく機能が備わっているということです。経費精算システムは数多くの製品が提供されていて、企業規模に応じて機能の充実さが異なり、それに応じて価格設定も異なります。製品については、大企業向け、中小企業向け、ベンチャー企業および個人事業向けと分類されています。中小企業にとっては選択すべきは中小企業向けということになるでしょう。

特に中小企業向けとしては、下記のような機能が挙げられます。企業にとって、要否は異なるでしょうから、どの機能が必要かを検討のうえ、それらを備えているシステムを選ぶようにしましょう。

・クラウド対応
クラウド対応で従業員が誰でもオンラインで利用できる

・モバイルデバイス対応
パソコン以外にも、スマホやタブレットから申請できる

・自動仕訳、会計ソフト連携
あらかじめ設定した仕訳作業が自動で処理され、会計システムとの連携も可能

・交通費精算機能
ICカードから直接データを読み出して精算処理ができるほか、経路入力で自動的に交通費が算出される。また定期券の区間重複を避けた運賃控除計算も可能

・クレジットカード連携
会社指定のクレジットカードを使った場合の精算処理が可能

・FBデータ対応
ファームバンキングデータ（FBデータ）に対応していれば、清算金を全銀協に加盟する銀行へ、容易に清算金の振込みが可能

2：カスタマイズ性に優れている

中小企業それぞれにおいて、経費精算について独自のルールがあるのは当然のことです。仕訳のルール、勘定項目の区分設定など、経費精算において各企業が求める設定に変更できるよう、柔軟なカスタマイズ性を備えている経費精算システムの選択をおすすめします。

経費精算システムには無料トライアルが設けられていることも多いです。その期間を利用して、自社ルールに沿ったシステム運用が可能かを確認するようにしましょう。

3：導入時、導入後のサポートが充実している

経費精算システムの導入前後でどれだけサポートを受けられるかも選定のポイントです。先に触れたカスタマイズについても、自力でこなすのはハードルが高いでしょう。サポートを受けながら、自社に適した設定を行うには、導入前後のサポートが欠かせません。どれほどのサポートを受けられるのか、期間はいつまでか、サポートは有償なのか無償なのかというところも、製品選択のポイントの1つとして重要です。

また、問い合わせ方法も、チャット、問い合わせフォーム、電話、遠隔操作などさまざまです。自社にあった手段があるかを確認しておくとよいでしょう。

本記事では、経費精算の電子化がなぜ重要か、経費精算システムを導入する場合にどういったポイントを考慮すべきかを解説しました。従業員から経費精算システム導入に関する意見が上がってきた場合でも、経営者として対応できる状態を整えておきたいものです。

* CG-BOX、mits、metamorworks / PIXTA(ピクスタ)